1.12 Allgemeine Risiken, Annahmen und Einschränkungen identifizieren

Allgemeine Risiken, Annahmen und Einschränkungen identifizieren

Dieser Abschnitt wird Ihnen helfen zu verstehen, was allgemeine Risiken, Annahmen und Einschränkungen sind und wie sie als Teil der Projektdefinition während des Initiierungsprozesses identifiziert werden können.

Aber zuerst erinnern wir uns, wo sind wir jetzt im allgemeinen Prozess?

Wir sind noch nicht dabei das Projekt zu planen. Der Beginn der detaillierten Planung unseres Projekts setzt die Genehmigung des Projektantrags voraus. Aktuell beschäftigen wir uns mit Initiierungsaktivitäten, mit denen wir die wesentlichen Elemente zusammenstellen, die in den Projektantrag aufgenommen und noch genehmigt werden sollen. Erst nachdem der Projektantrag genehmigt wurde, werden wir mit der detaillierten Planung des Projekts beginnen

Bevor wir mit der detaillierten Planung beginnen, müssen wir zunächst Annahmen treffen und mögliche Einschränkungen erkennen, die für das Projekt relevant sind. Diese Einschränkungen müssen in der Planung berücksichtigt werden. Weiterhin ist es wichtig, allgemeine Risiken zu identifizieren, die schon in dieser frühen Phase erkennbar sind. Zu diesem Zeitpunkt ist es noch zu früh, um spezifische Risiken zu identifizieren, die mit noch nicht definierten Elementen des Projekts zusammenhängen. Jedoch ist es möglich und sinnvoll, typische Risiken, die mit der Art des Projekts verbunden sind, das wir gerade initiieren, zu erkennen und zu berücksichtigen.

Lassen Sie uns zunächst verstehen, was Risiken, Annahmen und Einschränkungen genau sind.

Risiken und Annahmen

Ein Risiko ist ein potentielles zukünftiges Problem, das noch nicht eingetreten ist. Einige Methoden sprechen auch von positiven Risiken, die wir vorziehen als Gelegenheiten zu bezeichnen.

Ein Risiko bezieht sich auf zukünftige Bedingungen oder Umstände, die einen negativen Einfluss auf das Projekt haben könnten. Aber um als Risiko und nicht als Fakt betrachtet zu werden, muss ein gewisses Maß an Unsicherheit darüber bestehen, ob sie eintreten werden oder nicht. Wenn diese Umstände zu 100% sicher sind, sind sie keine Risiken, sondern Tatsachen.

Annahmen sind Aussagen, die für die Initiierung oder Planung des Projekts als wahr angenommen werden. Sie beinhalten die ausdrückliche Erwartung, dass benötigte Ressourcen oder Umstände verfügbar sein werden oder dass bestimmte schädliche Umstände nicht eintreten werden.

Wie Sie sehen können, können sich Annahmen und Risiken annähern. Wenn Sie ein mögliches zukünftiges negatives Ereignis als Annahme klassifizieren, gehen Sie davon aus, dass es nicht eintreten wird. Aber wenn dieses negative Ereignis letztendlich eintritt, dann wissen wir, dass es in Wirklichkeit keine Annahme, sondern ein Risiko war, für das mehr und besser hätte getan werden müssen, als einfach anzunehmen, dass es nicht eintreten würde.

Nehmen wir das Beispiel einer Aussage, die in viele Projektaufträge aufgenommen wird, nämlich: dass die für das Projekt erforderlichen Ressourcen nach Bedarf verfügbar sein werden. Was für eine Art von Aussage ist das? Die meisten Menschen würden sagen, es ist eine Annahme. Schließlich geht man bei Projektbeginn immer davon aus, dass man die benötigten Ressourcen bekommt.

