2.7.4 Risikobewältigungsstrategien

Risikobewältigungsstrategien

In diesem Abschnitt gehen wir auf die verschiedenen Strategien ein, die zur Bewältigung der im Projekt identifizierten Risiken eingesetzt werden können. Nachdem die Risiken mit der höchsten Priorität ermittelt wurden, ist es möglich, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die ihre spezifische Bedeutung und Dringlichkeit berücksichtigen.

Es ist essenziell, dass der Risikomanagementplan klare Kriterien festlegt, die bestimmen, ab welchem Punkt ein Risiko eine aktive Bewältigungsstrategie verlangt. Nehmen wir beispielsweise an, der Plan sieht vor, dass Risiken mit einem Kritikalitätsgrad von über 25 aktiv angegangen werden müssen.

Unter dieser Prämisse wären folgende Risiken besonders zu beachten:

• Risiko Nummer 6: Mangelndes Engagement des Sponsors
• Risiko Nummer 1: Unklare funktionale Anforderungen
• Risiko Nummer 2: Unzuverlässigkeit des Anbieters für das Transaktionsverfolgungstool
• Risiko Nummer 3: Schwierigkeiten bei elektronischen Zahlungen in einigen Ländern

Für die übrigen Risiken, insbesondere die Nummern 4 und 5 mit einem Kritikalitätsgrad unter 25, verfolgen wir eine Strategie der aktiven Akzeptanz. Hierfür legen wir Reserven in Bezug auf Zeit und Budget an und überwachen diese Risiken sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie auf diesem Kritikalitätsniveau bleiben.

Risikobewältigungsstrategien

Die gängigsten Strategien zur Risikobewältigung sind Vermeidung, Milderung, Übertragung und Akzeptanz. Jede Strategie bietet spezifische Methoden, um mit Risiken umzugehen.

Vermeidung eines Risikos

Die Vermeidungsstrategie strebt an, ein Risiko komplett zu eliminieren, indem die Ursachen direkt angegangen werden. Dies kann durch Änderungen in den Projektzielen oder im Projektmanagementplan erreicht werden und kann zu tiefgreifenden Änderungen führen, wie dem Entfernen eines Arbeitspakets oder dem Wechsel eines Lieferanten.

Ein Beispiel hierfür ist das Sprachrisiko in unserer Onlinehilfe. Um dieses Risiko zu vermeiden, wurde beschlossen, ausschließlich Englisch zu unterstützen. Diese Entscheidung hat zwar das Risiko vermieden, aber auch Bedenken bei der Vertriebsabteilung hervorgerufen, was die Wichtigkeit des Managements von Stakeholder-Erwartungen unterstreicht. Das Beispiel zeigt, dass die Vermeidungsstrategie Risiken eliminieren kann, aber auch unbeabsichtigte Konsequenzen haben könnte.

Milderung eines Risikos

Die Milderungsstrategie zielt darauf ab, entweder die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos oder dessen potenzielle Auswirkungen zu reduzieren. Dies wird durch gezielte Maßnahmen erreicht, die genau auf die spezifischen Charakteristika des Risikos abgestimmt sind.

Ein Beispiel hierfür ist die Herausforderung, wenn Stakeholder Schwierigkeiten haben, ihre Anforderungen klar zu definieren. In einem solchen Fall kann die Entwicklung eines Prototyps dazu beitragen, Missverständnisse zu beseitigen und somit das Risiko zu mindern. Der Prototyp dient als konkretes Kommunikationsmittel, das hilft, Erwartungen zu klären und die Anforderungen präziser zu fassen.

Ein weiteres Beispiel betrifft Kommunikationsschwierigkeiten, die durch geografische Distanzen verursacht werden. Die Implementierung leistungsfähiger Werkzeuge für die virtuelle Zusammenarbeit, ergänzt durch zielgerichtete Schulungen zur effektiven Nutzung dieser Werkzeuge, kann solche Risiken deutlich verringern. Diese präventiven Maßnahmen verbessern nicht nur die Kommunikation innerhalb des Projekts, sondern tragen auch dazu bei, Missverständnisse zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu stärken.

