4.9 Kontrolle der Phasenübergänge

Kontrolle der Phasenübergänge

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Kontrollaktivitäten an den Phasenübergängen des Projekts.

Der Zweck der Aufteilung eines Projekts in Phasen besteht darin, sein Management zu erleichtern und die Durchführung von Projektprüfungen an den Übergängen zwischen den Phasen zu ermöglichen.  Diese Phasenabschlusspunkte sind auch unter anderen Bezeichnungen wie Haltepunkte, Übergabepunkte oder Übergangspunkte bekannt, um nur einige der in der beruflichen Praxis verwendeten Konventionen zu nennen.

Unabhängig vom gewählten Namen finden die Projektprüfungen an den Phasenabschlusspunkten am Ende jeder Phase statt. Ihr Zweck ist es, der Projektgovernanceinstanz zu ermöglichen, die abgeschlossene Phase zu bewerten, eine informierte Entscheidung darüber zu treffen, ob das Projekt mit der nächsten Phase fortgesetzt werden soll und, falls ja, die Planung der nächsten Phase zu genehmigen. Schließlich gibt es administrative Aktivitäten, die mit dem Abschluss jeder Phase verbunden sind.

Lassen Sie uns diese Aspekte einzeln betrachten.

Planung der nächsten Phase.

Beginnen wir mit der Planung der nächsten Phase, da die Planung jeder Phase die Grundlage für die Bewertung dieser Phasen am Ende darstellt.

Jede Phase sollte eine in den vorherigen Phasenabschlusspunkten ausgestellte Phasenplanung haben. Für die erste Phase geschieht dies nach der Genehmigung des Plans für die Projektmanagement. Der Abschluss der letzten Phase fällt mit dem Abschluss des gesamten Projekts zusammen. Wir werden den Projektabschluss in einer separaten Lektion behandeln.

Die Phasenplanung ist eine abgekürzte Version des Plans für die Projektmanagement, die sich auf die Liefergegenstände und Aktivitäten der nächsten Phase konzentriert. Es sollte ein Phasenziel, messbare Ziele, die zu diesem Ziel führen, mit diesen Zielen abgestimmte Liefergegenstände, Identifizierung und Analyse der Stakeholder, Identifizierung, Analyse und Reaktion auf Risiken, eine detaillierte Aufgliederung der Arbeitspakete der Phase, einen Terminplan mit dem für die Phase angemessenen Detaillierungsgrad und die Kostenbasis der Phase geben.

Ein weiterer Aspekt der Planung der nächsten Phase ist die Validierung der Annahmen und Einschränkungen, auf denen die vorherige Planung basierte. Annahmen und Einschränkungen sind für jeden Plan wesentlich.

Bewertung der abschließenden Phase.

Der Ausgangspunkt für die Bewertung einer Phase am Ende ist die Planung dieser Phase.

Der Kern der Bewertung besteht darin zu überprüfen, ob die Ziele der Phase erreicht wurden, was sich in der Lieferung des erwarteten Umfangs, in der vorgesehenen Termin und gemäß den im Phasenplan festgelegten Kosten widerspiegelt.

Die Analyse des Fertigstellungswerts (EVA) ist eine praktische Methode, um diese Übereinstimmung zu demonstrieren. Da das Ende einer Phase mit der Fertigstellung der wichtigsten Liefergegenstände der Phase zusammenfallen sollte, ist es ein guter Zeitpunkt für diese Analyse, und sie sollte keine laufenden Liefergegenstände zeigen. Andernfalls wäre das Ende der Phase nicht gut definiert, da jeder Liefergegenstand so aufgeteilt werden sollte, dass die Enden der Phasen mit der Fertigstellung der Komponenten des Liefergegenstands übereinstimmen.

Die Analyse des Fertigstellungswerts wird anzeigen, ob alle Liefergegenstände der Phase abgeschlossen sind und welche Leistungsindizes für Kosten und Terminplan erreicht wurden. Wenn der Kostenentwicklungsindex (CPI) und der Terminentwicklungsindex (SPI) für alle Liefergegenstände der Phase gleich 1 sind, dann wurden die Ziele der Phase vollständig erreicht. Eine Abweichung würde einen Erfolgsgrad von unter oder über 100% anzeigen.

