4.3 Kontrolle des Terminbasisplans

Kontrolle des Terminbasisplans

Dieser Abschnitt widmet sich der Überwachung des Projektterminplans und den Techniken, die dazu beitragen, diesen zu steuern. Wir werden drei Schlüsselaspekte der Terminsteuerung behandeln:

• Erstens: Ein Überwachungsprozess, der prüft, ob die Arbeiten gemäß dem Terminbasisplan fortschreiten.
• Zweitens: Das Verständnis der Auswirkungen, die Verzögerungen auf die Gesamtdauer des Projekts haben können.
• Drittens: Die korrektiven Maßnahmen, die ergriffen werden können, um Verzögerungen effektiv aufzuholen.

Nummer eins: Überwachung des Terminbasisplans.

Der Prozess beginnt mit der Aktualisierung des Terminplans, basierend auf den neuesten Informationen, die gemäß der im Terminmanagementplan festgelegten Frequenz und Werkzeugen eingehen. Teammitglieder oder Verantwortliche für Arbeitspakete übermitteln Daten an den Projektmanager, die den Fortschrittsstatus der Aktivitäten während des letzten Arbeitszeitraums widerspiegeln. Falls das Management von tatsächlichen Arbeitsstunden erforderlich ist, sollten Teammitglieder ihre tatsächlichen Arbeitsaufwände für jede Aufgabengruppe berichten. Es ist anzumerken, dass diese Tätigkeit oft als unpopulär gilt. Der Berichtsprozess kann entweder manuell mit Tabellenkalkulationen, die an Statusberichte angehängt werden, oder mittels spezialisierter Softwareanwendungen durchgeführt werden. Der Terminplan wird mit diesen Informationen stetig aktualisiert. In umfangreichen Projekten kann diese Aufgabe einem Projektcontroller übertragen werden.

Der nächste Schritt ist die Analyse des Terminplans. Identifizieren Sie Aktivitäten oder zusammenfassende Aktivitäten, die bereits hätten abgeschlossen sein sollen, es jedoch noch nicht sind. Arbeiten Sie eng mit den zuständigen Personen zusammen, um die Ursachen für Verzögerungen zu ermitteln. Setzen Sie Problemlösungstechniken ein, um diese Herausforderungen zu adressieren oder deren Auswirkungen abzumildern. Schätzen Sie gemeinsam mit den Teammitgliedern den verbleibenden Arbeitsaufwand sowie die dafür benötigte Dauer ab.

Verwenden Sie in Ihrer Analyse die folgenden weichen Indikatoren für Terminplanrisiken:

• Eine anfängliche kleine Abweichung beginnt sich zu verschlechtern, besonders zu Beginn des Projekts.
• Zusammenfassende Aktivitäten, die als abgeschlossen gelten sollten, sind noch im Gange, möglicherweise aufgrund einer unklaren Definition von “abgeschlossen’, die keine Zustimmung zu bestimmten Tests einschließt.
• Das Team leistet Überstunden, um Zwischenfristen zu erfüllen, insbesondere zu Projektbeginn, was langfristig nicht nachhaltig ist.
• Der Arbeitsfortschritt erscheint zwar termingerecht, jedoch mit vielen Fehlern oder einer Verdünnung des vereinbarten Umfangs.
• Die Moral des Teams ist rückläufig.

Früher oder später werden diese Situationen den Terminplan beeinflussen. Je früher Sie die zugrunde liegenden Ursachen dieser Symptome korrigieren, desto besser.

Nummer zwei: Verstehen der Auswirkungen der erkannten Verzögerungen auf die Gesamtdauer des Projekts.

Sie erreichen dies, indem Sie den kritischen Pfad des Projekts analysieren. Jeder Projektterminplan enthält einen kritischen Pfad, der die längste Abfolge von aufeinanderfolgenden Aktivitäten darstellt.

Warum ist der kritische Pfad so entscheidend?

