2.5.7 Entwicklung des Terminbasisplans

Entwicklung des Terminbasisplans hin zum Projektterminplan

Dieser Abschnitt beschreibt den Prozess der Entwicklung des Terminbasisplans in sechs Schritten.

Schritt 1: Definieren der Aktivitäten

Die Erstellung eines Terminplans beginnt mit der Ausarbeitung des Projektstrukturplans, in dem das Team die zu erledigenden Arbeiten bis hin zu den Arbeitspaketen festlegt. Anschließend gilt es, jedes Arbeitspaket in die spezifischen Aktivitäten aufzuteilen, die zur Fertigstellung der darin enthaltenen Liefergegenstände notwendig sind.

Bei umfangreichen Projekten oder wenn der Projektmanager eine eher zusammengefasste Sichtweise bevorzugt, kann die Detaillierung der Arbeitspakete in einzelne Aktivitäten den jeweiligen Arbeitspaketleitern überlassen werden. In solchen Fällen beschränkt sich der Projektterminplan auf die Darstellung der Arbeitspakete, wobei jedes Paket einem zuständigen Leiter oder Verantwortlichen zugewiesen wird.

Für kleinere Projekte oder wenn der Projektmanager eine detailliertere Kontrolle über die Arbeiten bevorzugt, können die einzelnen Aktivitäten innerhalb der Arbeitspakete direkt im allgemeinen Projektterminplan dargestellt werden. Der Plan zur Steuerung des Terminplans, der später im Zusammenhang mit Hilfsplänen besprochen wird, legt das erforderliche Detaillierungsniveau für die Erstellung des Terminplans fest. In den nachfolgenden Ausführungen wird davon ausgegangen, dass der Projektterminplan die einzelnen Aktivitäten umfasst, die zu den Arbeitspaketen gehören. Diese Methodik lässt sich jedoch ebenso anwenden, wenn das Detailniveau auf Arbeitspaketebene beibehalten wird.

Bevor mit der zeitlichen Planung der Arbeiten begonnen wird, ist es essentiell, die zu erledigenden Arbeiten klar zu identifizieren. Dies geschieht üblicherweise anhand des Projektstrukturplans oder, bei Anwendung agiler Methoden, mithilfe eines Produkt-Backlogs. Unabhängig davon, ob ein prädiktiver oder ein agiler Ansatz verfolgt wird, besteht stets die Möglichkeit, dass im Verlauf des Projekts zusätzliche

Arbeiten notwendig werden. Um solche Eventualitäten abzudecken, ist es wichtig, einen angemessenen Risikozuschlag einzuplanen.

Die Bestimmung der für die Erstellung der in einem Arbeitspaket definierten Liefergegenstände erforderlichen Aktivitäten gelingt am effektivsten in Kooperation mit einem Team von Fachexperten. Brainstorming-Sitzungen sind hierbei ein bewährtes Mittel. Diese Experten verfügen über das notwendige Wissen, um festzulegen, welche Schritte in welcher Reihenfolge unternommen werden müssen, um jedes Lieferobjekt erfolgreich zu erstellen.

Für ein praktisches Beispiel der Unterteilung eines Arbeitspakets in Aktivitäten können Sie sich den Abschnitt zur Definition von Arbeitspaketen ansehen, der anhand eines Fallbeispiels einer Online-Lösung zur Überwachung des Status von Transaktionen illustriert wird.

Schritt 2: Sequenzieren der Aktivitäten

Nachdem die erforderlichen Aktivitäten zur Erstellung der Liefergegenstände definiert wurden, ist der nächste Schritt, diese Aktivitäten in eine logische Reihenfolge zu bringen. Dies beinhaltet das Festlegen von Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und die Dokumentation dieser Beziehungen im Projektterminplan.

