3.8 Qualität sichern
Qualität sichern
In diesem Abschnitt wird der Unterschied zwischen “Qualitätssicherung” und “Qualitätskontrolle” beleuchtet, wobei der Schwerpunkt auf der Qualitätssicherung liegt.
Beginnen wir mit der Definition von Qualität gemäß der ISO 9000-Norm: Qualität ist das Ausmaß, in dem ein Set an inhärenten Eigenschaften die gestellten Anforderungen erfüllt. Der zentrale Punkt dabei ist die Anforderungserfüllung.
Die Erfüllung der Anforderungen, sprich die Qualität, ist nicht gleichzusetzen mit Klasse oder Grad, die einer Produktkategorie mit derselben funktionalen Nutzung zugeordnet wird. Zum Beispiel sind XL-Eier größer als S-Eier, was jedoch keine Aussage über eine höhere Qualität trifft. Ist ein XL-Ei beschädigt, mag sein Kaliber hoch sein, seine Qualität jedoch gering, unter der Voraussetzung, dass Intaktheit der Schale ein Qualitätsmerkmal von Eiern ist.
Ein Auto, das in 3 Sekunden von 0 auf 100 km/h beschleunigt, über einen Champagnerkühler verfügt und bei Bedarf abheben und fliegen kann, mag beeindruckend sein. Sollte jedoch eine wesentliche Anforderung sein, dass das Auto 5 Liter Kraftstoff auf 100 Kilometer verbraucht, es jedoch 8 Liter benötigt, erfüllt es dieses wichtige Qualitätskriterium nicht und weist somit in Bezug auf diese Anforderung eine geringere Qualität auf als ein einfacheres Auto, das die Energieeffizienzanforderungen erfüllt.
Im Projektmanagement sind zwei zentrale Qualitätsaspekte von Bedeutung:
Einerseits die “Qualitätskontrolle“, welche die Übereinstimmung der Liefergegenstände mit den funktionalen Anforderungen und Qualitätskriterien überprüft. Dieser Aspekt wird hauptsächlich im Rahmen des Projektcontrollings behandelt.
Andererseits die “Qualitätssicherung“, die sich auf die Implementierung der im Qualitätsmanagementplan festgelegten Standards, Richtlinien und Verfahren konzentriert, um die Erfüllung der Kundenerwartungen durch den Hauptliefergegenstand und seine Komponenten zu gewährleisten. Hierbei liegt der Fokus auf der Erzeugung von Qualität.
Es ist von entscheidender Bedeutung zu erkennen, dass Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle eng miteinander verflochten sind. Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass nicht nur der Hauptliefergegenstand des Projekts, sondern auch die Ergebnisse jedes einzelnen Arbeitspakets definierte “Akzeptanzkriterien” erfüllen.
Ein grundlegender Teil des Qualitätssicherungsprozesses ist die Überprüfung der Einhaltung der vorgegebenen Standards, Richtlinien und Verfahren. Diese Prüfungen können entweder von internen oder externen Audit-Abteilungen oder von einem Projektbüro des Unternehmens durchgeführt werden.
Qualitätssicherung geht jedoch über die bloße Normenkonformität hinaus. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, die Qualität des Produktions- oder Entwicklungsprozesses der Projektliefergegenstände sicherzustellen. Es geht somit nicht allein um das Endprodukt, sondern auch um den Prozess, der zu diesem führt. Beispielsweise kann aus der Tatsache, dass ein Design-Dokument hastig erstellt und nicht geprüft wurde, gefolgert werden, dass der daraus resultierende Liefergegenstand wahrscheinlich Mängel aufweisen wird, ohne dass das Design-Dokument selbst in Augenschein genommen oder verstanden werden muss.
Eine umfassendere Sichtweise der Qualitätssicherung.