Es gibt drei Hauptgründe:

• Erstens, jede Verzögerung bei einer Aktivität auf dem kritischen Pfad beeinflusst direkt die Fertigstellungszeit des gesamten Projekts.
• Zweitens, durch eine Verkürzung des kritischen Pfades kann potenziell auch die Gesamtdauer des Projekts reduziert werden.
• Drittens, der kritische Pfad bietet eine frühe Einsicht in die potenziellen Auswirkungen von Verzögerungen auf die Projektlaufzeit. Diese Einsicht ist entscheidend, um zu bestimmen, auf welche Aktivitäten man sich konzentrieren und wo frühzeitig korrektive Maßnahmen eingeleitet werden sollten.

Wie kann man feststellen, welche Aktivitäten auf dem kritischen Pfad liegen? Es ist wesentlich, zu erkennen, welche Aktivitäten einen Terminspielraum besitzen und welche nicht. Der Terminspielraum, auch als Schlupf (auf Deutsch) und Slack (auf Englisch) bekannt, beschreibt die Zeitspanne, innerhalb derer eine Aktivität verzögert werden kann, ohne die darauffolgende Aktivität zu beeinträchtigen – dies wird als freier Terminspielraum bezeichnet. Der Gesamtterminspielraum ist die maximale Verzögerungszeit einer Aktivität, die möglich ist, ohne das geplante Enddatum des Projekts zu gefährden.

Aktivitäten mit einem Terminspielraum können sich bis zum vollständigen Verbrauch dieses Spielraums verzögern, ohne die Gesamtdauer des Projekts zu beeinflussen. Diese Aktivitäten sind nicht auf dem kritischen Pfad.

Andererseits müssen Aktivitäten ohne Terminfreiraum strikt gemäß der Planung beginnen und enden, da jede Verzögerung direkt das Projektenddatum beeinflusst. Diese Aktivitäten befinden sich auf dem kritischen Pfad und werden auch als kritische Aktivitäten bezeichnet. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese nicht notwendigerweise die wichtigsten oder schwierigsten Aktivitäten im Projekt sind. Vielmehr sind sie kritisch, weil sie keinen Spielraum für Verzögerungen bieten.

Wenn Ihr Projekt klein ist und der Gantt-Diagramm leicht überwacht werden kann, können Sie die Terminfreiraum visuell erkennen, wie in diesem Beispiel.

Bei größeren Projekten empfiehlt es sich jedoch, ein Planungstool zu verwenden, das den kritischen Pfad automatisch berechnet. Normalerweise wird dieser als eine ‘rote Kette von Aktivitäten’ dargestellt. Diese kritischen Aktivitäten erfordern Ihre besondere Aufmerksamkeit.

Der kritische Pfad ist eine Schlüsseltechnik, die nicht nur zur Bestimmung der Gesamtdauer eines Projekts dient, sondern auch aufzeigt, ob und inwieweit die Verzögerung einer einzelnen Aktivität oder einer Gruppe von Aktivitäten das Projektenddatum beeinflusst. Daher ist er ein unverzichtbares Werkzeug für die Steuerung des Terminplans eines Projekts.

Nummer drei: Welche Korrekturmaßnahmen können wir für kritische Aktivitäten einsetzen, um festgestellte Verzögerungen auszugleichen?

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Anpassung der Normalabfolge.
• Einführung von Überstunden.
• Verdichtung des Terminplans durch Hinzufügen von Ressourcen.
• Beschleunigte Ausführung durch Parallelisierung von Vorgängen.
• Optimierung der Prozesse.
• Präventive Maßnahmen.
• Stärkung der Moral und Erneuerung der Verpflichtungen.

Lassen Sie uns diese Optionen im Detail betrachten.

