2.5.6 Schätzung der Dauer und Kosten

Schätzung der Dauer und Kosten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Techniken zur Schätzung von Zeit und Kosten anwenden und die passendste Schätzmethode auswählen können. Die zwei zentralen Fragen in jedem Projekt sind: ‘Wie lange wird es dauern?’ und ‘Wie viel wird es kosten?’

Präzise Kostenschätzungen und Zeitrahmen sind von großer Bedeutung, da auf ihrer Grundlage entschieden wird, ob ein Projekt durchgeführt werden soll oder nicht. Einmal genehmigt, werden diese Schätzungen zu einem wesentlichen Bestandteil des Projektmanagementplans und bilden den Ausgangspunkt für den Fortschrittsmessungsbasisplan, anhand dessen die tatsächliche Leistung bewertet wird. Es ist daher entscheidend, die Grundlage für die Leistungsbewertung als Projektmanager sorgfältig zu legen.

Ein guter Startpunkt für Schätzungen ist die Analyse des Aufwands und der Dauer der einzelnen Arbeitspakete. ‘Aufwand’ bezieht sich auf die benötigten Arbeitsstunden für eine Aktivität, z.B. 100 Stunden. ‘Dauer’ bezieht sich auf die Zeit, die benötigt wird, um diesen Aufwand zu leisten, z.B. 3 Wochen, wenn eine Person die Arbeit verrichtet. Indem wir Aufwand und Dauer für jedes Arbeitspaket schätzen, legen wir die Grundlage für die Berechnung von Kosten und die Erstellung des Terminplans. Zusätzlich müssen wir auch zeitunabhängige Faktoren wie Materialkosten und sonstige Ausgaben, wie Reisekosten, berücksichtigen.

Während der Initiierungs- und Planungsprozessen arbeitet der Projektmanager eng mit den jeweils zur Verfügung stehenden Teammitgliedern zusammen, um erste Schätzungen für Zeit und Kosten zu erstellen. Diese anfänglichen Schätzungen können im Verlauf des Projekts durch die Beiträge der Personen, die den Arbeitspaketen zugeordnet sind, weiter präzisiert werden. Die Teammitglieder der Arbeitspakete sind Experten in ihren jeweiligen Bereichen und verfügen über detailliertes Wissen über die Anforderungen ihrer Arbeitspakete. Sie zerlegen die Arbeitspakete in einzelne Aktivitäten und berücksichtigen dabei die spezifischen Bedingungen, unter denen die Arbeiten durchgeführt werden. Ihre Beteiligung am Schätzprozess fördert nicht nur eine realistischere Einschätzung, sondern steigert auch ihr Engagement für die Einhaltung der Schätzungen, da sie direkt an deren Erstellung beteiligt waren.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Schätzungen nicht von Anfang an perfekt sein müssen. Für die initiale Projektauswahl kann eine Schätzung mit einer Genauigkeitsspanne von plus/minus 75% durchaus angemessen sein. Mit zunehmendem Verständnis des Projekts während der Planungsprozessen verbessert sich die Genauigkeit der Schätzungen. In einem idealen Szenario, besonders bei sehr vorhersehbaren Projekten, kann die Genauigkeitsspanne auf plus/minus 10% reduziert werden.

Diverse Techniken stehen zur Verfügung, um Schätzungen auf der Projektebene, der Ebene der Arbeitspakete und auf Aktivitätsebene vorzunehmen.