Eine Zufriedenheitsumfrage unter den relevanten Stakeholdern sollte die Bewertung ergänzen, wobei der Schwerpunkt auf der Zufriedenheit mit der Arbeit des Projektteams liegt, da jeder Liefergegenstand seine eigenen Akzeptanzkriterien hat. Zum Beispiel: Haben wir professionelle Antworten rechtzeitig gegeben? Waren wir leicht zugänglich? Wurden Probleme professionell gelöst? War es angenehm, mit uns zu arbeiten?

Gelernte Lektionen sind eine weitere wertvolle Aktivität für den Abschluss einer Phase.  Tatsächlich sind gelernte Lektionen eine Teamübung, die häufiger als nur an Phasenabschlusspunkten durchgeführt werden sollte. Retrospektive Meetings können organisiert werden, wenn das Team einen wichtigen Meilenstein erreicht. Der Abschluss einer Phase ist ein wichtiger Meilenstein. Aber es gibt auch Zwischenmeilensteine in jeder Phase, die für Zwischenretrospektiven genutzt werden sollten. Auf keinen Fall sollte man warten, bis das Projekt endet, um darüber nachzudenken, was besser hätte gemacht werden können. Dann ist es zu spät. Eine hervorragende Praxis, die von agilen Teams popularisiert wurde, ist die Durchführung von Retrospektiven am Ende jeder Iteration, die in der Regel zwei Wochen dauert.

Vor allem ist eine Retrospektive keine Schuldzuweisung oder Suche nach Schuldigen. Die Retrospektive ist eine Gelegenheit für das Team, aus vergangenen Arbeiten zu lernen und kleine Verbesserungen vorzunehmen. Es geht nicht darum, das Produkt zu inspizieren. Dies geschieht in einer Qualitätsüberprüfungssitzung der Liefergegenstände, wie in der Lektion über die Definition, Delegation und Genehmigung der Arbeitspakete erklärt wurde.

Wenn auf diese Weise Lehren gezogen wurden, müssen wir jetzt, beim Abschluss der Phase, nicht von vorne anfangen, um Verbesserungsmöglichkeiten für Dinge zu identifizieren, die vor Wochen oder sogar Monaten passiert sind, wenn es sich um ein großes Projekt mit langen Phasen handelt. Stattdessen kann das Team während einer Phasenretrospektive auf den Pool der während der Phase gelernten Zwischenlektionen zurückgreifen. Denken Sie daran, dass gelernte Lektionen im Register der gelernten Lektionen festgehalten werden sollten. Daher bietet der Abschluss einer Phase eine gute Gelegenheit, die wichtigsten Erkenntnisse zu destillieren und zu bewahren.

Die zwei Schlüsselfragen sind: Was wurde gut gemacht? Und was hätte besser gemacht werden können?

Die Vorteile dieser Praxis sind offensichtlich: Verbesserung der Teamleistung und sogar eine zufriedenstellendere und glücklichere berufliche Laufbahn. 

Entscheidung, ob die Organisation zur nächsten Phase übergehen möchte

Die Entscheidung, zur nächsten Phase überzugehen, wird aus zwei Perspektiven betrachtet.

Eine erste Perspektive ist die Prognose, die sich aus der Analyse des Fertigstellungswerts ergibt. Ist die Prognose negativ, kann die Projektgovernanceinstanz entscheiden, das Projekt abzubrechen oder dessen Umfang zu reduzieren, um einen teilweisen Nutzen zu erzielen, unter Berücksichtigung der ungünstigen Entwicklung.

Der zweite Aspekt ist die Überprüfung der Rentabilitätsanalyse. Die Rentabilitätsanalyse diente als Grundlage für die Initiierung des Projekts. Es wurden Annahmen getroffen. Es wurden allgemeine Schätzungen für Lieferzeiten und Kosten vorgenommen, um die Vorteile abzuschätzen. Jetzt, am Ende einer Phase, mit tatsächlichen Ausführungsdaten und aktualisierten Prognosen basierend auf der Analyse des Fertigstellungswerts, ist es an der Zeit, die Rentabilitätsanalyse zu aktualisieren und der Projektgovernanceinstanz zur Bestätigung der Fortsetzung oder Nichtfortsetzung des Projekts vorzulegen.