Die am häufigsten vorkommende Beziehung ist die Ende-zu-Beginn-Verbindung. Diese besagt, dass eine Aktivität nicht starten kann, bevor die vorherige abgeschlossen ist. Ein praktisches Beispiel hierfür ist, dass eine Wand fertig gebaut sein muss, bevor mit dem Streichen begonnen werden kann.

Neben der Ende-zu-Beginn-Verbindung gibt es auch andere Beziehungstypen, wie die Beginn-zu-Beginn-Verbindung. Diese legt fest, dass der Beginn einer Aktivität mit dem Start einer anderen verknüpft ist. Eine weitere Beziehungsart ist die Ende-zu-Ende-Verbindung, bei der der Abschluss zweier Aktivitäten miteinander verbunden ist. Sie müssen nicht gleichzeitig enden, aber ihr Abschluss ist voneinander abhängig. Zum Beispiel könnte es erforderlich sein, dass Aktivität A zwei Wochen vor Aktivität B abgeschlossen wird.

Schritt 3: Abschätzen der für die Aktivitäten benötigten Ressourcen

Der dritte Schritt im Prozess ist die Bestimmung der benötigten Ressourcenarten und -mengen für die im Terminplan aufgeführten Aktivitäten. Diese Ressourcen umfassen sowohl menschliche als auch materielle Ressourcen wie Ausrüstung und Materialien, die für die Durchführung jeder Aktivität oder jedes Arbeitspakets erforderlich sind.

Nach der anfänglichen Zuweisung dieser Ressourcen und der darauffolgenden Schätzung der Aktivitätsdauern kann es notwendig werden, zu diesem Schritt zurückzukehren und die Ressourcenzuweisungen anzupassen, falls die ursprünglich geschätzten Zeiträume nicht realistisch sind. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Arbeitsarten durch zusätzliche Ressourcen beschleunigt werden können.

Die Ressourcenschätzung ist eng mit der Kostenschätzung verbunden. Beispielsweise muss ein Bauprojektteam die lokalen Bauvorschriften kennen. Fehlt dem Team die Erfahrung mit speziellen Bautechniken, könnte es erforderlich sein, zusätzliche Kosten für spezialisierte Berater einzuplanen. Ähnlich könnte ein Automobildesign-Team, das sich mit modernen Montagetechniken auseinandersetzen muss, einen externen Experten hinzuziehen oder Teammitglieder zu spezifischen Schulungen entsenden.

Schritt 4: Schätzen der Dauer der Aktivitäten

Nach der Zuweisung der Ressourcen besteht der nächste Schritt darin, für jedes Element im Terminplan die Dauer zu schätzen, die mit den zugewiesenen Ressourcen benötigt wird. Die Dauer bezieht sich auf die Anzahl der Arbeitsperioden, die nötig sind, um eine Aufgabe abzuschließen. Je nach Projektumfang kann die Dauer in Tagen, Wochen oder Monaten angegeben werden.

Bei aufwandsabhängigen Tätigkeiten lässt sich die Dauer durch die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen potenziell verkürzen. Ein Beispiel hierfür wäre, dass das Interviewen von 100 Personen weniger Zeit beansprucht, wenn 5 Interviewer parallel eingesetzt werden, im Vergleich zu nur einem Interviewer.

Jedoch gibt es auch Tätigkeiten, deren Dauer nicht direkt vom Aufwand abhängt. In solchen Fällen führt die Zuweisung weiterer Ressourcen nicht zu einer Verkürzung der Dauer. Ein Beispiel hierfür wäre der Transport eines Gegenstands per Schiff, der unabhängig von der Anzahl der beauftragten Spediteure 20 Tage dauert.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass Teammitglieder möglicherweise nicht zu 100% für das Projekt verfügbar sind und selbst bei Vollzeitarbeit niemand durchgehend zu 100% produktiv ist. Erfahrene Projektmanager kalkulieren daher mit einer durchschnittlichen Produktivität von etwa 70% in effizienten Arbeitsumgebungen. Das bedeutet, dass eine Tätigkeit, die auf 40 Stunden geschätzt wird, tatsächlich eine Dauer von 57 Stunden benötigt. Diese Zahl ergibt sich, wenn man die geschätzten 40 Stunden durch den Produktivitätsfaktor 0,7 teilt. Umgerechnet auf eine 8-Stunden-Arbeitstag entspricht dies etwa 7 Arbeitstagen – im Gegensatz zu den 5 Tagen, die man bei einer 40-Stunden-Woche erwarten könnte.