Aber ist das wirklich eine Annahme? Wäre es nicht vorstellbar, dass es ein Projekt gibt, für das die erforderlichen Ressourcen nicht rechtzeitig verfügbar sein könnten? Vielleicht weil diese Ressourcen noch in einem anderen Projekt gebunden sind, das vorher abgeschlossen werden sollte, aber Probleme hatte und verzögert ist. Es ist nicht allzu schwer, sich dieses Szenario vorzustellen. In diesem Fall wäre die Aussage über die Verfügbarkeit der Ressourcen sicherlich ein Risiko und keine Annahme.

Der entscheidende Punkt ist, dass dieselbe Aussage je nach den Umständen des besonderen Projekts eine Annahme oder ein Risiko sein kann. Der Unterschied zwischen einer Annahme und einem Risiko besteht darin, ob die Kombination aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung für Sie akzeptabel ist oder nicht. Wenn die Kombination aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung des negativen Ereignisses für Sie nicht akzeptabel ist, das heißt, wenn die Kombination zu hoch ist, müssen die negativen Umstände als Risiko deklariert werden. Wenn das Ereignis negativ ist, aber die Kombination aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung akzeptabel ist, kann das Ereignis als Annahme betrachtet werden.

Sind die folgenden Aussagen Annahmen oder Risiken?

• Der Projektsponsor wird dem Projekt eine starke und aktive Unterstützung bieten.
• Die Online-Infrastruktur wird rechtzeitig vom Anbieter installiert, bevor wir für die abschließenden Tests bereit sind.

Je nach Projekt könnten beide Aussagen ein hohes Risiko darstellen, aufgrund ihrer potenziell signifikanten Auswirkungen auf den Projekterfolg, wenn sie nicht eintreten. Aber je nach Projekt könnte auch die Wahrscheinlichkeit des Eintretens als hoch genug angesehen werden, dass dieselben potenziellen Umstände als Annahmen klassifiziert werden könnten.

Während wir das Projekt initiieren, werden einige Unbekannte als Annahmen und andere als Risiken definiert werden.

Wir sind noch nicht in der Lage, eine detaillierte Risikoanalyse durchzuführen. Aber sicherlich können wir einige typische Risiken der Art von Projekt identifizieren, die wir durchführen, und wir müssen sie identifizieren.

Inhärente Risiken

Die inhärenten Risiken sind jene, die aus den allgemeinen Merkmalen des Projekts entstehen.

Hier sind einige Beispiele.

Gesamtaufwand in Stunden

Wenn das Projekt groß ist, zum Beispiel mit mehr als 20.000 Arbeitsstunden, wäre es eine Quelle hohen Risikos.

Im Gegensatz dazu wäre ein kleines Projekt, sagen wir weniger als 250 Stunden, ein geringes Risiko.

Dauer

Mehr als 12 Monate, hohes Risiko.

Weniger als 3 Monate, geringes Risiko.

Teamgröße

Mehr als 25 Projektteammitglieder, hohes Risiko.

Weniger als 5 Teammitglieder, geringes Risiko.

Das Gleiche gilt für die Anzahl der beteiligten Organisationen.

Beachten Sie, dass die hier genannten Zahlen nur Beispiele sind und nicht für alle Projekte als gegeben angesehen werden sollten.

Sagen wir, wenn mehr als 3 Organisationen beteiligt sind, wäre das eine Quelle hohen Risikos. Im Gegensatz dazu, wenn nur eine Organisation beteiligt ist, wäre das ein Faktor geringen Risikos.

Allerdings, wenn diese Organisation chaotisch ist, wäre es eine Quelle hohen Risikos. Aber in diesem Fall ist das zu bewertende Kriterium nicht die Anzahl der beteiligten Organisationen, sondern die Qualität der von der ausführenden Organisation eingeleiteten Prozesse, und das ist etwas anderes.

Projektumfang

Wenn der Umfang des Projekts schlecht definiert ist, ist das eindeutig eine Quelle hohen Risikos.

Im Gegensatz dazu, wenn der Umfang des Projekts gut definiert ist und diese Definition von den wichtigsten Stakeholdern geteilt und akzeptiert wurde, ermöglicht uns dieser Aspekt, uns wohler zu fühlen.

Was ist mit den Nutzwert aus dem Projekt?

