1.7 Den Zweck und das Ziel des Projekts definieren

Den Zweck und das Ziel des Projekts definieren

In diesem Abschnitt erläutern wir, wie die Zweckserklärung formuliert und das Projektziel auf Basis der Problemstellung oder der Beschreibung der Geschäftsmöglichkeit definiert wird, was zu Beginn jedes Projekts unerlässlich ist.

Der erste Schritt zum Erfolg eines Projekts besteht darin, zunächst klar zu definieren und zu vereinbaren, was und warum etwas erreicht werden soll. Obwohl dies offensichtlich erscheinen mag, starten viele Projekte mit der Entwicklung technischer Lösungen, bevor sie eindeutig festlegen und übereinstimmen, was ihre Ziele sind und aus welchen Gründen sie verfolgt werden.

Die Antworten auf die Frage ‘Warum?’ definieren den Zweck eines Projekts. ‘Was wir erreichen wollen’, bildet das Leitziel. Operative Ziele, auch Unterziele genannt, sind konkreter als das Leitziel und werden in einem späteren Stadium formuliert. Dies geschieht nach der Auswahl einer Strategie zur Erreichung des Leitziels. Da es in der Regel mehrere Wege gibt, ein Ziel zu erreichen, existieren verschiedene mögliche Strategien. Jede dieser Strategien wird durch eigene Liefergegenstände und spezifische Unterziele umgesetzt.

Lassen Sie uns zunächst auf den Zweck und das Leitziel konzentrieren. Beide leiten sich aus der Problemstellung oder der Beschreibung der Geschäftsmöglichkeit ab, welche den ersten Schritt darstellen. Wir streben ein bestimmtes Ziel an oder müssen es erreichen, WEIL es ein Problem zu lösen oder eine Geschäftsmöglichkeit zu nutzen gibt. Daher beginnen wir mit der Formulierung einer Problemstellung oder der Beschreibung einer Geschäftsmöglichkeit, unterteilt in zwei Abschnitte.

Der erste Abschnitt beschreibt den aktuellen Zustand, einschließlich der von den Stakeholdern identifizierten Problempunkte und deren Konsequenzen in Bereichen wie Finanzen, Zeit, Produktivität oder Wettbewerbsvorteil. Diese Beschreibung dient der Formulierung der Zweckserklärung, also der Klärung, warum die Organisation ein Projekt durchführen sollte. Dies kann der Fall sein, weil die identifizierten Probleme zu Kosten in Form von finanziellem Aufwand, Zeitverlust oder verminderter Produktivität führen, oder weil die Geschäftsmöglichkeit potenzielle Vorteile bietet.

Der zweite Abschnitt beschreibt den angestrebten zukünftigen Zustand, der verdeutlicht, wie die Situation aussieht, wenn eine Lösung erfolgreich implementiert worden ist. Diese Darstellung hilft uns, das zu erreichende Leitziel präzise zu formulieren.

Das Formulieren einer Problemstellung stellt oft eine Herausforderung dar, da Menschen dazu neigen, schnell zu Lösungsansätzen überzugehen. Doch das ist voreilig. In dieser Phase geht es darum, das zu lösende Problem genau zu verstehen und einen Konsens darüber zu finden, wie die Situation aussehen sollte, wenn das Problem gelöst ist.

Der Prozess der Problembeschreibung erfolgt normalerweise in einer Gruppenaktivität. Er beginnt mit einem Treffen der Stakeholder, um die problematischen Aspekte, die verbessert werden sollen, herauszuarbeiten. Eine sehr effektive Technik hierbei ist das Stellen wiederholter ‘Warum’-Fragen, bekannt als die ‘5 Warums’-Methode. Diese Technik hilft dabei, tiefer in die Ursachen des Problems einzudringen und zu erkennen, dass viele der wahrgenommenen Probleme oft nur Symptome eines tiefer liegenden Kernproblems sind.

Bei der Analyse des Problems der geringen Rentabilität haben wir mithilfe der ‘5 Warums’-Methode die niedrige Kundenbindungsrate auf ihre grundlegenden Ursachen zurückgeführt. Wir haben festgestellt, dass die Haupttreiber des Problems lange Lieferzeiten, mangelnde Transparenz bezüglich des Transaktionsstatus, Ineffizienz und Unfreundlichkeit im Kundendienst sowie Fehler bei der Berechnung der ausstehenden Forderungen sind.

Vertiefen wir das Problem ‘Mangel an Transparenz des Transaktionsstatus’ mit einer weiteren ‘Warum’-Runde, könnten die Antworten beispielsweise lauten: ‘Kunden werden nicht über den Status ihrer Bestellungen informiert, da die relevanten Informationen über verschiedene Systeme verteilt und die Arbeitsabläufe für Produkte je nach beteiligtem Lieferanten nicht einheitlich sind.’ Diese Art von Antwort führt uns zu spezifischeren Zielen, die auf die Erhöhung der Transparenz abzielen. Sie weist auf konkrete Lösungsansätze hin, wie die Konsolidierung der Informationen in einem System und die Definition klarer Arbeitsabläufe, einschließlich der Einbeziehung der Lieferanten – Aufgaben, die das bevorstehende Projekt angehen muss.

Derzeit konzentrieren wir uns darauf, den Zweck und das Leitziel zu definieren, basierend auf der umfassenden Problemstellung. Diese umfasst zwei Schlüsselelemente: Erstens, die Analyse des aktuellen Zustands mit seinen Ursachen und Konsequenzen, aus denen wir den Projektzweck ableiten. Zweitens, die Vision des gewünschten zukünftigen Zustands, aus der wir das Leitziel formulieren. Unser Bestreben ist es, ein grundlegendes Verständnis für das Hauptziel des Projekts zu entwickeln, ohne uns vorzeitig auf die Definition spezifischer Unterziele zu konzentrieren.