Anpassung der Normalabfolge. Anordnungsbeziehungen in einem Terminplan legen fest, in welcher zeitlichen Reihenfolge die einzelnen Vorgänge umgesetzt werden müssen. Zum Beispiel ist es beim Hausbau erforderlich, zuerst das Fundament zu gießen, bevor die Wände errichtet werden. Diese Form der Anordnungsbeziehung wird als „zwingende Abhängigkeit“ klassifiziert.

Aus rein technischer Sicht könnten Sie ein Elektrikerteam parallel zu einem Team arbeiten lassen, das sich um die Wasseranschlüsse kümmert. Bevorzugen Sie jedoch aus spezifischen Gründen, dass das Team für die Wasseranschlüsse erst nach Abschluss der Elektrikerarbeiten beginnt, etablieren Sie eine “bevorzugte Abhängigkeit” des Typs „Normalabfolge“. Eine parallele Durchführung der Vorgänge wäre technisch möglich, doch Sie entscheiden sich für eine sequenzielle Ausführung. Dies ist ein Beispiel für bevorzugte Abhängigkeiten, die wir im Zuge der Suche nach Möglichkeiten zur Komprimierung des Terminplans identifizieren und möglicherweise neu definieren möchten. Da die sequenzielle Durchführung zwar bevorzugt, aber nicht zwingend notwendig ist, wollen wir prüfen, ob eine parallele Ausführung machbar ist, um Verzögerungen im Terminplan auszugleichen, indem wir die Art der Anordnungsbeziehung anpassen.

Ein ähnliches Szenario betrifft die Normalabfolgen, die irrtümlich festgelegt wurden. Manchmal legt das Team für mehrere Vorgänge eine Normalabfolge fest, doch eine nachträgliche Überprüfung zeigt, dass diese Art von Abhängigkeit tatsächlich nicht zwingend ist.

Der Ansatz besteht darin, das Team dazu aufzufordern, diese optionalen Normalabfolgen zu identifizieren und zu prüfen, ob Änderungen möglich sind. Dies ist der erste zu überprüfende Punkt, da er erhebliches Zeitersparnispotenzial bietet. Wenn beispielsweise ein Vorgang so geplant war, dass er erst nach Abschluss eines vierwöchigen Vorgängers beginnen sollte, aber wir nun erkennen, dass beide tatsächlich parallel starten könnten, würden wir vier Wochen Zeit gewinnen, ohne zusätzliche Kosten für Überstunden oder zusätzliche Ressourcen zur Beschleunigung der Arbeit aufwenden zu müssen.

Überstundenarbeit stellt eine weitere offensichtliche Option dar. Zwar ist sie bei den meisten Beteiligten unbeliebt, doch erweist sie sich als logischer Ansatzpunkt, wenn die Projektdauer direkt von der Anzahl der Arbeitsstunden abhängt. Überstunden ermöglichen es dem Team, in derselben Zeitspanne mehr Arbeit zu leisten. Sie werden häufig gegen Ende des Projekts eingesetzt, wenn ein letzter Anstrengungsschub nötig ist, um die Fristen einzuhalten. Befindet sich das Projekt jedoch noch in einer frühen Phase, gibt es wahrscheinlich effizientere Maßnahmen. Überstunden können die Projektkosten beeinflussen, insbesondere wenn sie zu einem höheren Tarif als die reguläre Arbeitszeit vergütet werden. Zudem kann die Motivation des Teams durch zu viele Überstunden beeinträchtigt werden, sodass motivierende Maßnahmen notwendig sind, um die Moral zu stärken.