Übertragung eines Risikos

Die Übertragungsstrategie beinhaltet, die Verantwortung für ein bestimmtes Risiko an eine externe Partei zu übergeben, die besser geeignet ist, dieses zu managen. Ein klassisches Beispiel hierfür ist der Abschluss einer Versicherung, wodurch das finanzielle Risiko auf die Versicherungsgesellschaft übertragen wird.

Ein weiteres Beispiel ist das Auslagern von Arbeitspaketen an ein externes Unternehmen, das spezialisiert und daher besser ausgestattet ist, bestimmte Risiken zu bewältigen. Durch diese Strategie kann das Projektteam Risiken effektiv managen, indem es sie an Dritte überträgt, die über die notwendige Erfahrung oder Ressourcen verfügen, um damit umzugehen.

Akzeptanz eines Risikos

Die Akzeptanzstrategie beinhaltet die bewusste Entscheidung, keine unmittelbaren Maßnahmen zur Minderung oder Vermeidung eines Risikos zu ergreifen. Diese Strategie wird typischerweise bei Risiken angewandt, die als weniger kritisch für das Projekt betrachtet werden.

Bei der passiven Akzeptanz werden keine vorbeugenden Schritte unternommen. Das Projektteam erkennt das Risiko an, entscheidet sich jedoch dafür, keine spezifischen Maßnahmen zu ergreifen, außer es zu überwachen und auf etwaige Auswirkungen zu reagieren, falls es eintritt.

Im Gegensatz dazu beinhaltet die aktive Akzeptanz die Einrichtung von Maßnahmen, die darauf vorbereiten, auf das Risiko zu reagieren, sollte es sich realisieren. Dazu gehört beispielsweise das Anlegen von finanziellen und zeitlichen Reserven, auch bekannt als Risikozuschläge. Diese Reserven dienen dazu, potenzielle Auswirkungen abzumildern, ohne dass das Risiko direkt angegangen wird.

Risiko-Eskalation

In manchen Situationen trifft das Projektteam auf Risiken, die außerhalb seines Einflussbereichs oder seiner Kompetenzen liegen. In diesen Fällen ist eine Eskalation erforderlich, d.h. das Risiko muss einer höheren Entscheidungsebene innerhalb der Organisation gemeldet werden, die besser zur Bewältigung des Risikos geeignet ist.

Die Kriterien für eine Eskalation sollten präzise im Risikomanagementplan festgelegt sein. Typischerweise sind für eine Eskalation der Projektsponsor oder ein Lenkungsausschuss die geeigneten Ansprechpartner, besonders bei Risiken, die potenziell die gesamte Organisation beeinflussen könnten, wie z.B. drohende vertragliche Strafen.

Ein klar definierter Eskalationsprozess stellt sicher, dass Risiken effektiv an die richtige Stelle weitergeleitet werden, um eine angemessene Reaktion und effektive Risikosteuerung zu gewährleisten.

Beispielhafte Risikobewältigungsstrategien

Im Rahmen unseres Fallbeispiels konzentrieren wir uns auf die Entwicklung von Maßnahmen für Risiken, die einen Kritikalitätswert von 25 oder höher aufweisen. Dies betrifft die folgenden identifizierten Risiken:

• Risiko Nummer 6: Mangelndes Engagement des Sponsors
• Risiko Nummer 1: Unklare funktionale Anforderungen
• Risiko Nummer 2: Unzuverlässigkeit des Anbieters für das Transaktionsverfolgungstool
• Risiko Nummer 3: Schwierigkeiten bei elektronischen Zahlungen in einigen Ländern

