4.2 Kontrolle des Inhalts- und Umfangsbasisplans

Kontrolle des Inhalts- und Umfangsbasisplans

Dieser Abschnitt befasst sich mit der Unvermeidbarkeit von Projektänderungen, sowie mit einem soliden Prozess zur Kontrolle von Umfangsänderungen.

Stellen Sie sich vor, Sie treffen einen leitenden Angestellten Ihres Unternehmens auf dem Flur, der Ihnen sagt: ‘Hallo, bla bla bla… Es ist wesentlich, dass die Lösung unseres Projekts dies und das beinhaltet. Könnten Sie sich darum kümmern?’ Und der leitende Angestellte eilt zu einem Meeting. Es ist sehr wahrscheinlich, dass diese Person erwartet, oder zumindest wünscht, dass Sie eine Änderung am Projekt vornehmen, ohne die Fristen oder das Budget zu ändern. Vielleicht denken Sie, dass ein ‘Ja, Sir’ eine kundenorientierte Antwort ist. Aber in Wirklichkeit ist dies das, was wir als ‘Scope Creep’ bezeichnen. Es ist eine unkontrollierte Ausweitung des Umfangs, ohne Anpassungen am Terminplan, den Kosten und den Ressourcen.

Es gibt viele Gründe, warum der genehmigte Inhalts- und Umfangsbasisplan geändert werden kann. Beispielsweise wurde der Umfang möglicherweise anfangs nicht klar definiert.  Manchmal kommunizieren Kunden nicht alles, was sie benötigen, während die Anforderungen gesammelt werden. Vielleicht war Ihr Prozess zur Ermittlung der Anforderungen fehlerhaft. Oder vielleicht wusste der Kunde nicht genau, was er wollte, als die Anforderungen gesammelt wurden.

Die Tatsache ist, dass wenige Kunden von Anfang an alle funktionalen Anforderungen und alle Qualitätsattribute der gesuchten Lösung ausdrücken können. Daher sollten Änderungen erwartet werden, während das Projekt voranschreitet. Der Schlüsselpunkt des Inhalts- und Umfangscontrollings besteht darin, diese Änderungsanforderungen durch einen vordefinierten Prozess zur Steuerung von Inhalts- und Umfangsänderungen zu kanalisieren, um zu vermeiden, dass der Projektleiter dem Kunden ein “Nein” sagen muss.

Es ist nicht die Aufgabe des Projektleiters, ein “Ja” oder “Nein” zu einer Umfangsänderungsanforderung zu sagen, sondern vielmehr sicherzustellen, dass alle Änderungsanforderungen angemessen bewertet, dokumentiert und gegebenenfalls genehmigt werden.

Wenn Sie bei der Planung gute Arbeit geleistet haben, sollten Sie eine Änderungssteuerungsinstanz definiert haben, die bei einem großen Projekt ein Ausschuss oder bei einem kleineren Projekt der Auftraggeber (Sponsor) sein kann. Diese Änderungssteuerungsinstanz trifft Entscheidungen über Änderungen am genehmigten Inhalt und Umfang und die Auswirkungen dieser Änderungen auf den Fortschrittsmessungsbasisplan. Es kann auch Auswirkungen auf andere Teile des Projektmanagementplans geben.

Die Rolle des Projektleiters in diesem Prozess besteht darin, die notwendigen Informationen bereitzustellen. Der Sponsor muss den Zweck der Änderung kennen, also warum sie notwendig ist, sowie deren Auswirkungen auf das Projekt in Bezug auf Kosten, Termine, Qualität und Risiken. Die Rolle des Sponsors besteht darin, Entscheidungen “rechtzeitig” zu treffen, basierend auf diesen Informationen. “Rechtzeitig” bedeutet im richtigen Moment, auch wenn die erforderlichen Entscheidungen mutig sein könnten. Dies ist einer der Gründe, warum jedes Projekt unbedingt einen engagierten Sponsor benötigt.

