2.7.2 Risiken identifizieren

Risiken identifizieren

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine praxisorientierte Anleitung zur effizienten Identifikation von Risiken. Bei kleineren Projekten, die sich durch kurze Laufzeiten, einen begrenzten Umfang und wenige Stakeholder auszeichnen, ist die Anzahl der Risiken üblicherweise geringer. In solchen Fällen kann der Projektmanager schnell offensichtliche Risiken identifizieren und gezielte Maßnahmen gegen die kritischsten Risiken ergreifen. Zudem wird ein allgemeiner Risikopuffer für unerwartete Ereignisse eingeplant. Bei größeren Projekten, die eine tiefergehende Analyse erfordern, werden Sie im Folgenden detailliertere Anleitungen finden.

Ein wirksamer Startpunkt für die Risikoidentifikation ist die frühzeitige Einbeziehung des gesamten Projektteams. Besonders wertvoll ist dabei die Mitwirkung des Projekt-Sponsors. Sein Verständnis des organisatorischen Kontexts des Projekts ermöglicht eine breitere Perspektive. Der Sponsor kann entscheidend dazu beitragen, die Vorgehensweise zu verfeinern und mögliche Hindernisse zu vermeiden, die aus seiner Sicht vielleicht offensichtlicher sind als aus der des Projektmanagers oder der anderen Teammitglieder.

Die Risikobewertung umfasst zwei wesentliche Schritte. Im ersten Schritt geht es darum, die inhärenten Risiken zu adressieren. Diese Risiken ergeben sich aus den grundlegenden Eigenschaften des Projekts und hängen nicht von dessen spezifischen Liefergegenständen ab. Sie können oft durch eine Liste generischer Risiken oder durch Risikokategorien identifiziert werden. Optimal ist die Verwendung einer organisatorischen Checkliste, die auf den Lernerfahrungen aus früheren Projekten aufbaut, um eine umfassende Identifikation sicherzustellen, wie bereits bei der Besprechung der Risikoplanung erwähnt.

Nachdem die inhärenten Risiken betrachtet wurden, ist es wichtig, die spezifischen Risiken Ihres Projekts zu erkennen. Diese Risiken sind einzigartig und lassen sich nicht vollständig durch allgemeine Listen abdecken. Beispiele hierfür könnten das Insolvenzrisiko eines Schlüssellieferanten oder wetterbedingte Probleme zu bestimmten Zeiten an spezifischen Orten sein. Auch das Auffinden von Ressourcen mit den benötigten speziellen Fähigkeiten kann ein Risiko darstellen.

Die Einbindung wichtiger Stakeholder in gemeinsame Besprechungen stellt die effektivste Methode zur Risikoidentifikation dar. Dabei sollten die Werkzeuge und Methoden angewandt werden, die bei der Risikoplanung entwickelt wurden. Abhängig von Umfang und Komplexität des Projekts kann dies eine oder mehrere Besprechungen erfordern.

Es ist empfehlenswert, die identifizierten Risiken thematisch zu gruppieren, bevor sie ins Risikoregister eingetragen werden. Zur Veranschaulichung dient unser Projekt, das darauf abzielt, die Transaktionstransparenz mittels einer Onlinelösung zu erhöhen. In diesem Rahmen berücksichtigen wir Liefergegenstände aus dem Projektstrukturplan sowie die vorläufigen Entwürfe der Basispläne für Termine und Kosten, die derzeit erarbeitet werden.

Betrachten wir als Beispiel die folgenden Arbeitspakete für die Entwicklung der Lösung:

• Funktionsspezifikationen für das gesamte Lösungsset
• Benutzeroberfläche
• Arbeitsabläufe
• Werkzeug zur Zustandsverfolgung
• Elektronische Zahlungen
• Onlinehilfe
• Schulungssitzungen

In den Brainstorming-Sitzungen zur Risikoidentifizierung wurden folgende Risiken erkannt:

• Funktionale Anforderungen: Es bestehen Unsicherheiten hinsichtlich der Robustheit der funktionalen Anforderungen für die Gesamtlösung.
• Werkzeug zur Zustandsverfolgung von Transaktionen: Der ausgewählte Anbieter ist im Land Z ansässig. Trotz seines attraktiven Preises und der professionellen Erscheinung sowie Sprachkenntnisse des Vertriebsmitarbeiters ist sein Ruf uns unbekannt, was eine detaillierte Überprüfung erforderlich macht.
• Elektronische Zahlungen: In Region X könnten strenge Genehmigungsprozesse die Abwicklung elektronischer Zahlungen in starken Währungen erschweren oder verhindern, was besonders relevant ist, da dort viele unserer Kunden ansässig sind.
• Onlinehilfe: Die aktuelle Inhalts- und Umfangsdefinition geht davon aus, dass die Onlinehilfe ausschließlich auf Englisch verfügbar sein wird. Es gibt jedoch Anzeichen dafür, dass die Verkaufsabteilung ebenfalls Versionen in Französisch, Spanisch, Deutsch und Arabisch anfordern wird.
• Schulungssitzungen: Die für die Standorte A, B und C budgetierten Reisekosten könnten sich als zu niedrig erweisen.
• Sponsor: Die Verfügbarkeit und Aufmerksamkeit des Projektsponsors könnten durch seine Beteiligung an anderen Projekten beeinträchtigt sein.

Der nächste Schritt besteht darin, die identifizierten Risiken ins Risikoregister einzutragen. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das Risikoregister zu konsultieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Risikoidentifizierung einen teamorientierten Ansatz verlangt, wobei die Einbindung des Sponsors von zentraler Bedeutung ist. Der Prozess unterteilt sich in zwei Hauptphasen: erstens die Erkennung generischer Risiken, die typisch für diesen Projekttyp sind, und zweitens die Identifizierung der spezifischen Risiken des eigenen Projekts. Nach ihrer Identifizierung werden die Risiken im Risikoregister verzeichnet, um sie späteren Analysen und Managementmaßnahmen zugänglich zu machen. Es ist anzumerken, dass mit wachsender Größe und Komplexität des Projekts ein formellerer Ansatz im Risikomanagement zu empfehlen ist.