• Top-Down-Techniken eignen sich besonders für schnelle und grobe Schätzungen. Sie basieren auf Analogien oder Verhältnissen zu ähnlichen Projekten oder Arbeitspaketen, die bereits in der Vergangenheit umgesetzt wurden. Mit dieser Methode lassen sich das gesamte Projekt, einzelne Phasen oder Liefergegenstände zügig einschätzen, allerdings oft auf Kosten der Genauigkeit. Ein typisches Beispiel wäre: „Dieses Projekt ähnelt Projekt X und wird daher voraussichtlich ähnlich viel Zeit und Kosten in Anspruch nehmen“. Alternativ kann auch die Größe oder Komplexität als Vergleichsmaßstab herangezogen werden: „Das neue Projekt ist doppelt so umfangreich oder komplex und wird dementsprechend auch doppelt so viel Zeit und Kosten erfordern“. Top-Down-Schätzungen sind besonders nützlich, um Projekte für ein Portfolio auszuwählen, ohne dabei eine umfassende Planung vornehmen zu müssen.
• Bottom-Up-Techniken beginnen auf der Ebene der detailliertesten Elemente im Projektstrukturplan und arbeiten sich nach oben. Jede Aufgabe innerhalb der Struktur wird individuell geschätzt und die Ergebnisse werden summiert. Obwohl dieser Ansatz aufwendiger ist als pauschale Top-Down-Schätzungen, führt er zu präziseren Ergebnissen und ermöglicht es, die Plausibilität von groben Schätzungen zu überprüfen. Es ist nicht unüblich, dass Pläne, die ursprünglich auf Top-Down-Schätzungen basierten, durch detailliertere Bottom-Up-Schätzungen angepasst werden müssen.

Ein pragmatischer Ansatz könnte sein, mit einer Top-Down-Schätzung zu beginnen und diese dann zu verfeinern, indem für jedes Arbeitspaket in neuen Projektphasen detaillierte Schätzungen unter Einbeziehung der jeweiligen Arbeitspaketleiter vorgenommen und aggregiert werden.

Idealerweise sollten mehrere Schätzungstechniken kombiniert werden, um die Genauigkeit zu erhöhen und die Ergebnisse zu validieren. Die Verwendung eines Durchschnittswerts aus verschiedenen Techniken stärkt die Glaubwürdigkeit der Schätzungen. Dies ist besonders wichtig, wenn man mit kritischen Rückfragen von Stakeholdern konfrontiert ist, die wissen möchten, warum ein Projekt bestimmte Kosten oder Zeiträume erfordert.

Bei der parametrischen Modellierungstechnik wird der Aufwand, die Dauer oder die Kosten eines Projekts auf Basis eines bekannten Parameters berechnet und auf das gesamte Projekt extrapoliert. Ein klassisches Beispiel aus dem Bauwesen: Wenn ein Quadratmeter Baufläche 1.000 € kostet, dann belaufen sich die Kosten für 100 Quadratmeter auf 100.000 €. Diese Methode ist besonders effektiv, wenn der zugrunde liegende Parameter gut verstanden und über verschiedene Projektgrößen hinweg skalierbar ist, was eine schnelle und zuverlässige Schätzung ermöglicht.

Die Einbeziehung von Expertenurteilen, die mit der Materie vertraut sind, ist eine bewährte Schätzungstechnik. Diese Experten können aus der eigenen Organisation, aus externen Beratungsunternehmen oder von Lieferanten kommen. Wenn mehrere Experten einbezogen werden, kommt die als Delphi-Methode bekannte Technik zum Einsatz, die weiter unten im Text genauer erläutert wird.

Lassen Sie uns Schätzungstechniken anhand eines Beispiels praktizieren: Wir betrachten die Entwicklung eines Online-Systems zur Überwachung des Status von Transaktionen, mit dem Ziel, deren Transparenz zu erhöhen. Als Ausgangspunkt nehmen wir die Implementierung eines Verkaufsmanagementsystems, das in der Vergangenheit umgesetzt wurde und dessen Projektlaufzeit 8 Monate betrug und 1.000.000 Euro kostete.

Zusätzlich gehen wir davon aus, dass das neue Projekt zum Transaktionsüberwachungssystem hinsichtlich Komplexität und Umfang dem vorherigen Verkaufsmanagementprojekt ähnelt. Basierend auf dieser Annahme könnten 8 Monate und 1.000.000 Euro als grobe Top-Down-Schätzung dienen. Sollten wir jedoch zu der Einschätzung kommen, dass das Transaktionsüberwachungssystem aufgrund der Einbeziehung von Lieferanten doppelt so komplex ist, wäre eine Anpassung der Schätzung auf 16 Monate und 2 Millionen Euro angebracht.

