2.7.1 Risikomanagement planen

Risikomanagement planen

Dieser Abschnitt widmet sich dem Einstieg in das Risikomanagement, welcher mit dessen sorgfältiger Vorbereitung einhergeht.

Nachdem bereits erhebliche Anstrengungen in die Planung Ihres Projekts geflossen sind, stellt die Identifikation potenzieller Risiken, die die fristgerechte Lieferung im vereinbarten Umfang und Qualitätsniveau sowie innerhalb des Budgetrahmens gefährden könnten, einen wesentlichen Bestandteil dieser Planungsphase dar. Ziel ist es, solche Szenarien zu vermeiden.

Was verstehen wir unter Risiko?

Ein Risiko ist eine potenzielle Bedrohung, die sich zu einem zukünftigen Problem entwickeln könnte, auch wenn sie derzeit noch nicht aufgetreten ist. Es handelt sich um mögliche zukünftige Ereignisse oder Zustände, die negative Auswirkungen auf das Projekt haben könnten, wobei stets eine gewisse Unsicherheit über ihr Eintreten besteht.

Es ist wesentlich, zwischen einem Risiko und einem Problem zu unterscheiden:

• Ein Problem ist ein bereits eingetretenes negatives Ereignis, das einer Lösung bedarf.
• Ein Risiko hingegen ist ein potenzielles negatives Ereignis, das noch nicht eingetreten ist, aber eintreten könnte und somit die Erreichung der Projektziele beeinträchtigen würde.

Es ist ebenfalls wichtig, einen Aspekt des Risikomanagements hervorzuheben, der sich mit sogenannten positiven Risiken befasst, die wir vorzugsweise als Chancen betrachten. Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit des Eintritts dieser Chancen zu erhöhen, um sie zu unserem Vorteil zu nutzen. In diesem Abschnitt liegt unser Fokus jedoch auf den negativen Risiken, die wir als Bedrohungen identifizieren.

Das Risikomanagement, oder Bedrohungsmanagement, umfasst die folgenden Schritte:

1. Zunächst erfolgt die Vorbereitung des Risikomanagements. Dieser Schritt wird durch die Erstellung eines Risikomanagementplans durchgeführt, der in diesem Abschnitt ausführlich erklärt wird.
2. Als nächstes identifizieren wir die Risiken. Hier stellt sich die Frage: Welche Risiken könnten mein Projekt beeinflussen?
3. Nach der Identifizierung der Risiken folgt deren Analyse. In dieser Phase wird die Frage beantwortet: Welche dieser identifizierten Risiken sind am kritischsten und wie groß ist ihr kombinierter Einfluss auf die Projektziele?
4. Der vierte Schritt besteht darin, Antworten auf die im vorherigen Schritt identifizierten Risiken zu entwickeln. In dieser Phase wird festgelegt, welche Maßnahmen ergriffen werden, um die Auftreten von Bedrohungen zu vermeiden oder ihre Wahrscheinlichkeit oder ihren Einfluss zu minimieren.
5. Danach werden diese Antworten als Teil der Projektdurchführung umgesetzt.
6. Schließlich wird das Risikomanagement regelmäßig als Teil der Überwachung und Kontrolle der Projektausführung durchgeführt. Ein günstiger Zeitpunkt für die Durchführung dieses Managements ist zu Beginn einer neuen Projektphase. Der Zweck dieser Risikokontrolle besteht darin, neue Risiken zu erkennen und die Wirksamkeit der entworfenen und umgesetzten Antworten zu überprüfen und anzupassen.

Die Planung des Risikomanagements setzt die Erstellung oder Bereitstellung von drei essenziellen Elementen voraus, die für die Identifizierung und Analyse von Risiken unerlässlich sind:

• Risikoregister: Ein zentrales Dokument oder System zur Erfassung und Verfolgung aller identifizierten Risiken.
• Liste generischer Risiken oder Risikokategorien: Eine Übersicht über häufige Risiken, die in Projekten auftreten können, unterteilt in Kategorien, um die Identifizierung spezifischer Risiken zu erleichtern.
• Definition von Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen: Ein Rahmenwerk, das Ihrem Team hilft, die Risiken konsistent zu bewerten, indem es klare Parameter für die Bewertung von Wahrscheinlichkeiten des Eintretens und von potenziellen Auswirkungen auf das Projekt vorgibt.