Ein Projekt zur Verbesserung des ‘Mangels an Transparenz des Transaktionsstatus’ könnte seine Zweckserklärung wie folgt formulieren: „Wir müssen in der Lage sein, einen genauen Status der Kunden-Transaktionen bereitzustellen, weil der aktuelle Mangel an Transparenz dazu führt, dass wir Kunden verlieren, die mit erheblichem Aufwand gewonnen wurden, und uns das jährlich einen Betrag von [x] kostet“.

Dies ist die Antwort auf die Frage des Zwecks, das “Warum” wir das Projekt machen. Die Zweckserklärung kann äußerst nützlich sein, um Orientierung zu bieten, wenn unangenehme Entscheidungen getroffen werden müssen, und allen Stakeholdern in Erinnerung zu rufen, warum wir das Projekt machen, einschließlich der Konsequenzen, wenn wir es nicht tun.

Nach der Formulierung der Zweckserklärung können wir uns der Definition des Leitziels zuwenden. Dafür beziehen wir uns auf den zweiten Teil der Problemstellung, der den gewünschten zukünftigen Zustand beschreibt. Dieser Zustand bildet das erwartete Ergebnis unseres bevorstehenden Projekts. Kurz gesagt, das ‘Was das Projekt erreichen soll’ wird definiert, indem es direkt mit der Lösung einer spezifischen Situation verknüpft wird – dem Zweck, der das Projekt motiviert.

Das Leitziel unseres Projekts könnte folgendermaßen definiert werden: “Sicherstellung einer durchgehenden Transparenz über den Status aller Transaktionen im Verlauf des Arbeitsprozesses”.

Zum Schluss ein Wort zum Unterschied zwischen Leitziel (englisch: ‘Goal’) und Unterzielen (englisch: ‘Objectives’). Oft werden beide Begriffe undifferenziert als ‘Ziel’ verwendet. Wir möchten sie jedoch unterscheiden und zwar aus einem guten Grund: Das Leitziel ist das Endergebnis, das wir erreichen möchten, während Unterziele spezifische Aktionenbündel sind, die uns zum Leitziel führen. Während wir das Leitziel unmittelbar aus der Problemstellung ableiten können, können die Unterziele erst nach der Wahl einer spezifischen Strategie zur Problemlösung definiert werden, da es gewöhnlich mehrere Optionen gibt, um ein Leitziel zu erreichen.

In unserem Beispiel besteht das Leitziel darin, „eine durchgehende Transparenz über den Status aller Transaktionen im Verlauf des Arbeitsprozesses sicherzustellen“. Unterziele, die zur Erreichung dieses Leitziels führen, könnten (abhängig von der auszuwählenden Strategie) lauten: „Konsolidierung der Informationen in einem System“ sowie „Definition und Implementierung der Arbeitsabläufe für alle Produkte, einschließlich der Beteiligung von Lieferanten“.

Durch die Konsolidierung der Informationen in einem System und die Definition sowie Implementierung der Arbeitsabläufe für alle Produkte, einschließlich der Lieferantenbeteiligung, erwarten wir, das Leitziel der Transparenz über den Status aller Transaktionen im gesamten Arbeitsablauf zu erreichen. Es ist jedoch möglich, dass weitere Unterziele definiert werden müssen, um das Leitziel der Transparenz vollständig zu realisieren.

Im Rahmen des Projektmanagementprozesses, den wir in diesem Kurs erläutern, konzentrieren wir uns derzeit noch nicht darauf, zeitbasierte spezifische Unterziele zu definieren. Dies liegt daran, dass wir uns immer noch auf einer allgemeineren Ebene befinden, während wir die Aktivitäten der Projektinitialisierung behandeln. In dieser Phase sollten der Projektzweck (englisch: purpose) und sein Leitziel (englisch: goal) formuliert werden. Wir sind der Ansicht, dass die Definition der Unterziele (englisch: objectives) zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen sollte. Dies geschieht, da die Unterziele konkrete Aktionen sind, die zum Erreichen des Leitziels führen und von der ausgewählten Strategie abhängen. In der Regel gibt es mehrere mögliche Optionen, um ein Leitziel zu erreichen, und jede dieser Optionen hat eigene Zwischenschritte, d.h. eigene Unterziele. Daher ist es sinnvoll, die Unterziele erst nach der Festlegung der Strategie zu definieren.

In unserem Beispielprojekt, das das Leitziel der „Sicherstellung einer durchgehenden Transparenz über den Status aller Transaktionen im Verlauf des Arbeitsprozesses“ hat, könnten wir theoretisch entscheiden, zehn neue Verwaltungsmitarbeiter einzustellen, um manuell Informationen aus verschiedenen Systemen ohne klaren Arbeitsablauf zu sammeln. Dadurch würden wir das Leitziel der Transparenz des Transaktionsstatus  erreichen. Dennoch wären die erforderlichen Maßnahmen und Liefergegenstände, also die Unterziele, völlig unterschiedlich, wenn wir uns für eine Strategie entscheiden, die die Einstellung und Schulung von zehn neuen Mitarbeiter vorsieht, im Vergleich zu einer anderen Strategie, die auf die automatisierte Konsolidierung von Informationen in einem System und der Definition der Arbeitsabläufe abzielt, einschließlich der Beteiligung der Lieferanten. Unterschiedliche Strategien zur Erreichung eines Leitziels führen zu unterschiedlichen Unterzielen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der beste Weg, ein Projekt zu starten, darin besteht, zu wissen, was man erreichen will und warum.

Dies wird mit den erklärten Techniken erreicht, ist aber auch eine “Kunst” und, wie jede Kunst, erfordert sie Übung, um sie zu beherrschen.