2.2 Anforderungen für das Projektmanagement sammeln und Annahmen sowie Einschränkungen überprüfen

Anforderungen für das Projektmanagement sammeln und Annahmen sowie Einschränkungen überprüfen

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie man die Anforderungen für das Projektmanagement erfasst, und warum es notwendig ist, die während der Projektinitiierung definierten Annahmen und Einschränkungen zu aktualisieren.

Anforderungen sind Bedingungen, die von Stakeholdern des Projekts formuliert werden, um deren Bedürfnisse zu erfüllen.

Während der Initiierungsaktivitäten haben wir bereits die Geschäftsanforderungen erfasst. Das umfasst die Fähigkeiten, die das Unternehmen durch das Projekt erwerben möchte und die es vom Projekt erwartet.

Später, im Rahmen der Planungsaktivitäten, werden wir die funktionalen Anforderungen der Lösung sowie deren Qualitätsmerkmale sammeln. Weitere Informationen zu diesem Aspekt der Anforderungen finden Sie im Abschnitt zur Entwicklung des Inhalts- und Umfangsbasisplans.

In diesem Kontext behandeln wir nicht Geschäftsanforderungen oder funktionale Anforderungen der Lösung. Aktuell diskutieren wir die Anforderungen an das Projektmanagement, die von den Hauptbeteiligten benötigt oder erwartet werden. Zum Beispiel: Wie möchte der Sponsor oder Kunde, dass das Projekt gemanagt wird? Welche Erwartungen hat das Projektteam in Bezug auf dasselbe Thema? Existierten ein Projektbüro und eine firmeninterne Projektmanagementmethode, die eingehalten werden müssen? Welche Aspekte des Projekts sollten geplant werden und welche nicht? Diese Informationen sind von Bedeutung, wenn wir die Anforderungen der Hauptbeteiligten für das Projektmanagement sammeln.

Es gibt mehrere Bereiche zu berücksichtigen, um die Anforderungen für das Projektmanagement zu definieren. Wie wird der Umfang gesteuert? Und wie der Terminplan und die Kosten? Wie gehen wir mit Qualität und den Ressourcen, sowohl menschlichen als auch nicht-menschlichen, um? Welche Ansätze gibt es für die Steuerung von Kommunikation und das Management der Risiken? Mit welcher Vorgehensweise sollen Probleme und Änderungen abgewickelt werden? Und wie sollen die Beschaffungen gesteuert und das Engagement der Stakeholder sichergestellt werden?

Betrachten wir einige Beispiele:

• Im Bereich des Personals: Gibt es Anforderungen an die Teamzusammensetzung? Zum Beispiel in Bezug auf Herkunft, Geschlecht oder kulturelle Vielfalt.
• Im Bereich der Planung: Wie inkrementell und iterativ kann die Planung sein, und inwiefern sollte sie plangetrieben sein? Befürworten einige Stakeholder einen rein agilen Ansatz? Das bedeutet, funktionale Anforderungen allmählich zu entdecken, anstatt sie zu Beginn des Projekts festzulegen. Möglicherweise bevorzugen andere Stakeholder, wie die Finanzabteilung, einen plangetriebenen Ansatz, um mehr Budgetvorhersagbarkeit zu haben. Dieser Punkt beeinflusst den Ansatz, der in den meisten Managementbereichen angewendet wird. Zum Beispiel ist es im agilen Ansatz üblich, funktionale Anforderungen schrittweise zu identifizieren, während die Lösung entwickelt wird, wodurch Änderungen erwartet werden. Bei einem plangetriebenen Ansatz versuchen wir, alle gewünschten Funktionen von Anfang an zu erfassen. Auf dieser Grundlage werden Terminplan und Budget festgelegt, und Änderungen am Lösungsinhalt gelten als Ausnahme. Daher erfordert die Steuerung solcher außergewöhnlichen Änderungen einen ziemlich bürokratischen Prozess zur Genehmigung von Änderungen am ursprünglich genehmigten Projektumfang.
• Im Bereich der Beschaffungen: Gibt es eine Einkaufsabteilung in der Organisation, die die Regeln für die Beschaffungen festlegt, die das Projekt durchführen muss? Wie integriert sich die Einkaufsabteilung in das Projektteam?

Wenn das Unternehmen eine standardisierte Projektmanagementmethode verwendet, wird die Art und Weise, wie diese Aspekte verwaltet werden, wahrscheinlich klarer sein. Selbst in solchen Fällen möchte man möglicherweise einige Aspekte dieser Standardmethode an die spezifischen Bedürfnisse des betreffenden Projekts anpassen.

Im Allgemeinen kann man sagen, dass je weniger die zu verwendende Managementmethode dokumentiert ist, desto mehr muss man die Anfragen der Beteiligten bezüglich der zu befolgenden Managementprozesse sammeln und berücksichtigen. Die Ergebnisse dieses Erhebungsprozesses sind ein notwendiger Input, den der Projektmanager benötigt, um Managementpläne für die verschiedenen Aspekte des Projekts zu erstellen.

Jetzt sprechen wir kurz über Annahmen und Einschränkungen. Beide wurden während der Projektinitiierung identifiziert. Allerdings könnten sich einige Dinge geändert haben, abhängig von der Zeit, die seit der Erstellung des Projektauftrags vergangen ist. Oder es kann sein, dass neue Beteiligte in die Planung einbezogen werden müssen, und dies löst die Notwendigkeit aus, das, was im Annahmeregister und in der Liste der Einschränkungen während der Initiierung aufgezeichnet wurde, zu überprüfen.

Vergessen wir nicht, dass Annahmen Aussagen sind, die als wahr angesehen werden über notwendige Dinge, von denen wir annehmen, dass sie geschehen werden, oder schädliche Dinge, von denen wir annehmen, dass sie nicht geschehen werden.

Die Erhebung von Anforderungen für das Projektmanagement ist wahrscheinlich ein guter Zeitpunkt, um diese Elemente zu aktualisieren. Wir könnten entdecken, dass einige Elemente, die zuvor als Annahmen klassifiziert wurden, tatsächlich Risiken sind und vom Annahmeregister in das Risikoregister für eine detailliertere Analyse übergehen müssen.

Was die Einschränkungen betrifft, dürfen wir nicht vergessen, dass es sich um Faktoren handelt, die außerhalb der Kontrolle des Projektteams liegen und dennoch verwaltet werden müssen. Die anfänglichen Einschränkungen wurden während der Projektinitiierung identifiziert. Jetzt ist es an der Zeit, sie zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Möglicherweise sind einige Einschränkungen nicht mehr relevant, oder es sind neue Einschränkungen aufgetreten. Da wir nun in die Phase der detaillierten Projektplanung eintreten, könnten wir feststellen, dass bestimmte Meilensteine bis zu bestimmten Terminen erreicht werden müssen. Dies sind Einschränkungen, die wir sorgfältig verstehen müssen. Ebenso können bestimmte Technologien als Voraussetzung oder als Ausschlusskriterien gelten. All diese Aspekte sind Einschränkungen.

Für weitere Details zu Risiken, Annahmen und Einschränkungen können Sie die Unit über Projektinitiierung konsultieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Erhebung von Anforderungen der Beteiligten für das Projektmanagement einen wichtigen Beitrag zur Planung und damit zum Erfolg des Projekts leistet. Annahmen und Einschränkungen müssen erfasst und im Verlauf des Projekts aktualisiert werden. Das neue Stadium der Planung nach der Initiierung ist ein guter Zeitpunkt, um das Annahmeregister und die Liste der Einschränkungen zu aktualisieren.