Wenn der Nutzwert des Projekts nicht klar ist, ist es eine Quelle hohen Risikos. Oder vielleicht sollte das Projekt überhaupt nicht initiiert werden, bis Klarheit über den zu erbringenden Nutzwert besteht. Erinnern wir uns, dass der Nutzwert das Gegenstück sind, um die Kosten für die Durchführung des Projekts zu rechtfertigen. Wenn der Nutzwert nicht klar ist und die finanzierende Organisation eine Kostensenkungsphase durchlaufen muss, sind die ersten Kandidaten, die gestrichen werden, Projekte, deren Nutzen nicht klar ist.

Andererseits, wenn der Nutzwert des Projekts klar ist, können wir annehmen, dass dies eine Quelle geringen Risikos für das Projekt ist.

Anforderungen

Wenn die Anforderungen komplex, unklar oder schwer für den Kunden zu definieren sind, ist dies eine typische Quelle hohen Risikos. Der Kunde weiß nicht, was er will. Oder es ist schwierig für sie, es in Worte zu fassen. Dies ist eine sehr häufige Situation bei Projekten mit immateriellen Produkten. Eine typische Antwort auf diese Art von hohem Risiko ist die Verwendung agiler Methoden, die eine schrittweise Definition der Anforderungen ermöglichen.

Das Gegenteil ist eine Situation, in der die Anforderungen klar sind und es für den Kunden leicht ist, sie zu definieren. Dies sollte eine Situation geringeren Risikos sein.

Abhängigkeit von anderen Projekten oder externen Teams.

Wenn der Zeitplan unseres Projekts von der rechtzeitigen Fertigstellung oder dem Fortschritt von beispielsweise 3 oder mehr Projekten oder mehr als 3 externen Teams abhängt, ist dies eine Quelle hohen Risikos, einfach weil wir weniger Einfluss auf die externen Teams haben.

Im Gegenteil, wenn unser Projekt von nur einem anderen Projekt oder einem einzigen externen Team abhängt, können wir davon ausgehen, dass das mit diesem Faktor verbundene Risikoniveau niedrig ist. Oder vielleicht mittel, wobei es niedrig ist, wenn keine Abhängigkeit von einem externen Projekt oder einem externen Team besteht.

Projektsponsoring

Dies ist entscheidend. Wenn der Sponsor unbekannt, passiv, zeitlich eingeschränkt für das Projekt ist oder wenn der Sponsor kein Interesse am Projekt hat, ist dies eine Quelle hohen Risikos. Es ist fast sicher, dass das Projekt scheitern wird. Daher wird in einem solchen Fall empfohlen, das Projekt nicht zu starten. Alternativ könnte man einen Vertreter des Sponsors suchen, der sich mit dem erforderlichen Engagement um das Projekt kümmern kann.

Andererseits, wenn der Projektsponsor identifiziert ist, das angemessene Maß an Autorität in der sponsernden Organisation hat und hoch motiviert ist, das Projekt zu unterstützen, ist dies eine Quelle geringen Risikos. Es ist sogar eine Chance, die genutzt werden kann.

Nächster Punkt: Anzahl und Komplexität der vom Projekt erforderlichen Änderungen an bestehenden Verfahren, Prozessen und Richtlinien.

Wir müssen realistisch sein. Wenn unser Projekt erfordert, dass sich eine große Anzahl von Dingen in der Organisation ändert, ist dies eine Quelle hohen Risikos. Je nach Fall kann angenommen werden, dass die Organisation möglicherweise nicht bereit ist, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, und dies wird sich negativ auf das Projekt auswirken. Daher wäre dieser Aspekt eine Quelle hohen Risikos.

Andererseits, wenn nur wenige Änderungen an bestehenden Verfahren, Prozessen und Richtlinien erforderlich sind, wäre dies ein Element geringen Risikos.

Es gibt einen Risikofaktor, bei dem der Projektleiter die Quelle des Risikos ist. Es ist die Erfahrung des Projektleiters.