Diese Elemente bilden die Grundlage für ein systematisches Risikomanagement und ermöglichen eine strukturierte Herangehensweise bei der Bewältigung von Projektunsicherheiten.

Im Folgenden wird eine generische Liste von Risiken oder Risikokategorien präsentiert:

RisikenRisiken

Die Anwendung generischer Risikokategorien erleichtert es dem Projektteam, häufig auftretende Risiken, die spezifisch für die Art des Projekts sind, systematisch zu identifizieren. Diese methodische Herangehensweise ist wesentlich effizienter als ein unstrukturiertes Brainstorming. Durch die Analyse von Erfahrungen aus früheren Projekten kann Ihre Organisation wertvolles Wissen über häufige Stolpersteine sammeln. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung und Verfeinerung der Liste generischer Risiken, um sie noch besser auf das aktuelle Projekt abzustimmen.

Das zweite wesentliche Element im Risikomanagement ist das Risikoregister, das üblicherweise als Tabelle strukturiert ist. Es dient als zentrale Sammelstelle, in der alle identifizierten Risiken erfasst werden. Dieses Register kann als physisches Dokument, digitale Datei oder Datenbankeintrag gestaltet sein. Das Ziel ist es, einen strukturierten Überblick zu bieten, in dem Risiken nicht nur festgehalten, sondern auch fortlaufend mit zusätzlichen Informationen angereichert werden können, die während der Risikoanalyse und beim Entwickeln von Bewältigungsstrategien entstehen.

Ein Beispiel für das anfängliche Layout eines Risikoregisters könnte wie folgt aussehen:

Die präzise Festlegung von Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen ist entscheidend, um eine konsistente Risikobewertung im Team zu gewährleisten. Dieser Ansatz zielt darauf ab, den Einfluss subjektiver Einschätzungen in Diskussionen zu minimieren. So stellt sich beispielsweise die Frage, ob eine Budgetüberschreitung von 10.000 € schwerwiegender ist als eine Verzögerung von zwei Wochen. Zur Veranschaulichung und Unterstützung bei der Bewertung kann eine Matrix dienen, die Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen in Bezug auf die Projektziele kategorisiert.

Ein mögliches Format für eine solche Matrix könnte wie folgt aussehen:

Die Festlegung von Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsdefinitionen ist stark abhängig von der Risikotoleranz Ihrer Organisation und den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts. Beispielsweise kann in einem zeitkritischen Projekt eine Verzögerung von einem Monat als besonders gravierend eingestuft werden, wohingegen in kostenorientierten oder kleineren Projekten ein finanzieller Verlust von 200.000 Euro als äußerst bedeutsam betrachtet werden könnte. Diese Bewertungsskalen müssen individuell für jedes Projekt angepasst und festgelegt werden, wobei bereits bestehende Richtlinien Ihrer Organisation als Orientierungshilfe dienen können.

Zusammenfassend ist es von entscheidender Bedeutung, sich auf die Identifikation und Analyse von Risiken vorzubereiten, indem folgende Elemente erstellt werden:

• Ein Risikoregister: Dient als zentrales Instrument zur Dokumentation aller identifizierten negativen Ereignisse.
• Eine Liste generischer Risiken oder Risikokategorien: Unterstützt das Team bei der systematischen Erkennung typischer negativer Ereignisse, die das Projekt beeinträchtigen könnten.
• Definitionen für verschiedene Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsebenen: Ermöglichen eine konsistente Bewertung der identifizierten Risiken.

Mit diesen Instrumenten kann Ihr Team beginnen, potenzielle negative Ereignisse zu identifizieren und zu klassifizieren, die ein Hindernis für das Erreichen der Projektziele darstellen könnten.