Leider werden zu viele Projekte monate- oder sogar jahrelang fortgeführt, wobei organisatorische Ressourcen verbraucht werden, um ein Ergebnis zu erzielen, das sich sehr von dem in der ursprünglichen Rentabilitätsanalyse projizierten unterscheidet. Das Projektmanagementteam kann ein solches Scheitern vermeiden, indem es sicherstellt, dass das Projekt weiterhin mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang steht. Dies kann durch regelmäßige Validierung des Projekts und seiner Rentabilitätsanalyse während einer Überprüfung an den Phasenabschlusspunkten erreicht werden. Die Ergebnisse dieses Prozesses können zu einem der folgenden drei Ergebnisse führen:

• Das Projekt wird eingestellt.
• Das Projekt wird fortgesetzt wie es ist.
• Das Projekt wird fortgesetzt, aber mit Änderungen entweder am Projekt selbst oder an der zugrunde liegenden Rentabilitätsstudie.

Eine Entscheidung, ein Projekt nicht fortzusetzen, ist nicht unbedingt ein Misserfolg. Projekte können aufgrund externer Faktoren, die die Geschäftsgrundlage ungültig machen, oder einfach, weil die Organisation andere Prioritäten hat und die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen für andere Initiativen benötigt, scheitern oder beeinträchtigt werden.  Ein Misserfolg liegt vor, wenn ein Projekt fortgeführt wird, obwohl es besser wäre, es nicht zu tun.

Administrativer Abschluss.

Das wichtigste Element des administrativen Abschlusses ist die Bestätigung, dass die Liefergegenstände der Phase formell akzeptiert und an die entsprechende Organisation übergeben wurden. Wenn der übertragene Liefergegenstand ein Endprodukt ist, ist der Empfänger der Kunde. Dies wäre der Fall, wenn das Projekt das Produkt in Inkrementen liefert. Ist der Liefergegenstand jedoch ein Bestandteil eines größeren, in Produktion befindlichen Produkts, ist der Empfänger das neue Team, für das der Liefergegenstand der abgeschlossenen Phase ein Bestandteil für die nächste Phase ist.  Beachten Sie, dass die Annahme der Liefergegenstände nicht Teil der Abschlussaktivitäten der Phase ist.

Jeder Liefergegenstand sollte bereits formell angenommen worden sein, wie im Abschnitt “Definition, Delegation und Annahme von Arbeitspaketen” erklärt. Was wir beim Abschluss der Phase tun, ist die Bestätigung, dass die Annahme stattgefunden hat. Es sollte ein Dokument geben, das als Nachweis der Annahme jedes Liefergegenstands dient. Fehlt ein Annahmedokument, ist jetzt der Zeitpunkt, es zu beschaffen.

Ein weiteres wichtiges Element des administrativen Abschlusses einer Phase ist die Freisetzung von Ressourcen, die in der nächsten Phase nicht mehr benötigt werden. In diesem Kontext werden Leistungsbewertungen durchgeführt. Überprüfen Sie gegebenenfalls den Abschnitt über die Aktivitäten des Projektleiters während der “Auflösungsphase des Teams” in der Lektion über “Teamentwicklung”. Beachten Sie auch, dass Ressourcen nicht nur Personalressourcen sind. Auch Einrichtungen, Ausrüstungen, überschüssiges Material und andere Materialressourcen, die nicht mehr benötigt werden, müssen freigesetzt werden.

Wenn externe Lieferanten am Projekt beteiligt waren, überprüft der Projektleiter, ob beide Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllt haben. Falls erforderlich, werden Maßnahmen ergriffen, um das Fehlende zu erhalten. Offene Ansprüche müssen geregelt werden. Bei anhaltenden Unstimmigkeiten muss entweder ein größeres Problem zur Lösung auf Projektgovernance-Ebene eingeleitet oder der Fall an die Rechtsabteilung übergeben werden. In jedem Fall werden Leistungsbewertungen der Lieferanten der Phase durchgeführt.

Weitere Aktivitäten des administrativen Abschlusses umfassen:

• Archivierung der Projektinformationen.
• Sicherstellen, dass alle Projektunterlagen aktuell sind, wie z.B. Problemregister, Lektionenregister, Risiko- und Änderungsregister.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Zweck der Phasentorekontrolle darin besteht, der Projektgovernanceinstanz zu ermöglichen, die abschließende Phase zu bewerten, eine informierte Entscheidung darüber zu treffen, ob zur nächsten Phase übergegangen wird und, falls ja, die Planung dieser nächsten Phase zu genehmigen.

Administrative Abschlussaktivitäten werden durchgeführt. Die während der Zwischenmeilensteine der Phase gelernten Lektionen werden am Ende jeder Phase wiederverwendet, um die wichtigsten Erkenntnisse zu destillieren. Neue Schlussfolgerungen werden aus der Retrospektive der gesamten Phase gezogen.