1.9 Identifizieren, bewerten und auswählen von Strategien

Identifizieren, bewerben und auswälen von Strategien

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie man potenzielle Strategien identifiziert, bewertet und die beste Option auswählt, um das Projektziel zu erreichen.

In der Regel gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Ziel zu erreichen. Diese verschiedenen Wege zur Zielerreichung sind unterschiedliche Strategien.

Lassen Sie uns betrachten, wie wir diese potenziell verfügbaren Strategien bewerten und die beste Alternative auswählen können. Zuerst sollten Sie eine kleine Gruppe von Personen zusammenstellen, die mit dem Projekt vertraut sind, um Ideen auszutauschen. Als Gruppe sollten Sie die Problemstellung, den Zweck und das Ziel des Projekts genau studieren. Dann sollten Sie eine Brainstorming-Sitzung durchführen, um mögliche Strategien zu generieren. Die Brainstorming-Sitzung sollte ein freier Fluss von Ideen sein. Der Zweck dieser Sitzung ist es, so viele Ideen wie möglich zu sammeln, bevor Sie mit der Bewertung beginnen.

Sobald die möglichen Strategien identifiziert sind, sollten Sie mit ihrer Bewertung beginnen. Eine Entscheidungsmatrix kann hilfreich sein, um die Optionen zu vergleichen und zu bewerten, wie gut jede Alternative die festgelegten Bewertungskriterien erfüllt.

Fahren wir mit unserem Beispiel fort, bei dem das Ziel darin besteht, die Transparenz der Transaktionen für alle Produkte entlang ihrer Arbeitsabläufe zu erhöhen. Stellen wir uns vor, die Gruppe hat drei mögliche alternative Strategien identifiziert:

• Ein Online-System mit automatischer Synchronisierung.
• Ein Online-System mit Stapelverarbeitung über Nacht.
• Ein manueller Prozess mit mehr administrativem Personal.

Um diese potenziellen Strategien zu bewerten, müssen wir die Auswahlkriterien festlegen. Angenommen, die Gruppe hat die folgenden Auswahlkriterien festgelegt:

• Geschwindigkeit und Genauigkeit der von der Lösung generierten Informationen.
• Das Niveau der anfänglichen Investition.
• Die jährlichen Kosten der Lösung.
• Wie schnell die Lösung verfügbar wäre.
• Die Fähigkeit, sie mit internen Ressourcen umzusetzen.

Der nächste Schritt ist die Gewichtung der Bedeutung jedes Kriteriums. Wenn einige Kriterien wichtiger sind als andere, sollten Sie ihre Gewichtung erhöhen. Zum Beispiel ist 1 das niedrigste Gewicht für die Bedeutung, während 5 das Höchste ist.

Sie müssen auch den Maßstab festlegen, der verwendet wird, um den Grad zu bewerten, in dem ein Kriterium erfüllt wurde. Angenommen, die Gruppe entscheidet sich für eine Skala von 1 bis 5, wobei 1 das niedrigste Niveau der Erfüllung eines Kriteriums ist und 5 das höchste.

Dann setzen Sie die Alternativen, die Bewertungskriterien und die Bedeutung jedes Kriteriums in eine Matrix. Angenommen, die Kriterien “Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen” und “Schnelligkeit der Lösungsverfügbarkeit” sind die wichtigsten und erhalten daher eine Höchstbewertung von 5. Das Kriterium “Jahreskosten” erhält eine Gewichtung von 4. Das Kriterium “Anfangsinvestition” erhält eine Gewichtung von 3. Und schließlich erhält das Kriterium “Fähigkeit zur Umsetzung mit internen Ressourcen” eine Gewichtung von 2.

Dann geht das Team zur numerischen Bewertung der Erfüllung jedes Kriteriums für jede Alternative über. Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen.