Verdichtung des Terminplans durch Hinzufügen von Ressourcen, auch als “Crashing” bekannt, ist eine weitere Methode zur Beschleunigung des Terminplans. Dabei werden zusätzliche Ressourcen für Aktivitäten auf dem kritischen Pfad bereitgestellt. Statt die vorhandenen Ressourcen zu Überstunden zu veranlassen, werden mehr Ressourcen eingesetzt. Je nach Art der zusätzlichen Ressourcen und deren Herkunft kann dies jedoch auch zu erhöhten Kosten führen. Es ist daher wichtig, die Kosten-Nutzen-Relation dieser Maßnahme sorgfältig zu bewerten, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Beschleunigte Ausführung durch Parallelisierung von Vorgängen, oft als „Fast Tracking“ bezeichnet, ähnelt der Anpassung der Normalabfolge, ohne jedoch die Art der Beziehung zwischen den Vorgängen explizit zu ändern. Dabei wird die nachfolgende Aktivität gestartet, bevor die vorherige vollständig abgeschlossen ist. Dies birgt Risiken, insbesondere wenn eine sequenzielle Anordnung der Aktivitäten zwingend erforderlich ist. Ein typisches Beispiel wäre der Start von Produktionsaktivitäten, bevor das Design endgültig abgeschlossen ist, was zu nachträglichen Änderungen am Design und potenziell zu einer Neuausführung von Teilen der Produktion führen könnte. Erfahrene Projektmanager weisen jedoch darauf hin, dass sequenzielle Aktivitäten oft um bis zu 25% beschleunigt werden können, indem man die nachfolgende Aktivität bereits beginnt, wenn der Vorgänger zu 75% fertiggestellt ist. Trotz der Risiken kann die beschleunigte Ausführung, sofern das Risikoniveau als akzeptabel bewertet wird, eine effektive Strategie sein, um den Terminplan zu straffen und Verzögerungen effektiv zu begegnen.

Optimierung der Prozesse ist stets eine Option. Es steht außer Frage, dass nahezu jede Arbeit besser und schneller ausgeführt werden könnte. Der Projektmanager kann eine retrospektive Besprechung nutzen, um Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizieren. Zu eliminieren sind alle Quellen von Verschwendung, wie sie in der Qualitätssicherung thematisiert werden. Auch Prozessengpässe stellen eine Form der Verschwendung dar, beispielsweise wenn abgeschlossene Arbeiten auf die weitere Verarbeitung warten müssen, einschließlich der Wartezeiten auf Genehmigungen. Eine weitere Gelegenheit zur Verbesserung ergibt sich, wenn Teammitglieder von den Projektarbeiten abgezogen werden, um andere, außerhalb des Projekts liegende Aufgaben zu erledigen, die aufgeschoben werden könnten, bis das Projekt seinen Rückstand aufgeholt hat. In diesem Fall wäre Verhandlung die Schlüsseltechnik, die angewendet werden sollte.

Präventive Maßnahmen sind entscheidend, um Verzögerungen im Projektmanagement zu verhindern, bevor sie überhaupt entstehen. Bisher haben wir über “Korrekturmaßnahmen” gesprochen, die darauf abzielen, bereits festgestellte Verzögerungen bei kritischen Aktivitäten aufzuholen. Einige Verzögerungen entstehen unvermeidlich durch unvorhergesehene Ereignisse, jedoch können viele durch Fehler im Projektmanagement vermieden werden.

Ein wichtiger präventiver Ansatz ist es, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Fristen genau kennen und verstehen. Dies umfasst nicht nur die Kenntnis der Termine, sondern auch das Bewusstsein für die Bedeutung dieser Fristen im Kontext des gesamten Projektplans. Durch regelmäßige Updates und die Verwendung klarer, transparenter Kommunikationskanäle kann sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied über die notwendigen Informationen verfügt, um seine Aufgaben rechtzeitig zu erfüllen.

Zunächst müssen der Projektmanager und das jeweilige Team ein klares Verständnis der zu erledigenden Arbeit, der Zeitpunkte ihrer Durchführung und der dafür verantwortlichen Personen haben. Dies erreicht man durch die Entwicklung eines Projektstrukturplans, eine fachgerechte Definition der Arbeitspakete und die Erstellung eines sachgerechten Terminplans. Sollten diese Planungswerkzeuge fehlerhaft sein oder gänzlich fehlen, ist mit Problemen während der Ausführungsaktivitäten zu rechnen. Der Detaillierungsgrad des Terminplans sollte genau darlegen, wann jedes Arbeitspaket beginnen und enden sollte und wer die Verantwortung trägt.

