2.8 Integration des Projektmanagementplans

Integration des Projektmanagementplans

Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Zusammenführung aller Komponenten des Projektmanagementplans. Im Mittelpunkt steht die Integration aller zuvor diskutierten Elemente, einschließlich des Basisplans für die Fortschrittsmessung und aller unterstützenden Pläne, sowie das Teilen des finalen, abgestimmten Projektmanagementplans mit den Stakeholdern.

Teamarbeit und Planentwicklung

Das Kernprojektteam arbeitet eng mit Fachexperten und Hauptstakeholdern zusammen, darunter der Projektsponsor. Gemeinsam entwickeln sie die grundlegenden Pläne in Bezug auf Inhalt, Umfang, Zeitplanung und Budgetierung. Dieser Prozess umfasst auch die Entwicklung von Risikomanagementstrategien und die Erstellung von unterstützenden Hilfsmanagementplänen.

Alles beginnt mit dem Projektauftrag, der das zu lösende Problem klar definiert und das Hauptziel des Projekts festlegt. Dieser wird durch eine oder mehrere Schlüssellieferungen ergänzt.

Im Zuge der Planungsaktivitäten legen wir präzise, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Unterziele fest, die uns zur Erreichung des Leitziels führen. Aus dem Umfangsstatement, das das Endprodukt des Projekts und die erforderliche Arbeit definiert, leiten wir funktionale Anforderungen und Qualitätsmerkmale für das Hauptlieferobjekt ab. Anschließend zerlegen wir den Projektumfang in Arbeitspakete, wobei wir besonderes Augenmerk auf die prioritär zu bearbeitenden legen. Jedes Arbeitspaket wird unter der Verantwortung eines benannten Arbeitspaketleiters detailliert ausgearbeitet, um die spezifischen Aktivitäten, Ressourcen und den Ressourcenbedarf zu definieren.

Mit diesen detaillierten Arbeitspaketen schätzten wir die erforderlichen Zeitaufwände und entwickelten einen detaillierten Zeitplan, der sich am groben Meilensteinplan des Projektauftrags orientiert. Der Zeitplan entstand in einem iterativen Prozess, in dem sukzessive Erkenntnisse aus verschiedenen Planungsbereichen integriert wurden.

Parallel dazu nutzten wir den Projektstrukturplan und die Zeitplanung, um eine Kostenschätzung für jedes Arbeitspaket vorzunehmen. Diese Schätzungen fassten wir in Kostenstellen und bei den jeweiligen Lieferobjekten zusammen, um einen umfassenden Kostenbasisplan zu erstellen. Dieser Prozess gewährleistet eine systematische Integration von Zielen, Anforderungen, Zeitplänen und Kosten, um eine solide Grundlage für die erfolgreiche Durchführung und Steuerung des Projekts zu schaffen.

Entwicklungsansatz und Lebenszyklus

Für die Lösungsentwicklung haben wir einen spezifischen Ansatz gewählt, der verschiedene Phasen oder Iterationen umfasst – bekannt als der Lebenszyklus der Lösungsentwicklung. Dieser Ansatz trägt der Tatsache Rechnung, dass die einzelnen Komponenten des Projekts aufgrund ihrer spezifischen Merkmale unterschiedliche Entwicklungswege erfordern können. Für Komponenten, deren Anforderungen und Funktionsweisen klar definiert sind, verwenden wir einen vorhersagbaren Ansatz. Für jene Elemente des Projekts, deren vollständiges Verständnis sich erst im Laufe der Arbeit entwickelt, setzen wir, wenn technisch möglich und sinnvoll, einen iterativen oder inkrementellen Ansatz ein.

Stakeholder-Anforderungen und Projektsteuerung

Zudem haben wir die Anforderungen bezüglich der Projektsteuerung von unseren Stakeholdern gesammelt. Diese Anforderungen sind essenziell für die Ausarbeitung der Hilfsmanagementpläne und gewährleisten, dass das Projektmanagement den Erwartungen der Stakeholder entspricht.

