1.13 Teilnahme an der Entwicklung des Projektauftrags und Genehmigung durch den Projektsponsor
Teilnahme an der Entwicklung des Projektauftrags und Genehmigung durch den Projektsponsor
Diese Sektion beleuchtet den Abschluss der Definitionsphase des Projekts. Sie sammelt die während der Anfangsphase erarbeiteten Informationen, um sie in der Projektauftrag festzuhalten. Dieses Dokument etabliert eine neue, zuvor nichtexistierende temporäre Organisation: das so genannte „Projekt X“.
Der Prozess der Projektdefinition ist nun vollendet. Alle in der Anfangsphase erarbeiteten und gesammelten Informationen werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst, der Projektauftrag. Die Genehmigung dieser Urkunde markiert den Gründungsakt des Projekts. Sie wird den relevanten Interessengruppen mitgeteilt und ebnet den Weg für die Planungsaktivitäten.
Der Zweck, ein Projekt zu definieren und die Definitionsarbeit in einem einzigen Dokument zu konsolidieren, liegt darin, dem Sponsor oder dem Projektsteuerungsgremium alle notwendigen Informationen für die Projektgenehmigung zu liefern.
Es gibt drei mögliche Ergebnisse des Genehmigungsprozesses für den Projektauftrag: Entweder wird der Projektvorschlag vom Steuerungsgremium genehmigt und kann in eine Phase der Detailplanung übergehen, oder das Gremium fordert eine Überarbeitung und erneute Vorlage des Projektauftrags an. Das dritte mögliche Ergebnis ist eine Ablehnung durch das Steuerungsgremium, wodurch das Projekt im aktuellen Zyklus nicht weiterverfolgt wird.
Normalerweise enthält eine Projektgründungsurkunde folgende Informationen:
- Den Namen des Projekts,
- Den Zweck und das Leitziel des Projekts, also was das Projekt erreichen soll und warum,
- Das Hauptlieferobjekt, das heißt, was das Projekt schaffen wird, um das Leitziel zu erreichen, sowie die erwarteten Ergebnisse,
- Die Geschäftsanforderungen und Erfolgskriterien des Projekts,
- Allgemeine Risiken, Annahmen und Einschränkungen,
- Gegebenenfalls einen Meilensteinplan oder einen allgemeinen Fahrplan,
- Vorab genehmigte Finanzmittel oder Budgeteinschränkungen, falls vorhanden,
- Die Liste der wichtigsten Stakeholder,
- Ein Organigramm, das zeigt, wie das Projektorganigramm in die Struktur der sponsernden Organisation oder Organisationen passt.
Es ist wichtig zu verstehen, dass der Projektauftrag nicht mit dem Projektmanagementplan gleichzusetzen ist. Der Projektauftrag bündelt Informationen und Entscheidungen, die im Zuge des Initialisierungsprozesses gemacht wurden. Er legt den Grundstein für das Projekt und überführt eine Projektidee in eine von der sponsernden Organisation offiziell anerkannte, wenn auch temporäre Struktur um, die durch die Gründungsurkunde, der genehmigte Projektauftrag ins Leben gerufen wird. Aber die Unterzeichnung des Projektauftrags bedeutet nicht, dass es kein Planungsprozess notwendig wäre. Denn bevor das Projekt ausgeführt werden kann, bedarf es weiterer detaillierter Informationen und Entscheidungen, die im Rahmen der Projektplanung getroffen werden müssen. Die Erstellung der Gründungsurkunde, also des Projektauftrags, ist dennoch ein entscheidender Meilenstein. Er definiert die wichtigsten Merkmale der temporären Organisation „Projekt X“ und bestimmt den Projektmanager und den Sponsor dieser neuen Organisation.