Ein Beispiel für die Anwendung der parametrischen Modellierung bei der Schätzung eines Arbeitspakets könnte so aussehen: Angenommen, die Implementierung eines Online-Berichts erfordert einen Aufwand von 10 Stunden, nimmt eine Dauer von 2 Tagen in Anspruch und verursacht Kosten in Höhe von 2.000 Euro. Basierend auf dieser Schätzung würde die Implementierung von 5 solcher Online-Berichte einen Gesamtaufwand von 50 Stunden, eine Gesamtdauer von 10 Tagen und Gesamtkosten von 10.000 Euro bedeuten.

Die Delphi-Technik involviert mehrere Experten, die jeweils aufgefordert werden, unabhängig voneinander eine Schätzung abzugeben, um gegenseitige Beeinflussungen zu vermeiden. Die Ergebnisse werden anschließend allen Experten des Panels anonymisiert mitgeteilt, um den Einfluss, den die Reputation oder Autorität einzelner Experten ausüben könnte, zu minimieren. Die Experten werden daraufhin gebeten, ihre Schätzungen zu überdenken und erneut abzugeben. Dieser Prozess wird mehrfach wiederholt, bis schließlich der Durchschnitt der letzten Schätzrunde als Ergebnis verwendet wird.

Risikozuschlag

Die Festlegung eines Risikozuschlags basiert auf der Genauigkeit und Zuverlässigkeit der durchgeführten Schätzungen. Bei Projekten, mit denen man bereits Erfahrung hat und bei denen mehrere Schätzungstechniken zum Einsatz kommen, sind die Schätzungen in der Regel zuverlässiger. Dies führt zu einem niedrigeren Unsicherheitsniveau und ermöglicht einen geringeren Risikozuschlag. Im Gegensatz dazu erfordern Projekte mit höherer Unsicherheit einen größeren Risikozuschlag, um potenzielle Abweichungen abzudecken.

Die grundlegende Regel bei der Festlegung eines Risikozuschlags lautet: Je weniger zuverlässig die Schätzung, desto höher der Risikozuschlag. Ein Zuschlag von 10% impliziert eine 90%ige Sicherheit, dass das Projekt den definierten Umfang innerhalb der geplanten Zeit und des geschätzten Budgets erreichen kann. Eine derart hohe Sicherheit erfordert ein erhebliches Maß an Selbstvertrauen und setzt voraus, dass das Projekt äußerst vorhersehbar und sorgfältig geschätzt wurde.

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Wie man eine gute Schätzung erstellt

Die Erstellung einer guten Projektschätzung gleicht der Planung einer morgendlichen Fahrt zur Arbeit: Wir legen die Abfahrtszeit so fest, dass wir mit hoher Wahrscheinlichkeit pünktlich ankommen. An einigen Tagen ist die Fahrt zügig, vielleicht 30 Minuten, an den meisten Tagen benötigen wir jedoch 45 Minuten. Ein unerwarteter Unfall kann die Fahrtzeit auf eine Stunde erhöhen. Deshalb planen wir einen Zeitpuffer ein, um auch bei Überraschungen rechtzeitig zu erscheinen, nicht wahr? Die Größe dieses Puffers hängt davon ab, wie wichtig es ist, pünktlich zu sein. Für ein Vorstellungsgespräch bei einem Traumjob beispielsweise ist Pünktlichkeit unerlässlich, und wir würden eher einen größeren Zeitpuffer einplanen als für ein zwangloses Treffen mit Freunden.

Betrachten wir einen ähnlichen, jedoch systematischeren Ansatz, um aus verschiedenen Schätzwerten effektiv auszuwählen. Stellen Sie sich vor, Sie würden die Wahrscheinlichkeiten Ihrer täglichen Fahrtzeiten grafisch darstellen. Das Ergebnis ähnelte wahrscheinlich einer Glockenkurve, mit der durchschnittlichen Fahrtzeit im Zentrum. Diese Kurve, bekannt als Normalverteilung oder Gauss’sche Verteilung, benannt nach Carl Friedrich Gauss, einem bedeutenden deutschen Mathematiker des frühen 19. Jahrhunderts, bietet nützliche Einsichten für die Erstellung von Projektschätzungen. Eine charakteristische Eigenschaft der Normalverteilung ist, dass 50% der Werte unter und 50% über dem Mittelwert liegen. Das impliziert, dass der Durchschnittswert eine 50%ige Wahrscheinlichkeit bietet, dass die tatsächlichen Ergebnisse gleich oder besser als die Schätzung ausfallen.