In diesem Beispiel erhält die Lösung zur Stapelverarbeitung über Nacht die höchste Punktzahl von 69. Obwohl sie im Kriterium “Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen” eine niedrigere Punktzahl als die Alternative mit automatischer Synchronisierung erzielt, wird dies durch andere Kriterien überkompensiert. Zum Beispiel ist die anfängliche Investition geringer (Punktzahl von 9 für die Lösung zur Stapelverarbeitung über Nacht im Vergleich zu einer Punktzahl von 3 für die Alternative mit automatischer Synchronisierung).

Und vor allem hinsichtlich der Verfügbarkeitsgeschwindigkeit erzielt die Lösung zur Stapelverarbeitung über Nacht die doppelte Punktzahl der Alternative mit automatischer Synchronisierung.

Durch eine ähnliche Logik könnten auch für die anderen Kriterien genauere und messbare Werte festgelegt werden.

Zum Beispiel könnten wir messbare Werte für jedes Niveau von Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen festlegen. Hier ist ein Beispiel. Die höchste Punktzahl von 5 wird Antworten zugeschrieben, die als sehr genau und sehr schnell angesehen werden. Und wir verteilen abnehmende Punktzahlen, je ungenauer und langsamer die Antwort des Systems ist. Wir weisen eine niedrige Punktzahl von 1 jeder Antwort zu, die als ungenau angesehen wird, unabhängig von ihrer Geschwindigkeit. Die Zwischenwerte werden mit einer angemessenen Verteilung in den Zwischenbereichen zugewiesen. Hier ist das Ergebnis der Punktzahlen, die wir erhalten werden.

Mit einer ähnlichen Logik könnten wir auch für die anderen Kriterien präzisere und messbare Werte definieren. Zum Beispiel, um die Punktzahlen für das Kriterium “erforderliche Anfangsinvestition” genauer zu definieren, weisen wir einen Wert von 5 einer Investition von zwischen 10.000 und 20.000 zu. Einen Wert von 4, einer Investition von zwischen 21.000 und 50.000. Und einen Wert von 1, einer Investition von zwischen 200.000 und 500.000. Das heißt: Je höher die erforderliche Investition, desto weniger Punkte erhält die Alternative.

Und wir fahren mit derselben Logik fort, indem wir numerisch die verschiedenen Leistungsbereiche definieren, für die Kosten pro Jahr (je höher die Kosten, desto weniger Punkte erhält die Alternative). Die Verfügbarkeitsgeschwindigkeit der Alternative (je schneller sie verfügbar ist, desto mehr Punkte erhält die Alternative). Und die Wahrscheinlichkeit der Implementierung mit internen Ressourcen (je wahrscheinlicher sie ist, desto mehr Punkte erhält die Alternative). Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen:

Ein jährliches Betriebskostenniveau von 10.000 bis 20.000 erhält den höchsten Wert von 5. Währenddessen erhalten die Betriebskosten von 200.000 bis 500.000 einen Wert von 1. Die anderen möglichen Betriebskosten pro Jahr in den Zwischenbereichen erhalten Werte zwischen 1 und 5.

Dasselbe gilt für die Verfügbarkeit der Lösungsgeschwindigkeit. Wir könnten festlegen, dass eine Lösung, die innerhalb von 1 bis 3 Monaten verfügbar wäre, den Höchstwert von 5 erhält. Und eine Lösung, die 18 bis 24 Monate für die Implementierung benötigt, erhält eine niedrige Punktzahl von 1. Andere Zwischenzeiträume würden Werte zwischen dem Höchst- und dem Mindestwert erhalten.

Und die Wahrscheinlichkeit der Implementierung mit internen Ressourcen (je wahrscheinlicher, desto mehr Punkte erhält die Alternative).

Es ist möglich, dass die Gruppe, wenn sie präzisere Werte verwendet, um jedes Kriterium zu definieren, zu unterschiedlichen Punktzahlen gelangt, und vor allem mit weniger Diskussionen darüber, ob eine Alternative für ein bestimmtes Kriterium eine 5 oder eine 3 verdient.