Der Projektauftrag definiert den Projektmanager und das Niveau seiner Autorität. Diese Autoritätsdefinition umfasst in der Regel die Befugnis, Unterstützung von verschiedenen Abteilungen zu ersuchen und ein anfängliches Team zu formieren. Darüber hinaus kann der Umfang seiner Autorität weitere spezifische Elemente beinhalten, deren Ausmaß im Einzelfall festgelegt wird. Ein weit gefasstes Autoritätsniveau könnte Bestellungen bei Lieferanten einschließen oder selbst Änderungen bis zu einem zu definierenden Grad zu genehmigen, ohne dabei den Projektsponsor konsultieren zu müssen. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass abgesehen von der grundsätzlichen Befugnis, Unterstützung anzufordern, die weiteren Elemente und deren Ausmaß je nach Projektauftrag variieren können und nicht in jedem Fall alle genannten Befugnisse umfassen müssen.
In großen Projekten, insbesondere wenn verschiedene Organisationen beteiligt sind und ein Projektsteuerungsgremium eingesetzt wird, ist es sinnvoll, die Grenzen der Sponsorenautorität klar zu definieren. Bis zu welcher Grenze darf der Sponsor allein entscheiden, und ab wann muss er das Projektsteuerungsgremium konsultieren? In Projekten mit erheblichen Risiken kann es sogar angebracht sein, festzulegen, wann das Projektsteuerungsgremium die sponsernde Organisation oder Organisationen um Genehmigung ersuchen muss.
Schließlich wird der Projektauftrag vom Sponsor unterzeichnet und fungiert als offizielle Bestätigung seiner Unterstützung für das Projekt. Mit dieser Unterzeichnung erhält der Projektmanager den klaren Auftrag, das festgelegte Leitziel und die erwarteten Ergebnisse zu erreichen, indem er den definierten Hauptliefergegenstand samt seinen Komponenten liefert. Dies soll unter Berücksichtigung der im Dokument festgehaltenen Annahmen und Einschränkungen geschehen. In manchen Organisationen praktiziert man die gemeinsame Unterzeichnung des Projektauftrags durch den Projektmanager und den Sponsor, was als vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien angesehen wird.
Sie fragen sich vielleicht, warum die Befugnisse des Projektmanagers, des Sponsors und des Projektsteuerungsgremiums im Projektauftrag festgelegt werden sollen. Der Grund liegt darin, dass diese Akteure nicht über die gleiche Autorität wie funktionale Manager in der ständigen Organisationsstruktur verfügen. Projekte sind einzigartig und erfordern maßgeschneiderte Befugnisse für jede Rolle, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient und effektiv durchgeführt werden kann. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle beteiligten Stakeholder genau verstehen, welche Handlungsspielräume jeder Akteur hat. Die Autoritätsstufen können je nach Projekttyp, Rolle und Organisation variieren. Während in den ständigen Organisationsstrukturen von Organisationen die Autoritätsniveaus in der Regel klar definiert sind, erfordert die Einzigartigkeit von Projekten eine individuelle Festlegung, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient gemanaged, gesteuert und kontrolliert wird.
Nachdem der Projektauftrag unterzeichnet ist, verteilt der Projektsponsor ihn an die relevanten Stakeholder. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, wird der Projektmanager offiziell mit der Leitung des Projekts betraut. Seine Befugnis ist nun allgemein anerkannt, und er ist berechtigt, sämtliche Planungsaktivitäten zu steuern, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Zusammenfassend ist der Projektauftrag das Dokument, das die im Initialisierungsprozess erarbeiteten Informationen bündelt. Seine Genehmigung durch den Projektsponsor oder das Steuerungsgremium markiert den offiziellen Start einer neuen temporären Organisation. Dieses Dokument definiert die zentralen Parameter der Organisation, insbesondere ihren Zweck, ihr Leitziel, das Hauptlieferobjekt und die erwarteten Ergebnisse. Zudem ernennt es den Projektmanager, den Projektsponsor und gegebenenfalls das Projektsteuerungsgremium und legt ihre jeweiligen Autoritätsniveaus fest. Nach der Unterzeichnung des Projektauftrags ist der Projektmanager autorisiert, die Ressourcen der Organisation zu mobilisieren und zu managen, zur Erreichung des Leitziels und der definierten Ergebnisse.