Hier ist ein Prozess, der Ihnen helfen wird, die Änderungen am Inhalt und Umfang unter Kontrolle zu halten:

1. Um Änderungen am Inhalt und Umfang des Projekts zu kontrollieren, sollten zunächst alle Inhalt- und Umfangsänderungen schriftlich beantragt und an den Projektleiter gerichtet werden. Dies kann beispielsweise durch die Verwendung eines Formulars für Inhalt- und Umfangsänderungsanträge erfolgen. Bei einem weniger formalen Prozess könnte auch eine einfache E-Mail ausreichen.
2. Wenn jemand den Bedarf an einer Inhalt- und Umfangsänderung äußert, ist es wichtig, ihn daran zu erinnern, dass unser Projektmanagementplan die Einreichung schriftlicher Inhalt- und Umfangsänderungsanträge vorsieht. Zweitens, überprüfen Sie sorgfältig, ob es sich tatsächlich um eine Änderung des Inhalts und Umfangs handelt. Nicht alle Änderungen qualifizieren sich als Inhalt- und Umfangsänderungen. Zum Beispiel ist es keine Inhalt- und Umfangsänderung, wenn ein Lieferant die Person wechselt, die für Ihr Arbeitspaket verantwortlich ist. Obwohl dies ein Risiko darstellen kann, wenn die neue Person weniger fähig ist als die vorherige, handelt es sich nicht um eine Änderung des Inhalts und Umfangs. Möglicherweise liegt ein Problem vor, der sich anders als durch eine Inhalt- und Umfangsänderung lösen lässt.
3. Sobald Sie wissen, dass es sich tatsächlich um einen Antrag auf eine Inhalts- und Umfangsänderung handelt, tragen Sie den Punkt in das Änderungsregister zur Nachverfolgung ein. Dieses Register kann ein zusammenfassendes Tabellenblatt sein, mit dem Sie alle Änderungsanträge verfolgen können, jeweils mit einer eindeutigen Kennung.
4. Danach bitten Sie die Person, die die Änderung anfordert, den Zweck der Änderung zu erklären, also warum wir sie benötigen. Der Sponsor benötigt diese Informationen für seine Entscheidung.
5. Anschließend definiert der Projektleiter ein Arbeitspaket, um den Einfluss der Änderung auf den Projektbasisplan, mögliche Alternativen und damit verbundene Risiken zu untersuchen.
6. Daraufhin präsentiert der Projektleiter den Antrag auf Inhalts- und Umfangsänderung, dessen Zweck, die Alternativen und die Bewertung seiner Auswirkungen auf den Projektbasisplan der Änderungskontrollinstanz zur Entscheidungsfindung. Die Änderungskontrollinstanz muss den Antrag genehmigen oder ablehnen, einschließlich der Auswirkungen der Änderung auf den Projektmanagementplan. Anschließend trägt der Projektleiter die Entscheidung in das Änderungsregister ein.
7. Der nächste Schritt besteht darin, den Projektmanagementplan entsprechend zu aktualisieren. Dies könnte neue Aktivitäten im Terminbasisplan sowie möglicherweise neue Kosten im Kostenbasisplan umfassen. Außerdem könnten neue Maßnahmen zur Risikobewältigung erforderlich sein.
8. Schließlich kommuniziert der Projektleiter die Entscheidung über die Inhalts- und Umfangsänderung an die Teammitglieder und andere geeignete Stakeholder, wie im Kommunikationsmanagementplan festgelegt. Es ist wichtig zu beachten, dass Änderungen am Projektbasisplan standardmäßige Elemente in den Projektstatusberichten sowie in den Tagesordnungen der Fortschrittsbesprechungssitzungen sind.
9. Diese Änderungen am Inhalt und Umfang, sobald sie genehmigt sind, werden wie jedes andere Arbeitspaket umgesetzt. Falls notwendig, überprüfen Sie die Lektion über die Implementierung genehmigter Änderungen und korrektiver Maßnahmen, die Teil der Lektionen zur Projektausführung sind.

Es gibt jedoch einen besonderen Fall in diesem Verfahren, und zwar dann, wenn das Arbeitspaket zur Untersuchung der Auswirkungen einer Änderungsanfrage einen erheblichen Aufwand erfordert. Dies kann dazu führen, dass entweder die Risikoreserve des Arbeitspakets oder das Kontrollkonto, zu dem das Arbeitspaket gehört, gefährdet oder überschritten wird. Möglicherweise sind bedeutende Ingenieursarbeiten erforderlich, und das alles für eine Änderungsanfrage, die noch nicht einmal genehmigt wurde. In einem solchen Szenario wird das Arbeitspaket zur Untersuchung der Auswirkungen der Änderungsanfrage selbst zu einer Änderungsanfrage.

Der Projektleiter muss zunächst die Genehmigung einholen, um mit den Studienarbeiten zur Bewertung der Auswirkungen der Änderungsanfrage zu beginnen. Wenn der Sponsor dies ablehnt, bedeutet dies automatisch die Ablehnung der ursprünglichen Änderungsanfrage. Diese Ablehnung muss im Änderungsregister vermerkt und gemäß dem Kommunikationsmanagementplan kommuniziert werden.