Nehmen wir an, dass die Gruppe nun unter Verwendung numerisch definierter Bereiche für jedes Kriterium zu einer anderen Punktzahl gelangt, indem sie der Alternative, nächtliche Batchverarbeitung, eine 3 für die jährlichen Kosten und eine weitere 3 für die Verfügbarkeitsgeschwindigkeit der Lösung zuweist, da wir nun präzisere Werte haben, um jede Alternative zu bewerten.

In diesem Beispiel erhalten die Alternative mit automatischer Synchronisierung und die Alternative mit Stapelverarbeitung über Nacht jeweils eine Punktzahl von 60.

Das Team könnte die relativen Gewichtungen, die jedem Kriterium zugewiesen werden, neu bewerten und überlegen, ob das Kriterium “Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen”, das das maximale Gewicht von 5 hat, tatsächlich so wichtig ist wie das Kriterium “Verfügbarkeitsgeschwindigkeit der Lösung”. Nehmen wir an, das Team entscheidet letztendlich, dass das Kriterium “Verfügbarkeitsgeschwindigkeit der Lösung” wichtiger ist als das Kriterium “Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen”, weil eine schnellere Implementierung einer Lösung mit nächtlicher Batchverarbeitung einen früheren Wertbeitrag ermöglichen würde. Das Team denkt, dass ein nachfolgendes Projekt auf der Basis der nächtlichen Batchverarbeitungslösung aufbauen und sie in eine automatisierte Synchronisationslösung umwandeln könnte.

Dafür ändert die Gruppe das Gewicht des Kriteriums “Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen”, das nun eine Wichtigkeit von 4 statt 5 erhält. Jetzt ist das wichtigste Kriterium die Verfügbarkeitsgeschwindigkeit der Lösung, mit einem Gewicht von 5.

Das Ergebnis zeigt, dass die beste Strategie darin besteht, zuerst eine Lösung mit Stapelverarbeitung über Nacht zu implementieren.

Die Strategie mit der höchsten Gesamtbewertung ist wahrscheinlich die geeignetste.

Dies ist eine Gruppenübung, die vor der detaillierten Planung einer Lösung durchgeführt werden sollte, um sicherzustellen, dass nicht nur gute Arbeit geleistet wird, sondern auch die richtige Arbeit. Andere Kriterien wie das Risikoniveau oder die Durchführbarkeit der Alternativen könnten ebenfalls in die Matrix aufgenommen werden. Zum Beispiel könnten Strategien, die neue Technologien oder unerprobte Methoden verwenden, in diesem Kriterium eine niedrigere Punktzahl erhalten. Oder wenn die Durchführbarkeit der besten Alternative in Frage zu stehen scheint, könnte das Team beschließen, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, um zu bestimmen, ob die Strategie genügend Chancen hat, ohne zu viel Zeit oder Geld zu binden. Dies entspricht dem, was Agile Entwicklungsmethoden als “Spike” bezeichnen, um eine Idee zu untersuchen oder zu experimentieren, bevor sie weiterentwickelt wird, um Spekulationen über eine mögliche Lösung im leeren Raum zu vermeiden.

Abhängig von der Art der Alternativen könnte auch ein Kriterium sein, ob die Strategie zur Unternehmenskultur passt. Denn der Versuch, eine Strategie durchzusetzen, die nicht zur Kultur passt, könnte zu einem schweren Kampf führen. Dies würde möglicherweise die Definition eines Projektprogramms einschließen, das ein Projekt zur Änderung der Unternehmenskultur in dieser Hinsicht enthält. Dies ist zwar keine unmögliche Aufgabe, aber sie kommt ihr nahe. In Bezug auf die kulturelle Akzeptanz einer Veränderung können wir sicherlich sagen, dass ohne die feste Verpflichtung des Managements und der Teammitglieder, Probleme auftreten können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bewertung alternativer Strategien uns hilft, die am besten geeignete Lösung für das Projekt auszuwählen. Dies ist eine Gruppenübung, die vor dem Einstieg in die detaillierte Planung jeder Lösung durchgeführt werden sollte, um sicherzustellen, dass wir uns nicht nur darauf konzentrieren, unsere Arbeit gut zu machen, sondern auch die richtige Arbeit zu erledigen.