Zudem können externe Faktoren wie Feiertage, Urlaube oder Krankheitstage sowie das Auftreten anderer prioritärer Aufgaben die tatsächliche Dauer weiter verlängern. In einigen Fällen kann eine Aufgabe, die ursprünglich auf 7 Arbeitstage geschätzt wurde, tatsächlich bis zu drei Wochen in Anspruch nehmen. Diese realistische Betrachtung der Produktivität, die in manchen Umgebungen sogar unter 50% liegen kann, ist weitaus praktikabler als die unrealistische Annahme einer 100% Produktivität. Wenn frühere Projekte regelmäßig deutlich länger dauerten als ursprünglich geplant, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass die tatsächliche Produktivitätsrate geringer ist als angenommen, was eine Anpassung der Planung an die realen Gegebenheiten erfordert.

Schritt 5: Modellierung eines Terminplans

Nachdem alle Arbeitspakete verknüpft, die notwendigen Ressourcen zugewiesen und die Dauern der einzelnen Aktivitäten geschätzt wurden, ist es möglich, eine erste Version des Terminplans zu erstellen. Der folgende Schritt beinhaltet die Analyse und Modellierung dieses Terminplans. Dabei kann es vorkommen, dass bestimmten Ressourcen in manchen Wochen zu viele und in anderen zu wenige Stunden zugewiesen sind.

Um solche Fälle von Über- oder Unterlastung zu lösen, kommt der “Ressourcenausgleich” zum Einsatz. Dieser ist erforderlich, wenn dieselben Ressourcen gleichzeitig für zwei Aktivitäten eingeplant sind, was zu einer Überbeanspruchung führen kann. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn eine Person in einer Woche gleichzeitig in Vollzeit an zwei verschiedenen Aktivitäten arbeiten soll, was praktisch nicht umsetzbar ist.

Um dieses Problem zu beheben, könnte entweder die Dauer einer der Aktivitäten verlängert oder die überlastete Ressource durch eine verfügbare ersetzt werden. Als Ressource kann hierbei sowohl Personal, Ausrüstung als auch ein Raum in Betracht gezogen werden.

Nachdem die Ressourcen ausgeglichen wurden, liegt ein erster Entwurf des Terminplans vor. Dieser Entwurf muss nun daraufhin überprüft werden, ob er mit den zu Projektbeginn festgelegten zeitlichen Einschränkungen übereinstimmt. Bei Vorliegen fester Fristen, wie beispielsweise einer internationalen Messe im September, und sollte der Terminplan einen Projektabschluss im November vorsehen, ist eine Überarbeitung des Terminplans unausweichlich.

Um den Terminplan anzupassen, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, darunter die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen, die Anordnung von Überstunden oder eine erneute Überprüfung der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten. Es ist möglich, dass einige Aktivitäten, die zunächst als sequenziell geplant waren, parallel durchgeführt werden können, was eine erhebliche Verkürzung der Projektlaufzeit ermöglichen würde, ohne Überstunden in Anspruch zu nehmen.

Sollten diese Maßnahmen nicht ausreichen, bleibt als letzte, wenn auch suboptimale Lösung, Teile der im Projektstrukturplan definierten Arbeiten zu streichen, insbesondere wenn die zeitlichen Einschränkungen den Projektumfang überwiegen und sich das Problem der Projektdauer nicht anders lösen lässt.

