1.8 Geschäftsanforderungen erfassen

Geschäftsanforderungen erfassen

In diesem Abschnitt geht es um die Erfassung von Geschäftsanforderungen während der Projektinitialisierung.

Laut dem Internationalen Institut für Geschäftsanalyse ist eine Anforderung die dokumentierte Darstellung eines Zustands oder einer Fähigkeit, die jeweils von einer Organisation oder einem Individuum benötigt oder gewünscht werden.

Es gibt Geschäfts- und Funktionsanforderungen. Geschäftsanforderungen definieren die neuen Fähigkeiten, die das Unternehmen durch das Projekt erlangen soll. Funktionsanforderungen hingegen beschreiben, wie die Lösung diese Geschäftsanforderungen umsetzen wird. Sie werden durch Planungsprozesse definiert, sobald ein Expertenteam verfügbar ist. Aktuell beschreiben wir die Initialisierungsprozesse, die den Planungsprozessen vorausgehen.

Im Rahmen der Initialisierungsaktivitäten konzentrieren wir uns auf Geschäftsanforderungen und bleiben auf diesem allgemeinen Niveau, weil wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht die Funktionen und weiteren Details einer spezifischen Lösung beschreiben können und sollen.

Wir erinnern uns an das bereits besprochene Beispiel des Projekts zur Verbesserung der Transparenz des Status aller Transaktionen. Nun nehmen wir jetzt an, dass wir uns für eine Online-Lösung entschieden haben, eine Entscheidung, die in den früheren Lektionen noch offen war.

Welche neuen Fähigkeiten will das Unternehmen durch Erreichen dieses Ziels mit dieser Lösung erlangen?

Im Hinblick auf unser Projekt könnten die neuen Fähigkeiten beispielsweise folgende sein:

• Kunden ermöglichen, Bestellungen online zu tätigen, zu verfolgen und zu ändern, ohne Eingriff des Kundendienstes.
• Dem Unternehmen ermöglichen, Kunden ohne menschliches Eingreifen des Buchhaltungsdienstes zu fakturieren.
• Kunden und Unternehmen ermöglichen, eine Übersicht und Kenntnis über den Status aller Bestellungen und Rechnungen zu haben, einschließlich aller in der Vergangenheit getätigten Transaktionen.
• Kunden und Unternehmen ermöglichen, alle vergangenen Kommunikationen zwischen dem Kunden und dem Unternehmen zur Hand zu haben.
• Dem Kundendienst ermöglichen, während Telefongesprächen den anrufenden Kunden sofort zu identifizieren und alle notwendigen und wesentlichen Informationen zur Hand zu haben.

Diese Geschäftsanforderungen sind Ergebnisse des Projekts. Es handelt sich um neue Fähigkeiten, die die Organisation und die Kunden erlangen werden. Sie werden aktiviert  sobald die Lieferobjekte des Projekts in den laufenden Betrieb des Unternehmens übertragen werden. Diese Projektergebnisse sind jedoch noch nicht der Nutzen, da ein Großteil des Nutzens erst im Laufe der Zeit aus der neuen Situation entstehen werden, welche die gelieferten Projektergebnisse schaffen wird.

In unserem Beispiel ist der wesentliche postprojektive Nutzen, den wir anstreben, eine erhöhte Kundenbindungsrate. Wir erhoffen, diese durch die gesteigerte Transparenz bei Transaktionen zu erreichen, die das Gesamtergebnis der neu erworbenen Fähigkeiten des Projekts darstellt.

Wir haben in der Problemanalyse erkannt, dass allein die Transparenz der Transaktionen nicht genügt, um die Bindungsrate zu erhöhen, da es weitere Quellen der Kundenzufriedenheit gibt. Daher sollten die Ergebnisse unseres Transparenzprojekts mit den Ergebnissen anderer Projekte kombiniert werden, die sich auf die übrigen Ursachen der Unzufriedenheit konzentrieren. Unser Fallbeispiel verdeutlicht, dass Kundenzufriedenheit mehrere tiefer liegende Ursachen hat. Eine davon ist der Mangel an Transparenz bei Transaktionen, aber es gibt auch andere Gründe für Unzufriedenheit. Zum Beispiel, Fehler in Rechnungen, lange Telefonwarteschlangen, unfreundliche Gesprächsannahme und lange Lieferzeiten. Es ist daher wichtig, diese Themen in einem integrierten Projektprogramm zu adressieren, das mehrere Projekte umfasst.

Während der Meetings zur Erfassung der hochrangigen Geschäftsanforderungen, wie sie in der Initialisierungsphase üblich sind, ist es wichtig, sich auf die Einigung über die neuen Fähigkeiten zu konzentrieren, die das Unternehmen nach Implementierung des Hauptlieferobjekts erreichen möchte. In dieser Phase sollten wir nicht versuchen, die technische Umsetzung dieser Fähigkeiten zu beschreiben. Daher sind Anforderungen, die Details zu Dateien, Datenströmen, Tabellen, Indikatoren und Architektur enthalten, eher lösungsorientierte Funktionsanforderungen. Sie stellen nicht die neuen, angestrebten Unternehmensfähigkeiten dar und gelten somit nicht als Geschäftsanforderungen.

Zusammenfassend sind hochrangige Geschäftsanforderungen nicht gleichzusetzen mit technischen Funktionsanforderungen. Stattdessen repräsentieren sie die neuen Fähigkeiten, die das Unternehmen durch das Projekt für sich oder die Nutzer erwerben möchte. Diese Geschäftsanforderungen sind ein wesentlicher Teil der Definitionsaufgaben und werden in den Projektauftrag integriert.