Risiko Nummer 6: Mangelndes Engagement des Sponsors

Um dem Risiko eines wenig involvierten Sponsors entgegenzuwirken, könnte der Projektmanager die Ernennung eines Stellvertreters vorschlagen. Diese Person würde den Sponsor in den täglichen Projektangelegenheiten vertreten und sicherstellen, dass eine gewisse Führung und Aufmerksamkeit dem Projekt gewidmet wird. Die Implementierung dieser Milderungsmaßnahme gewährleistet, dass trotz der zeitlichen Einschränkungen des Haupt-Sponsors eine kontinuierliche Unterstützung und Entscheidungsfindung für das Projekt gegeben ist.

Risiko Nummer 1: Unklare funktionale Anforderungen

Eine mögliche Reaktion auf das Risiko unklarer funktionaler Anforderungen ist der Übergang von einem prädiktiven zu einem inkrementellen Ansatz. Bei der Anwendung eines inkrementellen Ansatzes würden die Anforderungen für einige ausgewählte Funktionen zunächst festgelegt und in einer ersten Lösungsversion umgesetzt. Weitere Funktionen würden dann in späteren Phasen mit detaillierteren Anforderungen implementiert. Dieser Ansatz stellt eine Vermeidungsstrategie dar, da er eine Änderung des Projektmanagementplans von einer vollständigen Implementierung hin zu einer schrittweisen Auslieferung bewirkt. Im Gegensatz dazu würde das Beibehalten des prädiktiven Ansatzes, ergänzt durch zusätzliche Workshops zur präziseren Definition der Anforderungen der gesamten Lösung, als Milderungsstrategie fungieren. Hierbei wird versucht, das Risiko durch ein tieferes Verständnis und Klärung der Anforderungen zu reduzieren, ohne den grundsätzlichen Projektansatz zu ändern.

Risiko Nummer 2: Unzuverlässigkeit des Anbieters für das Transaktionsverfolgungstool

Das Projektmanagementteam erwägt verschiedene Strategien im Umgang mit der Unzuverlässigkeit des Anbieters.

• Vermeidungsstrategie: Eine Option ist der Wechsel des Anbieters, der das Risiko komplett eliminiert, indem die Ursache direkt angegangen wird. Diese Maßnahme würde das Problem an der Wurzel packen und eine dauerhafte Lösung bieten.
• Milderungsstrategie: Eine andere Herangehensweise ist die intensivierte Überwachung der Leistungen des aktuellen Anbieters. Durch frühzeitiges Erkennen und Adressieren potenzieller Probleme soll das Risiko minimiert werden.
• Übertragungsstrategie: Zusätzlich könnte eine Übertragungsstrategie angewendet werden, indem vertragliche Strafen für Verzögerungen festgelegt werden, um das finanzielle Risiko teilweise zurück an den Anbieter zu übertragen. Bei dieser Strategie ist es allerdings wichtig, die Realisierbarkeit und Durchsetzbarkeit solcher Vereinbarungen genau zu betrachten. Ähnlich den Herausforderungen bei der Inanspruchnahme von Versicherungsleistungen können vertragliche Strafen eigene Schwierigkeiten in Bezug auf die Durchsetzung und den Erhalt der Kompensationen mit sich bringen.

Risiko Nummer 3: Schwierigkeiten bei elektronischen Zahlungen in einigen Ländern

Um auf die Herausforderungen bei der Abwicklung elektronischer Zahlungen in bestimmten Ländern zu reagieren, könnte eine Übertragungsstrategie darin bestehen, Partnerschaften mit lokalen Finanzinstituten zu etablieren. Diese Institutionen könnten helfen, sogenannte “trianguläre Zahlungslösungen” anzubieten, die speziell auf die Bedürfnisse dieser Märkte zugeschnitten sind. Dies würde das Risiko auf die lokalen Partner übertragen, die besser mit den spezifischen regulatorischen und operativen Anforderungen in ihren Ländern vertraut sind.