Diese Informationen sind entscheidend, um die nächsten Anfangstermine zu bestimmen. Es ist daher wichtig, mit den zuständigen Personen in Kontakt zu treten, um Verpflichtungen und Fristen zu aktualisieren und zu validieren. Diese Maßnahmen können in vielen Fällen dazu beitragen, zukünftige Verzögerungen zu vermeiden, die durch Unklarheiten, Missverständnisse oder Prioritätskonflikte mit anderen Arbeiten entstehen könnten.

Stärkung der Moral und Erneuerung der Verpflichtungen sind ebenfalls essenzielle präventive Maßnahmen. Nachdem Zwischenfristen verpasst wurden, könnte das Engagement einiger Teammitglieder nachlassen, insbesondere wenn sie zweifeln, ob angesichts der verfehlten Fristen weiterhin strenge Bemühungen nötig sind. In solchen Fällen ist es wichtig, die Verpflichtungen zur termingerechten Fertigstellung der zugewiesenen Arbeiten zu erneuern, sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.

Zudem sollten Sie Teambuildingaktivitäten in Betracht ziehen, wie sie in den Lektionen zur Projektausführung beschrieben sind. Solche Aktivitäten können dazu beitragen, die Beziehungen innerhalb des Teams zu stärken und eine positive Arbeitsatmosphäre zu fördern, was wiederum die Produktivität und die Einhaltung von Projektfristen positiv beeinflussen kann.

Kommunikation von Terminplanrisiken ist essenziell. Sollten Sie trotz angewandter Korrekturmaßnahmen weiterhin das Risiko sehen, die Projektfrist nicht einhalten zu können, ist es unerlässlich, dieses Risiko dem Sponsor mitzuteilen. Neben den bereits in Betracht gezogenen Korrekturmaßnahmen ist es auch notwendig, neue Schätzungen der Projektdauer vorzulegen. Die offene Kommunikation über Terminplanrisiken ist wichtig, da der Sponsor als Reaktion darauf möglicherweise den Projektumfang reduzieren könnte, um die ursprünglichen Fristen einzuhalten, besonders wenn die Einhaltung der Frist wichtiger ist als der volle Umfang des Projekts.

Zusammenfassend lassen sich die drei Hauptachsen des Terminplanüberwachung identifizieren: regelmäßige Überwachung des Terminplans, Verständnis für die Auswirkungen von Verzögerungen und die Anwendung von Korrektur- und Präventivmaßnahmen, wo erforderlich.

Um die Auswirkungen von Verzögerungen vollständig zu verstehen, ist es entscheidend, den kritischen Pfad des Projekts zu analysieren. Dieser repräsentiert die längste Sequenz von Aktivitäten im Projektterminplan, wobei jede Verzögerung auf diesem Pfad das Enddatum des Projekts verzögert. Die Überwachung und Steuerung des kritischen Pfades ist daher eine wesentliche Technik für die effektive Steuerung des Terminplans.

Korrekturmaßnahmen bei Verzögerungen kritischer Aktivitäten des Terminplans umfassen die Anpassung der Normalabfolge der Vorgänge, die Einführung von Überstunden, die Verdichtung des Terminplans, die beschleunigte Ausführung und die Optimierung von Prozessen. Präventive Maßnahmen beinhalten die Sicherstellung, dass jedes Teammitglied mit den jeweiligen Fristen vertraut ist, die Stärkung der Teammoral und das kontinuierliche Einhalten der Terminverpflichtungen, sowie die aktive Kommunikation von Terminrisiken, um mögliche Verzögerungen vorwegnehmend anzugehen.