Integration zum umfassenden Projektmanagementplan

In der finalen Phase der Planung integrieren wir alle Einzelteile in einen umfassenden, integrierten Projektmanagementplan. Dies beinhaltet die Verknüpfung des Arbeitsumfangs zur Erstellung des Endprodukts mit den entsprechenden Schätzungen für Aufwand, Zeitdauer und Kosten. Weiterhin koordinieren wir diese Elemente mit den erforderlichen Managementaktivitäten, einschließlich Kommunikation, Stakeholderengagement, Qualitätssicherung, Teamentwicklung, Beschaffungen und Risikomanagement, entsprechend den Anforderungen des Projekts, wie in den Hilfsmanagementplänen definiert.

Durch die Integration im Projektmanagementplan stellen wir sicher, dass alle Aspekte des Projekts harmonisiert werden, um eine effiziente und effektive Durchführung zu gewährleisten. Integration bedeutet, dass alle Elemente, seien es jene im Kommunikationsmanagementplan, in den Risikobewältigungsstrategien oder in den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans, in den Basisplänen für Termine und Kosten berücksichtigt werden müssen. Der Projektmanagementplan muss alle einzelnen Planungselemente zu einem harmonisch integrierten Ganzen zusammenführen.

Sobald alle Elemente sinnvoll kombiniert und ausgewogen sind, sollte die Genehmigung des Lenkungsausschusses eingeholt werden. In den meisten Fällen sind dies der Sponsor und der Kunde des Projekts, sofern diese Rollen von verschiedenen Personen wahrgenommen werden.

Nach der Genehmigung werden die Projektinhalts- und Umfangsbeschreibungen sowie der Projektstrukturplan in den Inhalts- und Umfangsbasisplan integriert. Die geschätzten Termine und ihre Reserven bilden den Terminbasisplan, und die geschätzten Kosten den Kostenbasisplan. Zusammen bilden diese drei Basispläne den Fortschrittsmessungsbasisplan, der als die integrierte Projektleistungsmessungsbasis dient. Dieser Basisplan ist die offizielle und genehmigte Version dessen, was das Projekt liefern soll, wann und zu welchen Kosten. Die Projektleistungsmessungsbasis dient dabei als Grundlage für die Messung der Projektleistung.

Nach der Genehmigung des Projektmanagementplans informiert der Projektmanager die Stakeholder und plant möglicherweise eine weitere Kick-off-Sitzung, um den finalen Plan zu präsentieren und den Übergang von der Planung zur Ausführung zu markieren. Die Agenda dieser Sitzung orientiert sich an der ersten und konzentriert sich nun auf die entscheidenden Elemente des Projektmanagementplans, da der Start der Ausführungsaktivitäten bevorsteht.

Als dynamisches Dokument wird der Projektmanagementplan durchgehend genutzt und aktualisiert, um die Arbeit zu steuern, den Projektverlauf anzupassen und die Kommunikation mit den Stakeholdern zu gewährleisten. Es ist essenziell, dass insbesondere diejenigen Teammitglieder, die ihre Aufgaben als Erste aufnehmen, gut vorbereitet sind.

Der fertiggestellte und mitgeteilte Projektmanagementplan ist veränderbar und dynamisch. Nach der ersten Planung und Genehmigung starten wir mit der Ausführung der ersten Projektphase. In dieser Phase erfolgt eine kontinuierliche Überwachung und Steuerung des Fortschritts, wobei auf Abweichungen mit korrektiven und präventiven Maßnahmen reagiert wird. Am Ende jeder Phase bewerten wir die Ergebnisse und leiten bei Bedarf die nächste Phase ein, was die Initiierung neuer Aktivitäten und die detaillierte Planung dieser Phase beinhaltet. Diese fortlaufende Aktualisierung des Projektmanagementplans ist entscheidend für eine effektive Projektleitung und die Fähigkeit, auf Veränderungen einzugehen. Die Elemente des Projektmanagementplans, die zuvor erläutert wurden, sind das Fundament dieses Prozesses.

Zusammenfassung: es ist wichtig zu betonen, dass Planungsaktivitäten nicht nur zu Beginn für das Gesamtprojekt durchgeführt werden. Die Aktivitäten der Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und des Abschlusses bilden einen wiederkehrenden Zyklus, der sowohl das Gesamtprojekt als auch jede seiner Phasen umfasst und dadurch eine kontinuierliche Anpassung der Projektplanung an die Gegebenheiten des Projekts erlaubt. Diese Betrachtung einer dynamischen Planung zeigt, dass auch ein planorientierter Ansatz im Projektmanagement Raum für iterative und inkrementelle Elemente bietet.