Als alternative Vermeidungsstrategie könnte entschieden werden, auf elektronische Zahlungen in diesen Ländern ganz zu verzichten und stattdessen auf traditionelle manuelle Banküberweisungen zurückzugreifen. Dies würde das Risiko umgehen, indem die Notwendigkeit komplexer elektronischer Zahlungssysteme eliminiert und auf eine bewährte, wenn auch weniger effiziente Zahlungsmethode zurückgegriffen wird.

Für Risiken 4 und 5, die unterhalb einer Kritikalitätsschwelle von 25 liegen, bietet sich die Definition einer aktiven Akzeptanzstrategie an. Dies bedeutet, dass Zeit- und Geldreserven sowohl im Terminplan als auch im Budget eingeplant werden, um möglichen Unvorhersehbarkeiten proaktiv begegnen zu können. Diese Reserven dienen als Puffer, um auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können, ohne den Projektverlauf oder das Gesamtbudget zu gefährden.

Nach der Festlegung der Risikobewältigungsstrategien ergibt sich folgende Aktualisierung im Risikoregister. Die festgelegten Maßnahmen umfassen:

• Einen Stellvertreter für den Sponsor benennen, um dessen Engagement im Projekt zu gewährleisten.
• Workshops zur detaillierten Anforderungserhebung durchführen.
• Den Anbieter für das Werkzeug zur Zustandsverfolgung wechseln, um Zuverlässigkeit zu sichern.
• Einen Dienstleister für trianguläre Zahlungslösungen beauftragen, um elektronische Zahlungen in schwierigen Märkten zu erleichtern. Diese Lösungen ermöglichen die Abwicklung von Zahlungen über Drittparteien und bieten so eine Anpassung an lokale Gegebenheiten.
• Zeit- und Geldreserven (Risikozuschläge) im Terminplan und Budget bilden, um Risiken zu managen, die mit einer aktiven Akzeptanzstrategie gehandhabt werden.

Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das aktualisierte Risikoregister zu konsultieren..

(*) Mittlere Wahrscheinlichkeit: 3 = 31%-50% / Zeitliche Auswirkung (niedrig) 1-4 Wochen; 50% von 4 Wochen = 2 Wochen / Kostenauswirkung (niedrig) 10.000 € – 50.000 €; 50% von 50.000 € = 25.000 €.

(**) Hohe Wahrscheinlichkeit: 4 = 51%-70% / Zeitliche Auswirkung (sehr niedrig) 1 Woche x 70% = 0,7 Wochen, aufgerundet auf 1 Woche / Kostenauswirkung (niedrig) 10.000 € – 50.000 €; 50.000 € x 70% = 35.000 €.

Notfallplan

Für besonders kritische Risiken ist es ratsam, einen Ausweichplan, oft Plan B genannt, zu entwickeln, der aktiviert wird, falls das Risiko trotz der gewählten Bewältigungsstrategie zum Problem wird. Als Beispiel könnte, falls das Team sich entscheidet, den Anbieter für das Tracking-Tool unter Anwendung einer Milderungsstrategie beizubehalten, als Plan B die Vorauswahl eines potenziellen Ersatzanbieters dienen.

Sekundäre Risiken

Die Umsetzung spezifischer Risikobewältigungsstrategien kann zu neuen, sogenannten sekundären Risiken führen. Diese entstehen als Folge der ergriffenen Maßnahmen gegen das ursprüngliche Risiko. Ein alltägliches Beispiel hierfür ist der Versuch, der Routine in einer Beziehung zu entkommen, indem eine romantische Woche auf den Seychellen verbracht wird. Die Routine stellt in diesem Fall das primäre Risiko dar. Die Reaktion darauf könnte jedoch zu einem neuen finanziellen Risiko führen, falls die Kosten des Urlaubs die finanzielle Stabilität gefährden. Dieses finanzielle Risiko wäre dann ein sekundäres Risiko, das als direkte Konsequenz aus der Bewältigungsstrategie für das primäre Risiko entsteht.