Lassen Sie uns den Blickwinkel erweitern. Eine umfassendere Perspektive der Qualitätssicherung erstreckt sich über die bloße Auditierung hinaus und beschäftigt sich mit der Schaffung von Qualität in allen Phasen – vom Design über die Produktion und Tests bis hin zur Integration und Implementierung des Hauptliefergegenstandes und seiner Bestandteile. Diese ganzheitliche Sicht auf die Qualitätssicherung bezieht die Qualität von Rohmaterialien, Ausrüstungen, Software und Arbeitsabläufen mit ein. Sie umfasst ebenso die Unternehmenskultur und die Arbeitsweisen aller Beteiligten, einschließlich der Geschäftsführung, der Zulieferer und selbst der Kunden.
Das Konzept des “Total Quality Management” (TQM) bietet hier einen wertvollen Ansatz. Als eine aus Japan stammende Managementphilosophie fokussiert TQM auf höchste Qualität in allen Unternehmensbereichen durch stetige Verbesserungen. Dieses Prinzip steht in enger Verbindung mit der Philosophie des “Kaizen”, nach der jede Person auf jeder Ebene des Unternehmens dazu aufgerufen ist, Schwachstellen zu identifizieren. Es wird von allen erwartet, Verbesserungsvorschläge einzubringen, nach der Maxime “Null Fehler” zu streben und Aufgaben von Beginn an korrekt auszuführen, anstatt Fehler im Nachhinein zu erkennen und zu beheben, was als “Verschwendung” betrachtet wird.
Die Philosophie des “Lean Managements” betont ebenfalls die Eliminierung von Verschwendung in allen Bereichen. Unter Verschwendung versteht man jede Aktivität, die keinen Wert generiert, für den der Kunde zu zahlen bereit ist. Ein prägnantes Beispiel hierfür ist die Montage einer Autotür: Wird sie korrekt eingebaut, entsteht ein Mehrwert. Die Nacharbeit einer fehlerhaft montierten Tür hingegen stellt eine Verschwendung dar. Unordnung, wiederholte Fehler, die Zuweisung von Schuld anstatt die Übernahme von Verantwortung, Zeitverlust durch Ausflüchte bei Leistungsbewertungen, übermäßige Lagerbestände und unvollständige Arbeiten – all dies gilt als Verschwendung, da Ressourcen verbraucht werden, ohne einen fertigen Wert zu schaffen.
Die Lean-Philosophie zielt darauf ab, die Anzahl der in einem Produktionszyklus initiierten Aufgaben zu begrenzen, um sicherzustellen, dass sie auch abgeschlossen werden können. Dies verhindert, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen und infolge von Kapazitätsüberlastungen unvollendet bleiben. Ein alltägliches Beispiel dafür ist das gleichzeitige Starten zu vieler Projekte, von denen viele aufgrund von Arbeitsüberlastung nicht fristgerecht abgeschlossen werden können. Länger als nötig unvollendete Aufgaben gelten ebenfalls als Verschwendung.
Die “Team-Motivation” spielt eine entscheidende Rolle für die Qualitätserzeugung im Projektmanagement. Motivierte Teammitglieder tendieren dazu, seltener Fehler zu machen, effizienter auf Fehlersuche zu gehen, Kollegen bei Verbesserungen zu unterstützen und ihre Aufgaben effektiver sowie effizienter zu erledigen. Es lohnt sich, bei Bedarf die Abschnitte über “Teamführung”, “Team-Entwicklung” sowie “Kommunikationsmanagement und Stakeholderengagement” zu Rate zu ziehen. Das Bilden von Teams, die über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, sowie deren fortlaufende Entwicklung, Schulung und Coaching sind Schlüsselfaktoren, um von Anfang an hohe Qualität sicherzustellen, anstatt später qualitativ minderwertige Arbeit nachbessern zu müssen.
Die Bedeutung eines qualitätsorientierten organisatorischen Rahmens und einer entsprechenden Kultur unterstreicht die Notwendigkeit einer Führung, die in die gleiche Richtung weist. Es gestaltet sich als herausfordernd, in einer an minderwertige Qualität gewöhnten Organisation hohe Qualitätsstandards in Projekten zu realisieren. Der Projektleiter kann durch die Anwendung eines strukturierten Führungsansatzes seinen Beitrag leisten, beispielsweise durch die Implementierung der in diesem Kurs erörterten ISO 21502-Norm.