Es ist wichtig, am Ende eine solide Projektdauerschätzung vorliegen zu haben, idealerweise mit einer Zuversicht von 85%, was einen Puffer für Unvorhergesehenes von 15% einschließt. Bedenken Sie, dass Stakeholder, insbesondere einflussreiche, Ihre Schätzungen hinterfragen könnten. Sollten Sie Ihre Schätzungen nicht überzeugend verteidigen können, ist es ratsam, zusätzliche Zeit in die Verbesserung der Schätzungen zu investieren, um eine sichere Grundlage zu schaffen.

Schritt 6: Meilensteine und Phasen festlegen

Nun überprüfen wir den Entwurf des Terminplans, um festzustellen, bis wann die wesentlichen Liefergegenstände fertiggestellt sein sollten. Wir kennzeichnen diese Schlüsselmomente als Meilensteine. Meilensteine sind markante Punkte ohne eigene Dauer, die den Abschluss wichtiger Liefergegenstände symbolisieren und insbesondere für das Management von Bedeutung sind. In einem Zusammenfassungsbericht, der üblicherweise für Lenkungsausschüsse vorgesehen ist und lediglich die Meilensteine auflistet, lässt sich auf einen Blick erkennen, ob das Projekt im Terminplan liegt, Verzögerungen aufweist oder sogar vor dem Terminplan ist, ohne dass die Details jedes Arbeitspakets betrachtet werden müssen.

Außerdem planen wir Projektreviews zu den Zeitpunkten, an denen wesentliche Meilensteine erreicht werden, etwa am Ende von Projektphasen. Diese Überprüfungen werden als Revisionen an Phasenübergängen bezeichnet; ihre genauere Betrachtung erfolgt im Abschnitt über Controlling der Phasenübergänge als Teil der Unit über Projektcontrolling.

Der aktuelle Terminplanentwurf dient als vorläufige Version. Es ist zu beachten, dass dieser Entwurf noch nicht die endgültige Fassung darstellt.

Weitere Elemente wie Risikomanagementstrategien, Kommunikationspläne, Qualitätsmanagementmaßnahmen und Teambuildingaktivitäten müssen noch integriert werden. Der Projektablaufplan wird also schrittweise erweitert, indem Managementaktivitäten den Produktentwicklungsaktivitäten hinzugefügt werden. Erst nach der Genehmigung der vollständig integrierten Version des Terminplans erhalten wir den endgültigen Terminbasisplan.

Agile Überlegungen zur Erstellung des Terminplans

In agilen Projekten kommen andere Begriffe und Methoden zum Einsatz. Statt eines Projektstrukturplans spricht man von einem Produktbacklog; Iterationen oder Sprints ersetzen die klassischen Meilensteine und Phasen. Die Schätzung basiert manchmal auf Story Points und man verwendet häufig relative Größen für die Aufwandsschätzungen. Zudem liegt der Fokus auf der Priorisierung von Backlogelementen, anstatt auf einer fortschreitenden detaillierten Aufschlüsselung des Projektstrukturplans wie in der traditionellen Wellenplanung.

Agile Teams verzichten in der Regel darauf, eine Gesamtdauer des Projekts zu schätzen, da sie einen flexiblen Ansatz verfolgen. Dennoch kann es vorkommen, dass der Produktverantwortlicher oder andere Schlüsselstakeholder einen konkreten Fertigstellungstermin erwarten, zumindest für die initial definierten Anforderungen. Um solchen Anforderungen gerecht zu werden, könnten agile Teams folgenden Prozess anwenden:

1. Liste der Anforderungen und Funktionen erstellen: Das Projektteam und der Produktverantwortlicher arbeiten zusammen, um die Produktanforderungen und -funktionen zu definieren. Diese werden in einem Backlog erfasst, das alle ausstehenden Arbeiten umfasst.
2. Priorisierung der Backlogelemente: Der Produktverantwortlicher ordnet die Elemente im Backlog nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit.
3. Aufwandsschätzung: Das Team bewertet den erforderlichen Aufwand für jedes Backlogelement, wobei die Maßeinheit verwendet wird, die vom Team bevorzugt und vom Produktverantwortlichen akzeptiert ist, wie z.B. Story Points, relative Größen oder Arbeitsstunden.
4. Anzahl der Iterationen festlegen: Basierend auf einer groben Schätzung der Arbeitsmenge, die in einer Iteration abgeschlossen werden kann (bekannt als “Teamgeschwindigkeit”), bestimmt das Team die benötigte Anzahl von Iterationen, um den initialen Satz von Anforderungen oder Funktionen zu erfüllen. Eine Iteration ist ein definierter Zeitrahmen (üblicherweise zwischen einer und vier Wochen), in dem ein Set von priorisierten Funktionen entwickelt und ausgeliefert wird. Während der Planung einer Iteration nimmt das Team die obersten priorisierten Backlogelemente, die vom Produktverantwortlichen festgelegt wurden, in Angriff.
5. Überwachung und Anpassung: Das Team überwacht den Fortschritt jeder Iteration und passt die verbleibende Arbeit entsprechend an, basierend auf neuen Anforderungen und den Erfahrungen mit der tatsächlichen Teamgeschwindigkeit. In den Backlog-Verfeinerungsbesprechungen werden die verbleibenden Backlogelemente überprüft, detaillierter aufgeschlüsselt, neu geschätzt und aktualisiert, um die Planung für die nächste Iteration zu verfeinern. Änderungen in Anforderungen und Prioritäten führen zu einer fortlaufenden Anpassung des Terminplans.

Abschließende Bemerkungen zu Planungswerkzeugen

Für die effektive Erstellung und Steuerung Ihres Projektterminplans ist der Einsatz einer Projektmanagementsoftware oft unerlässlich. Der Markt bietet eine Vielzahl an Tools, darunter bekannte Lösungen wie Microsoft Project, Oracle Primavera, Liquid Planner und Smartsheet. Einige Projektteams setzen auch auf angepasste Excel-Tabellen mit Makros, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Es empfiehlt sich, eine gründliche Recherche durchzuführen, um eine passende Software zur Steuerung der Termine zu finden, die sowohl zu Ihren spezifischen Anforderungen als auch zu Ihrem Budget passt.

Zusammenfassung der Schritte zur Erstellung eines Projektterminplans:

1. Aktivitäten definieren: Ermitteln Sie die spezifischen Aufgaben, die für das Projekt erforderlich sind.
2. Aktivitäten sequenzieren: Ordnen Sie die Aktivitäten in logischer Reihenfolge an und definieren Sie ihre Abhängigkeiten.
3. Ressourcen schätzen: Bestimmen Sie die notwendigen Ressourcen für jede Aktivität.
4. Dauer schätzen: Schätzen Sie, wie lange jede Aktivität dauern wird.
5. Terminplan modellieren: Erstellen Sie auf Basis der vorherigen Schritte einen ersten Entwurf des Terminplans.
6. Meilensteine und Phasen festlegen: Bestimmen Sie wichtige Meilensteine und unterteilen Sie das Projekt in Phasen.

Für agile Projekte mit festem Enddatum könnte der Prozess folgendermaßen aussehen:

• Anforderungen und Funktionen auflisten: Erfassung aller Produktanforderungen und der gewünschten Funktionen, die dann im Produktbacklog registriert werden.
• Backlog-Elemente priorisieren: Ordnen Sie die Projektanforderungen nach ihrer Bedeutung.
• Aufwand schätzen: Bewerten Sie den erforderlichen Aufwand für jedes Backlog-Element, typischerweise in Story Points oder relativen Größen.
• Anzahl der Iterationen festlegen: Schätzen Sie, wie viele Sprints oder Iterationen benötigt werden, um die Anforderungen zu erfüllen.
• Kontinuierliche Überwachung und Anpassung: Passen Sie den Plan regelmäßig an, basierend auf dem Projektfortschritt und eventuellen Änderungen.​