Bis zu welchem Niveau ist es vernünftig, in eine Strategie zur Risikobewältigung zu investieren?

Bei der Investition in Risikobewältigungsstrategien ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis entscheidend. Die Kosten für Risikomanagementmaßnahmen sollten im Budget berücksichtigt werden, dabei muss jedoch eine finanzielle Obergrenze eingehalten werden: Die Ausgaben für eine Risikobewältigungsstrategie sollten nicht höher sein als der erwartete monetäre Wert des Risikos. Dieser Wert errechnet sich aus der Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos multipliziert mit den potenziellen Kosten seiner Auswirkungen.

Wenn die Kosten zur Bewältigung eines Risikos dessen erwarteten monetären Wert überschreiten, kann es sinnvoller sein, das Risiko zu akzeptieren und stattdessen eine finanzielle Reserve in Höhe dieses Wertes zu bilden.

Beispiel: Als Freelancer mit einem Jahreseinkommen von 100.000 € beträgt das Risiko, aufgrund gesundheitlicher Probleme ein Jahr lang kein Einkommen zu erzielen, 1%. Der erwartete monetäre Wert dieses Risikos ist daher 1.000 € (1% von 100.000 €). Wenn die Kosten für eine Versicherung, die dieses Risiko abdeckt, 2.000 € betragen, wäre es wirtschaftlicher, eine eigene Rücklage in Höhe von 1.000 € zu bilden.

Restrisiken

Es ist wichtig zu erkennen, dass auch nach der Anwendung von Milderungsstrategien ein Restrisiko bestehen bleibt. Restrisiken sind jene Risiken, die nach der Risikominderung noch verbleiben, da es selten möglich ist, die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen eines ursprünglichen Risikos vollständig zu eliminieren.

Daher ist es ratsam, Reserven nicht nur für bewusst akzeptierte Risiken einzuplanen, sondern auch für diese verbleibenden Restrisiken. Dies gewährleistet eine umfassende Vorsorge und trägt dazu bei, das Projekt auch vor unerwarteten Ereignissen zu schützen.

Aktualisierung des Projektmanagementplans

Nachdem die Risikobewältigungsstrategien definiert wurden, ist es unerlässlich, den Projektmanagementplan entsprechend zu aktualisieren, um die neuen Maßnahmen und Ansätze zu integrieren. Folgende Anpassungen sind erforderlich:

• Delegierten Sponsor gewinnen: Es ist entscheidend, einen Stellvertreter für den Sponsor zu finden, der das Projekt aktiv unterstützt und so ein starkes Sponsoring sicherstellt.
• Zusätzliche Workshops durchführen: Um die funktionalen Anforderungen zu präzisieren, sind weitere Workshops erforderlich. Dies erfordert die Einführung eines neuen Arbeitspakets, das Zeit- und Kostenpläne beeinflussen kann.
• Neuen Anbieter für das Transaktions-Tracking wählen: Ein zuverlässiger neuer Anbieter für das Tracking-System muss gefunden und beauftragt werden.
• Trianguläre Zahlungslösungen für spezifische Märkte einführen: Bei der Auswahl eines Anbieters für trianguläre Zahlungslösungen ist sorgfältige Prüfung geboten. Es ist wichtig, die potenziellen Transaktionsgebühren zu berücksichtigen und wie diese das Geschäftsmodell und den Cashflow beeinflussen könnten.

Um in den Projektmanagementplan aufgenommen zu werden, müssen diese ausgewählten Risikobewältigungsstrategien als Arbeitspakete definiert werden.

Unbekannte Risiken

Neben den bereits identifizierten Risiken gibt es auch unbekannte Risiken. Diese sind jene negativen Ereignisse, die während der Risikoanalysephase unentdeckt bleiben. Für den Umgang mit solchen unvorhergesehenen Risiken wird eine Managementreserve vorgehalten.

