3.2 Notwendige Ressourcen für das Projekt oder eine Phase beschaffen

Notwendige Ressourcen für das Projekt oder eine Phase beschaffen

In diesem Abschnitt stellen wir die Techniken und Werkzeuge vor, die zur Beschaffung der erforderlichen Ressourcen für die Realisierung des Projekts oder einer bestimmten Phase notwendig sind.

Ressourcen zu beschaffen bedeutet, die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten. Das heißt, Verantwortliche für Arbeitspakete, Teammitglieder sowie technische Ausrüstung, Raum, Rohstoffe und andere notwendige Elemente für die Durchführung der Arbeiten zu bekommen.

Bitte beachten Sie, dass die spezifischen Aspekte der Beschaffung durch den Kauf externer Ressourcen im Abschnitt zur Beschaffungssteuerung behandelt werden.

Das Versäumnis, die richtigen Ressourcen zu beschaffen oder dies nicht rechtzeitig zu tun, könnte sich negativ auf die Leistungsbasis auswirken und das Scheitern des Projekts zur Folge haben.

Um die Verantwortlichen für die Arbeitspakete und die passenden Teammitglieder zu gewinnen, muss der Projektleiter seinen Einfluss und seine Verhandlungsfähigkeiten gegenüber denjenigen einsetzen, die über diese Ressourcen verfügen.

Die Organisationsform ist für den Projekterfolg sehr wichtig. In großen Projekten mit einer projektorientierten Struktur werden die wichtigsten Ressourcen meistens vollzeit zugeordnet. Hier ist der Projektleiter die einzige Führungskraft über diese Ressourcen, was Konflikte um deren Nutzung mit Funktionsmanagern verhindert. Solche Konflikte sind häufiger in einer Matrixorganisation anzutreffen, besonders bei Teilzeitressourcen, die zusätzlich zu ihrer Projektarbeit in ihren regulären Funktionen tätig sind.

Allerdings sind auch in einer projektorientierten Organisation Verhandlungen um bestimmte Ressourcen unerlässlich. Dies betrifft die Gewinnung von Teilzeitpersonal für Aufgaben, die keine Vollzeitbeschäftigung erfordern, die Reservierung technischer Ausrüstungen oder Räumlichkeiten, sowie die Beschaffung externer Ressourcen durch Kauf, Leasing oder Miete.

Ein sorgfältig erstellter Projektmanagementplan ist die Basis für unsere Beschaffungsstrategien, basierend auf dem, was im Ressourcenmanagementplan festgelegt ist. Dieser detaillierte Plan legt fest, wie und wann Ressourcen beschafft werden sollen. Der Terminbasisplan gibt Auskunft über den Beginn und das Ende von Arbeitspaketen, und die Kostenbasisplan definiert die entsprechenden Budgets. Durch das Stakeholderregister wissen wir, welche Beteiligten einzubeziehen sind. Zusätzlich helfen ein Sponsor und ein klar definierter Problemmanagementprozess dabei, eventuelle Prioritätskonflikte mit Funktionsmanagern, die über die benötigten Ressourcen verfügen, effektiv zu bewältigen.

Beginnen wir mit einigen effektiven Techniken, um die für ein Projekt oder eine Phase erforderlichen Ressourcen zu beschaffen.

Vorabzuweisung ist unsere erste Technik. Dabei werden die Teammitglieder, die für spezifische Aufgaben zuständig sind, bereits vor dem Beginn der Ausführungsarbeiten festgelegt. Dies ist besonders wichtig, wenn spezielle Fähigkeiten oder eine bestimmte Kombination von Kompetenzen benötigt werden, die nur begrenzt verfügbar sind. In solchen Fällen können und sollten diese Ressourcen frühzeitig reserviert werden, unter Umständen schon während der Erstellung des Projektauftrags, insbesondere wenn das Projekt stark von diesen spezifischen Ressourcen abhängt.

Die zweite Technik ist der gezielte Einsatz zwischenmenschlicher Fähigkeiten, vor allem im Bereich der Verhandlungen. Um die benötigten Ressourcen für das Projekt zu sichern, ist es oft notwendig, Gespräche mit Funktionsverantwortlichen, anderen Projektteams sowie externen Organisationen, Lieferanten oder Subunternehmern zu führen. Die erfolgreiche Beschaffung dieser Ressourcen und damit der Erfolg des Projekts hängt maßgeblich von der Qualität dieser Verhandlungen ab.

Die dritte Technik betrifft den Einsatz virtueller Teams. Sie bieten die Möglichkeit, auf Ressourcen zuzugreifen, die vor Ort nicht verfügbar sind. Dank moderner Kollaborationstools können Teams auf Ressourcen zugreifen, die sonst außer Reichweite wären. Der erfolgreiche Einsatz solcher Fernkollaborationstools setzt jedoch eine sorgfältige Planung und Vorbereitung der Kommunikation voraus. Als praktisches Beispiel bietet dieser Projektmanagementkurs die Gelegenheit, einige effektive Tools für die Fernkollaboration kennenzulernen und zu nutzen.

Bei der Auswahl zwischen verschiedenen Kandidaten kann eine Multikriterien-Entscheidungsmatrix hilfreich sein, wie bereits in der Lektion zur Bewertung von Strategien besprochen. In dieser Matrix werden die Bewertungskriterien entsprechend ihrer Bedeutung gewichtet. Beispiele für solche Kriterien bei der Auswahl von Personalressourcen umfassen Verfügbarkeit, Kosten, Erfahrung, Fachkenntnisse, Einstellung und kulturelle Aspekte, unter anderen.

Das Ergebnis dieser Maßnahmen sollte die namentliche Zuweisung spezifischer Ressourcen, sowohl menschlicher als auch materieller Art, sein. Diese Zuweisung erfolgt entsprechend den Anforderungen der Arbeitspakete, den Terminen im Terminbasisplan und den Kosten, wie im Kostenbasisplan festgelegt.

Zusammengefasst umfassen Ressourcen sowohl menschliche als auch materielle Elemente, wie technische Ausrüstungen, Räumlichkeiten, Rohstoffe und andere für die Arbeit notwendige Komponenten. Diese Ressourcen können entweder im Voraus oder zu Beginn der spezifischen Ausführungsarbeiten zugewiesen werden. Der Ressourcenmanagementplan bietet dabei eine zentrale Richtschnur. Entscheidend in diesem Prozess sind die Fähigkeit, Stakeholder zu beeinflussen, und ausgeprägte Verhandlungskompetenzen. Zudem sind sorgfältige Planung und der Einsatz geeigneter Werkzeuge für die erfolgreiche Nutzung virtueller Teams unerlässlich.