Rationalisierung des Änderungsmanagementprozesses.

Hier sind einige zusätzliche Ideen, die Ihnen helfen können, Ihren Prozess zur Kontrolle des Projektinhalts und -umfangs zu rationalisieren:

Ihr Projektmanagementplan kann vorsehen, dass Änderungen am Inhalt und Umfang bis zu einem bestimmten definierten Schwellenwert direkt vom Projektleiter genehmigt werden können. Diese delegierte Autorität sollte entweder im Projektauftrag (Charter) oder im Änderungsmanagementverfahren klar definiert sein.

Eine weitere Idee zur Vereinfachung des Änderungsmanagementprozesses besteht darin, einen festen Wert im Projektbasisplan festzulegen, der für zukünftige Änderungen des Inhalts- und Umfangs vorgesehen ist. Letztendlich wissen wir, dass es sehr wahrscheinlich ist, dass Änderungen am Inhalt und Umfang eintreten können, auch wenn wir nicht wissen, welche es sind. Denken Sie daran, dass Risikoreserven in dem genehmigten Inhalts- und Umfangsbasisplan nicht dasselbe sind wie ein Budgetposten zur Abdeckung von Änderungen an diesem Inhalt und Umfang. Verwenden Sie keine Risikoreserven für den genehmigten Inhalt und Umfang, um eine Ausweitung des Inhalts und Umfangs zu bewältigen. Diese Elemente sind von unterschiedlicher Natur, und Sie werden es bereuen, wenn Sie dies tun. Die Risikoreserven dienen den Fall von Mehrarbeit als geschätzt beim genehmigten Inhalt und Umfang. Das ist nicht dasselbe wie die Definition eines zusätzlichen Inhalts und Umfangs.

Nach diesen Ausführungen könnte man denken, dass Änderungen am Projektinhalt und -umfang willkommen sind, solange sie einen formellen Genehmigungsprozess unter der Leitung der Änderungskontrollinstanz durchlaufen. Dies ist zwar richtig, aber es gibt Einschränkungen. Es gibt nämlich bestimmte Zeitpunkte, an denen zusätzliche Änderungen am Inhalt und Umfang sehr störend sein können, insbesondere wenn sich das Projekt bereits auf die Implementierungsphase einer bereits entwickelten und getesteten Lösung vorbereitet. In diesem Stadium ist der beste Ansatz, neue Änderungsanfragen in einem Produktbacklog zu erfassen, das ist ein Register von Arbeiten im Standby, und sie als Änderungsanfragen zu behandeln, erst wenn die Lösung implementiert und stabil ist. Es ist wichtig zu beachten, dass sich dies auf Änderungsanfragen bezieht und nicht auf eventuelle Mängel, die vor der Implementierung behoben werden müssen.

Ein Backlog kann auch verwendet werden, um Änderungen zu erfassen, die als nützlich erachtet werden, aber aus gültigen Gründen nicht in der aktuellen Version der Lösung implementiert werden können. Sobald das ursprüngliche Projekt abgeschlossen ist, können diese Änderungen in einer neuen Version des Produkts umgesetzt werden.

Wenn der Kunde noch nicht genau weiß, was er will, sollten Sie einen inkrementellen, einen iterativen Ansatz oder beides (das ist der Agile Ansatz) in Betracht ziehen. Auf diese Weise haben sowohl Sie als auch der Kunde Gelegenheiten, die Anforderungen und den sich daraus ergebenden Inhalt und Umfang jeder Iteration besser zu verstehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die beste Art, den Inhalt und Umfang zu managen, darin besteht, ihn von Anfang an gut zu definieren. Dies ist jedoch nicht immer möglich, und daher müssen wir mit Änderungsanträgen rechnen. Verwenden Sie einen vordefinierten Prozess für die Steuerung von Inhalts- und Umfangsänderungen. Die Rolle des Projektleiters besteht darin, Informationen über die Auswirkungen der Änderungsanträge an die Änderungskontrollinstanz zu liefern. Die Aufgabe der Änderungskontrollinstanz ist es, Änderungsanträge zu genehmigen oder abzulehnen sowie die damit verbundenen Anpassungen im Projektmanagementplan vorzunehmen. Verwenden Sie ein Register für anstehende Arbeiten, technisch als ‘Backlog’ bezeichnet, für Änderungen, die sinnvoll sind, aber nicht in der aktuellen Version der Lösung implementiert werden. Wenn der Kunde noch nicht genau weiß, was er will, erwägen Sie die Verwendung eines inkrementellen, iterativen oder agilen Ansatzes.