Managementreserve

Die Managementreserve stellt einen speziellen Teil des Projektbudgets oder Terminplans dar, der nicht im festgelegten Projektbasisplan enthalten ist. Sie liegt außerhalb der direkten Kontrolle des Projektmanagers und ist nicht für die Fortschrittsmessung vorgesehen. Ihre Hauptfunktion ist es, unerwartete Aufgaben zu finanzieren, die innerhalb des Projektumfangs auftreten, aber nicht im Voraus geplant werden konnten.

Die Verantwortung für die Verwaltung dieser Reserve trägt der Projektsponsor, nicht der Projektmanager. Dies macht eine enge Abstimmung mit dem Sponsor besonders wichtig, um effektiv auf unvorhersehbare Ereignisse und Herausforderungen reagieren zu können, die über die ursprüngliche Projektplanung hinausgehen.

Verantwortlicher für jedes Risiko

Ein wesentlicher Schritt im Abschluss des Risikomanagementprozesses ist die Zuweisung einer verantwortlichen Person für jedes identifizierte Risiko. Diese Person, im Risikoregister namentlich als Risikobeauftragter (oder Risikoeigner) verzeichnet, übernimmt folgende Hauptaufgaben:

• Überwachung des Risikos: Die fortlaufende Beobachtung des Risikostatus und der Risikoentwicklung.
• Umsetzung der Risikobewältigungsstrategie: Die Durchführung der geplanten Maßnahmen zur Risikominimierung oder -vermeidung.
• Kontrolle der Strategieeffektivität: Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Risikobewältigungsmaßnahmen, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen.

Der Risikobeauftragte trägt somit die fortlaufende Verantwortung für das Management des ihm zugewiesenen Risikos während des gesamten Projektverlaufs.

Schwelle zur Auslösung eines Notfallplans

Im fortgeschrittenen Risikomanagement wird oft ein quantifizierbarer Schwellenwert festgelegt, der kontinuierlich überwacht wird. Wird dieser Wert von einem Risiko überschritten, aktiviert sich automatisch der vorab definierte Notfallplan. Diese Methode bietet eine präzise und objektive Möglichkeit, Risiken zu handhaben, indem sie klare Richtlinien vorgibt, wann einzugreifen ist.

Beispiele:

• In der Entwicklungsphase eines Softwareprojekts: Überschreitet die Fehlerquote im Code 5%, wird das Entwicklungsteam um einen Qualitätsexperten erweitert.
• Bei der Planung eines Events: Übersteigt die Regenwahrscheinlichkeit drei Tage vor dem Event 60%, wird sofort der Ausfallplan B in Kraft gesetzt.

Lassen Sie uns die Kernpunkte im Risikomanagement wie folgt zusammenfassen:

• Die gängigen Strategien zur Risikobewältigung umfassen Vermeidung, Milderung, Übertragung und Akzeptanz.
• Die Reaktion auf ein Risiko kann ein neues, sogenanntes sekundäres Risiko hervorbringen.
• Nach der Milderung eines Risikos verbleibt oft ein Restrisiko. Die eingeplanten Reserven (Risikozuschläge in Zeit und Budget) sollten sowohl für akzeptierte Risiken als auch für Restrisiken vorgesehen werden.
• Nach der Festlegung von Risikobewältigungsstrategien ist eine Aktualisierung des Projektmanagementplans notwendig. Dies beinhaltet die Definition und Planung neuer Arbeitspakete, die sich aus den Strategien ergeben, einschließlich ihrer Kosten, Aufwände und Dauer.
• Zusätzlich können durch die Umsetzung von Risikobewältigungsstrategien Anpassungen in anderen Bereichen des Projektmanagementplans erforderlich sein, wie etwa in der Kommunikation, Qualitätssicherung und Beschaffung.