Wenn er wenig Erfahrung in dieser Art von Projekten hat, ist das offensichtlich ein Faktor hohen Risikos, und wenn er viel Erfahrung in dieser Art von Projekten hat, ist es ein Faktor geringen Risikos.

Ja, Sie verstehen richtig: Der Projektleiter kann eine Quelle hohen Risikos sein.

Was tun wir in diesem Fall? Nun, geben wir ihm eine Methode des Projektmanagements, eine firmeneigene Methode zum Beispiel, schicken wir ihn zur Schulung, oder wir bieten ihm einen Coaching-Service eines erfahrenen Projektleiters an.

Das sind Antworten auf die Risiken. Mehr dazu in der Lektion über das Risikomanagement.

Ein weiterer Faktor: die physische Lage des Teams.

Im Falle einer Streuung, hohes Risiko.

Wenn alle am gleichen Ort sind, geringes Risiko.

Die zu verwendende Technologie kann auch eine Risikoquelle sein.

Wenn die Technologie für das Projektteam neu ist, ist dies eine Quelle hohen Risikos.

Und umgekehrt, wenn das Team mit der zu verwendenden Technologie vertraut ist, wäre dies ein Faktor geringen Risikos.

Und schließlich der Lieferant oder die Lieferanten.

Ist der Lieferant uns unbekannt? Wenn ja, könnte dies ein hohes Risiko sein.

Im Gegenteil, wenn der Lieferant uns und auf dem Markt als zuverlässiger und leistungsstarker Dienstleister bekannt ist, können wir dies als Element geringen Risikos behandeln.

Auf der Grundlage dieser allgemeinen anfänglichen Analyse kann der Sponsor Entscheidungen über das allgemeine Design des Projekts treffen. Einschließlich Ziel und Strategie, wenn das Risikoniveau zu hoch erscheint.

Einschränkungen

Lassen Sie uns ein wenig über Einschränkungen sprechen.

Einschränkungen sind Beschränkungen, die außerhalb der Kontrolle des Projektteams liegen und gesteuert werden müssen.

Einschränkungen sind nicht unbedingt Probleme. Noch sind sie Risiken, da sie 100% sicher sind. Einschränkungen sind Tatsachen. Datumsbeschränkungen zum Beispiel. Bestimmte Ereignisse (zum Beispiel ein Meilenstein, eine Phase oder das Ende des Projekts) müssen zu bestimmten Daten stattfinden. Zum Beispiel: ein Projekt, das zur Teilnahme an einer Handelsmesse oder einer internationalen Ausstellung mit einem neuen Produkt bestimmt ist. Die Messe wird nicht warten, bis wir das neue Produkt fertiggestellt haben. Das Datum der Messe ist eine zu beachtende Einschränkung.

Es ist möglich, dass das Projekt Ressourcenbeschränkungen hat. Zum Beispiel nicht mehr als x Anzahl von Personen. Oder die Hälfte des Teams muss französischsprachig sein, oder von einem bestimmten Geschlecht. Oder: Freitage sind Feiertage. All diese Beispiele sind Einschränkungen, die während der Planung zu beachten sein werden.

Es könnte eine Budgetbeschränkung geben. Zum Beispiel: das Projekt darf x Betrag an Geld nicht überschreiten. Dies bedeutet, dass Sie einen Umfang planen müssen, der sich dieser Einschränkung anpasst. Oder wenn nach der Definition des endgültigen Inhalts des Projekts, später während der Planung, das Team zu dem Schluss kommt, dass der erforderliche Umfang, um das Ziel zu erreichen, die finanzielle Einschränkung  überschreitet, dann muss verhandelt werden. Entweder muss die finanzielle Einschränkung erhöht werden, oder das Ziel und der damit verbundene Umfang, oder beide Elemente müssen möglicherweise nach unten angepasst werden.

Fassen wir zusammen, indem wir sagen, dass die Identifizierung allgemeiner Risiken, Annahmen und Einschränkungen ein wichtiger Schritt in der Definition eines Projekts ist, bevor es genehmigt werden kann. Wir sprechen noch nicht von einer detaillierten Planung.