Dies umfasst unter anderem einen Qualitätsmanagementplan, definierte, spezifische und messbare Anforderungen sowie Akzeptanzkriterien für jedes Arbeitspaket, ein motiviertes Team und einen engagierten Projektsponsor. Die Qualitätsaudits basieren auf eindeutig messbaren Qualitätsmerkmalen. All diese Anstrengungen können im Einklang mit den besten Praktiken des Qualitätsmanagements stehen. Doch ohne die Unterstützung der Organisation und insbesondere, wenn die Unternehmensführung diese Elemente als unnötigen Aufwand ansieht, wird es für den Projektleiter schwierig, ein qualitativ hochwertiges Produkt zu liefern und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.
Audits sind, wie bereits erwähnt, ein zentrales Instrument der Qualitätssicherung. Darüber hinaus gibt es verschiedene andere Werkzeuge und Techniken im Qualitätsmanagement, wie etwa Checklisten, Prozessanalysen, Entscheidungsfindungs- und Problemlösungstechniken. Zwei davon wollen wir näher betrachten: “Ursache-Wirkungs-Diagramme” und “Pareto-Analysen”.
“Ursache-Wirkungs-Diagramme“, auch bekannt als “Ishikawa-Diagramme” oder “Fischgrätendiagramme”, dienen dazu, die Faktoren zu ermitteln, die zu Qualitätsproblemen oder anderen Schwierigkeiten führen können. Im Rahmen eines Brainstormings identifiziert das Team zahlreiche potenzielle Ursachen für ein bestimmtes Problem oder einen Effekt und ordnet diese dann in sinnvolle Kategorien ein. Dieser Ansatz bildet die Grundlage für die Entwicklung von Mind-Map-Werkzeugen.
Die “Pareto-Analyse” ist ein statistisches Werkzeug, das darauf abzielt, die wenigen, aber entscheidenden Ursachen zu identifizieren, die vorrangig behandelt werden sollten, da sie für den Großteil der Probleme verantwortlich sind. Diese Methode basiert auf der 20/80-Regel von Pareto, die besagt, dass 20% der Ursachen 80% der Wirkungen oder Probleme hervorrufen. Im Kontext von Qualitätsproblemen bedeutet dies, dass ein kleiner Anteil der Fehlerquellen die Mehrheit der Qualitätsmängel verursacht.
Im Rahmen der Qualitätssicherungsmaßnahmen während der Projektumsetzung ist es üblich, Berichte über den aktuellen Qualitätsstatus zu erstellen. Bei Abweichungen von den Qualitätszielen werden korrektive Maßnahmen eingeleitet, die möglicherweise Anpassungen am Projektmanagementplan erfordern. Diese korrektiven Maßnahmen dienen der Problemlösung, dem Management neuer Risiken und der Verbesserung zukünftiger Leistungen durch die Reflexion und das Lernen aus Fehlern während der Retrospektiven. Dies unterstreicht die Bedeutung des Lernens aus Fehlern für die kontinuierliche Verbesserung.
Zusammengefasst bedeutet Qualität die Erfüllung spezifischer Anforderungen und ist nicht gleichzusetzen mit dem Begriff der Klasse oder des Grades eines Produkts oder einer Dienstleistung.
Qualitätssicherung unterscheidet sich von der Qualitätskontrolle. Während die Qualitätssicherung auf die Implementierung von Standards und Richtlinien durch Prozesse, Werkzeuge, Techniken, Teams und Verhaltensweisen abzielt und Qualität durch die korrekte Durchführung von Anfang an erzeugt, konzentriert sich die Qualitätskontrolle auf die Überprüfung des Endprodukts oder der Dienstleistung.
Effektive Qualitätssicherung bedeutet, Verschwendung in allen Prozessen zu vermeiden, jeden im Prozess einzubeziehen und den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, indem von Anfang an alles richtig gemacht wird.
Um eine hohe Qualität zu gewährleisten, bedarf es einer starken organisatorischen Führung, geeigneter Systeme, einer qualitätsorientierten Kultur sowie hochmotivierter und fähiger Teams.