4.7 Kontrolle der Änderungen

Kontrolle der Änderungen

Dieser Abschnitt befasst sich mit dem integrierten Management von Veränderungen, die sich aus den verschiedenen Überwachungs- und Steuerungsaktivitäten ergeben.

Während dieser Aktivitäten wertet der Projektmanager die Rohdaten aus den Ausführungsaktivitäten aus, analysiert, synthetisiert und kontextualisiert sie, um sie in aussagekräftige Informationen über die Arbeitsleistung zu transformieren. Anschließend vergleicht er diese Informationen mit dem Projektmanagementplan, um etwaige Abweichungen zu identifizieren. Zur Korrektur dieser Abweichungen leitet der Projektmanager entsprechende Änderungen an verschiedenen Aspekten des Projektmanagementplans ein. Dies ist der Kern dieses Abschnitts.

Die erforderlichen Änderungen umfassen korrektive Maßnahmen, die darauf abzielen, das Projekt wieder in Übereinstimmung mit dem Projektbasisplan zu bringen oder Mängel in den Lieferobjekten zu beheben, die nicht den festgelegten Anforderungen genügen. Diese Änderungen sind reaktiver Natur. Zusätzlich könnten Änderungen als proaktive Maßnahmen eingeführt werden, um zukünftige Abweichungen vom Projektbasisplänen vorzubeugen. Diese Maßnahmen sind präventiver Art.

Die notwendigen Änderungen können sich entweder auf den Projektbasisplan auswirken oder nicht:

• Wenn sie den Projektbasisplan nicht beeinflussen, fallen sie in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagers.
• Beeinflussen die erforderlichen Änderungen jedoch den Projektbasisplan, so müssen sie einem formalen Änderungskontrollprozess unterzogen werden. Dieser Prozess dient der Überprüfung und Genehmigung durch die zuständige Änderungskontrollinstanz, die entweder der Sponsor oder ein spezieller Ausschuss sein kann. In großen Projekten, bei denen die ausführende Organisation ein Konsortium ist, kann dieser Änderungskontrollausschuss alle Mitglieder des Projektmanagementausschusses einschließen, um über signifikante Änderungen zu beraten.

Der Änderungskontrollprozess, die beteiligten Akteure und die entsprechenden Autoritätsniveaus sind im Änderungsmanagementplan definiert. Dieser Plan ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagementplans und zählt zu den Hilfsmanagementplänen, die zusammen den gesamten Projektmanagementplan bilden.

Die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Betrachtung von Änderungen resultiert aus der Interdependenz aller Projektbereiche. Sicherlich ist es nicht ratsam, Überstunden einzuplanen, um den Terminplan wegen einer Verzögerung bei einer kritischen Aktivität zu straffen, ohne dabei die Auswirkungen auf die Kosten, das Teamgefühl und die Qualität in Betracht zu ziehen. Ebenso wenig ist es zielführend, Kosten zu senken, indem Testphasen reduziert werden, ohne die daraus resultierenden möglichen Einbußen bei der Kundenzufriedenheit durch eine verringerte Qualität zu bedenken.

Den Änderungskontrollprozess haben wir bereits in der Lektion über das Controlling des Projektinhalts und -umfangs behandelt. In dieser Lektion präsentieren wir eine Zusammenfassung dieses Prozesses, die sich nicht nur auf Änderungen des Inhalts- und Umfangsbasisplans beschränkt. Stattdessen erweitert sie den Fokus auf alle Arten von Projektänderungen, die einen der Projektbasispläne beeinträchtigen, nicht ausschließlich den Inhalts- und Umfangsbasisplan.

Hier ist der Ablauf des Änderungskontrollprozesses:

• Änderungsanfragen müssen schriftlich eingereicht werden, um sie nachverfolgbar zu machen. Hierzu ist das Änderungsantragsformular sowie das Änderungsregister zu verwenden.
• Die Person, die die Änderung beantragt, muss den Zweck und das Leitziel der Änderung erläutern.
• Der Projektmanager erstellt ein Arbeitspaket, um die Auswirkungen der Änderung auf den Projektbasisplan, mögliche Alternativen zu der Änderung und die damit verbundenen Risiken der Änderung und der Alternativen zu analysieren.
• Die Änderungsanfrage wird zur Entscheidung an die Änderungskontrollinstanz weitergeleitet.
• Die Änderungskontrollinstanz genehmigt, lehnt ab oder verschiebt die Anfrage. Bei einer Genehmigung werden die Auswirkungen auf den Projektmanagementplan in die Genehmigung aufgenommen.
• Der Projektmanager trägt die Entscheidung in das Änderungsantragsformular und in das Änderungsregister ein.
• Anschließend aktualisiert der Projektmanager den Projektmanagementplan. Diese Aktualisierungen müssen die neuen Kostenschätzungen, die überarbeitete Reihenfolge der Aktivitäten sowie die angepassten Fertigstellungstermine für die Lieferobjekte enthalten. Ebenfalls sind die neuen Ressourcenanforderungen und erweiterten Risikobewältigungsstrategien zu berücksichtigen.
• Zum Abschluss informiert der Projektmanager die Teammitglieder und andere relevante Stakeholder gemäß den Vorgaben des Kommunikationsmanagementplans über die Änderungsentscheidung. Änderungen sollten darüber hinaus ein fester Bestandteil aller Projektstatusberichte und sämtlicher Tagesordnungen von Teamsitzungen sein.

Genehmigte Änderungen werden, wie jedes andere Arbeitspaket auch, in umzusetzende Maßnahmen überführt. Bei Bedarf konsultieren Sie bitte die Lektion zur „Umsetzung genehmigter Änderungen und Korrekturmaßnahmen“, die zu den Inhalten der Projektausführung gehört.

Ein spezieller Fall tritt ein, wenn das Arbeitspaket zur Untersuchung der Auswirkungen einer Änderung so umfangreich ist, dass es die vorhandenen Risikozuschläge gefährdet. In einem solchen Fall muss der Projektmanager zunächst eine Genehmigung für die Durchführung dieser Untersuchungsarbeit einholen. Lehnt der Sponsor die Bereitstellung der Mittel für die Untersuchung ab, hat dies zur Folge, dass auch die ursprüngliche Änderungsanforderung abgelehnt wird. Diese muss dann im Änderungsregister als abgeschlossen vermerkt und entsprechend kommuniziert werden.

In einigen Projekten definiert der Projektauftrag ein spezifisches Maß an Autorität für den Projektmanager, der ihm erlaubt, eigenständig über Änderungen bis zu einem bestimmten Niveau zu entscheiden, ohne die Zustimmung eines Änderungskontrollausschusses einholen zu müssen.

Zusammenfassend lösen Abweichungen vom Projektmanagementplan Änderungen aus, die, sofern sie den Projektbasisplan beeinträchtigen, einen formellen Änderungskontrollprozess durchlaufen müssen. Dieser Prozess ist notwendig, damit die im Projektmanagementplan vorgesehene Änderungskontrollinstanz die Änderungen überprüfen und genehmigen kann.

Es ist essenziell, eine integrierte Betrachtungsweise für Änderungsanfragen zu nutzen, da alle Projektbereiche miteinander verbunden sind.

Eine formelle Änderungsanforderung sollte daher nicht nur den Zweck der Änderung, sondern auch mögliche Alternativen und die Auswirkungen auf sämtliche Komponenten der Projektbasisplans sowie die damit verbundenen Risiken berücksichtigen.

Genehmigte Änderungen werden in Arbeitspakete umgewandelt und müssen wie jedes andere Arbeitspaket umgesetzt werden.