An diesem Punkt ist es wichtig, innezuhalten. Wenn Sie einem Kunden Ihre Durchschnittsschätzung vorlegen, besteht eine ebenso hohe Wahrscheinlichkeit für Erfolg wie für Misserfolg. Es wäre riskant, die Erfolgsaussichten Ihrer Karriere auf eine 50-50-Chance zu setzen. Zwar bietet die Schätzung des schlechtesten Szenarios die höchste Erfolgschance, doch könnte diese so konservativ ausfallen, dass der Kunde das Projekt möglicherweise nicht weiterverfolgt.

Es ist bekannt, dass Kunden oft Angebote bevorzugen, die auf optimistischen Annahmen basieren. Es ist jedoch wichtig, dieser Versuchung zu widerstehen. Die Präsentation Ihrer optimistischsten Schätzung, beispielsweise einer Fertigstellung innerhalb von sechs Monaten, kann trügerisch sein. Kunden neigen dazu, sich auf die Zeitangabe zu konzentrieren und die zugrunde liegenden Annahmen zu überhören. Ein solches Vorgehen könnte das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilen, da es alle weniger optimistischen und realistischeren Schätzungen außer Acht lässt.

Sie fragen sich nun wahrscheinlich, welchen Wert Sie für Ihre Schätzung verwenden sollten. Die ideale Zahl befindet sich irgendwo zwischen dem Durchschnittswert und dem pessimistischsten Szenario. Wenn wir zur Glockenkurve zurückkehren, könnten wir den Wert wählen, der genau zwischen dem Mittelwert und dem schlimmsten Fall liegt. Anstatt in die komplexen mathematischen Details der sogenannten PERT-Analyse einzutauchen, gibt es eine einfache Methode, die eine hohe Wahrscheinlichkeit für eine treffende Schätzung bietet.

Diese Methode bietet eine hohe Erfolgswahrscheinlichkeit und der berechnete Wert ist einfach zu ermitteln. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Wert zu erhöhen, um das Risiko weiter zu minimieren. Diese Strategie ähnelt der Entscheidung, für ein wichtiges Vorstellungsgespräch früher loszufahren als üblich. Umgekehrt kann das Risiko in Situationen wie einer preisbasierten Ausschreibung gesteigert werden, indem man weniger Puffer einplant und einen Wert wählt, der näher am Durchschnitt liegt – und somit ein höheres Risiko in Kauf nimmt.

Der entscheidende Faktor ist die Auswahl einer Schätzung, die unter Berücksichtigung der spezifischen Bedingungen des Projekts eine angemessene Erfolgswahrscheinlichkeit bietet. Betrachten wir zur Veranschaulichung unser Fallbeispiel eines Online-Systems zur Überwachung von Transaktionen, das darauf abzielt, deren Transparenz zu erhöhen.

Beispiel

Um eine erste Schätzung für das Online-Überwachungssystem zu erhalten, konsultieren wir verschiedene Anbieter von Überwachungssystemen und erfragen die geschätzte Dauer und die Kosten für die Anpassung und Implementierung ihrer Systeme. Jeder Anbieter bietet drei verschiedene Schätzungen an: eine für eine Standardimplementierung ohne spezifische Anpassungen, eine für eine Implementierung mit typischen Anpassungen und eine dritte für eine Implementierung mit umfangreichen Anpassungen.

Nachfolgende Tabelle stellt diese drei Schätzungen einander gegenüber.

Angenommen, Lieferant 3 kann viele der benötigten Funktionen weder in seinem Standardangebot bereitstellen noch gibt es eine realistische Möglichkeit, diese durch Anpassungen zu integrieren. Aus diesem Grund schließen wir, dass dieses System nicht den funktionalen Anforderungen entspricht. Deshalb entscheiden wir uns, Lieferant 3 nicht weiter zu berücksichtigen und stattdessen die fortgeschrittenen Systemangebote der Lieferanten 1 und 2 näher zu betrachten.

Lassen Sie uns nun detailliert betrachten, wie wir diese Entscheidung umsetzen:

• Beginnen wir mit der Berechnung des Durchschnitts für Zeit und Kosten einer typischen Anpassung bei beiden Lieferanten. Für eine typische Implementierung ergibt sich ein Durchschnitt von 10,5 Monaten Dauer und 825.000 Euro Kosten.
• Anschließend ermitteln wir den Durchschnitt für Dauer und Kosten einer erweiterten Anpassung, wiederum für beide Lieferanten. Die Ergebnisse zeigen eine durchschnittliche Dauer von 12,5 Monaten und durchschnittliche Kosten in Höhe von 1.050.000 Euro für eine erweiterte Anpassung.
• Nun berechnen wir einen Zwischenwert, der genau zwischen dem Durchschnitt der typischen und der erweiterten Anpassung liegt. Dies führt uns zu einer geschätzten Dauer von 11,5 Monaten und Kosten von 937.500 Euro.
• Abschließend berücksichtigen wir einen Risikozuschlag von 15%. Nach Anwendung des Zuschlags und Abrundung der Werte ergibt sich eine finale Schätzung von 13 Monaten Dauer und einem Budget von 1.000.000 Euro, was einem Risikopuffer von 1,5 Monaten und 62.500 Euro entspricht.

Ein letztes Wort über Schätztechniken bei agilen Teams

Agile Teams nutzen zwar ähnliche Schätztechniken wie traditionelle Teams, benennen und strukturieren diese jedoch oft anders. Statt exakter Maße setzen sie auf relative Größenschätzungen, die an T-Shirt-Größen erinnern: von sehr klein bis sehr groß. Die kleinste Kategorie innerhalb dieser Klassifizierung erhält den Basiswert 1.

Nachdem der Basiswert festgelegt wurde, ordnen agile Teams die folgenden Anforderungskategorien gemäß der Fibonacci-Sequenz ein. Die nächstgrößere Kategorie erhält den Wert 2, gefolgt von 3, dann 5 und schließlich 8 für die größte vordefinierte Kategorie. Anforderungen, die über ‘XL’ hinausgehen, müssen in kleinere, handhabbare Teile untergliedert werden, um genaue Schätzungen zu ermöglichen. Diese Methode basiert auf der Annahme, dass es leichter ist, den Aufwand für kleinere Komponenten zu schätzen als für umfangreichere. Ein kleines Feature könnte beispielsweise innerhalb einer Woche entwickelt werden, während ein ‘XL’-Feature bis zu 8 Wochen in Anspruch nehmen könnte.

Unabhängig vom gewählten Projektmanagement-Ansatz erwarten Sponsoren oft eine Schätzung der Projektlaufzeit in konventionellen Kalenderzeiten und nicht in agilen Einheiten wie Story Points. Story Points sind eine agile Maßeinheit zur Abschätzung des Aufwands, der zur Implementierung eines Produkt-Backlog-Elements erforderlich ist. Sie bieten eine abstrakte Bewertung der Komplexität und des benötigten Aufwands für ein Feature oder eine Aufgabe, ohne sich auf spezifische Stunden oder Tage festzulegen.

Zusammenfassend ist es wichtig zu betonen, dass Schätzungen nicht von Anfang an perfekt sein müssen. Es ist durchaus üblich, mit einer groben Top-Down-Schätzung zu beginnen und diese im Laufe der Zeit zu verfeinern, sobald zusätzliche Informationen und Expertenmeinungen verfügbar sind. Eine angemessene Schätzung zu erstellen, ist von entscheidender Bedeutung, da unsere Schätzungen darüber entscheiden können, ob die Durchführung eines Projekts sinnvoll ist. Darüber hinaus bilden die erstellten Schätzungen den Grundstein für den Basisplan, der zur Messung des Projektfortschritts dient, indem die Zeit- und Kostenschätzungen in den Termin- bzw. Kostenbasisplan einfließen.