0 - É L E M E N T S F O N D A M E N T A U X
1- I N I T I A L I S A T I O N
2 - P L A N I F I C A T I O N
3 - E X É C U T I O N
4 - M A Î T R I S E
5 - C L Ô T U R E

3.4 Autoriser, déléguer, exécuter et approuver les lots de travaux

Autoriser, déléguer, exécuter et approuver les lots de travaux

Cette section continue d’expliquer les lots de travaux à partir de leur définition expliquée dans les sections de planification.

Il est fortement recommandé de revoir les sections sur la structure de répartition du travail et le début des lots de travaux expliqués dans les sections de planification.

Désormais, dans le cadre de l’exécution, nous allons concentrer notre attention sur les activités – d’autorisation – de délégation – d’exécution et d’approbation des lots de travaux.

Le processus, – d’autorisation – de délégation – d’exécution et d’approbation des lots de travaux, sert de lien entre le chef de projet et les responsables des lots de travaux.

  • L’accent est mis du côté du chef de projet sur l’autorisation et la délégation de l’exécution des lots de travaux et leur approbation une fois qu’ils sont terminés.
  • L’accent est mis du côté du chef de lot de travaux est sur l’acceptation de la délégation, la gestion du travail de l’équipe de spécialistes, le rapport d’avancement au chef de projet et la remise du lot de travail terminé au chef de projet après avoir passé un processus d’évaluation de la qualité.

Les lots de travaux sont d’abord définis dans le cadre de la structure de répartition du travail et migrent de là vers le calendrier du projet, où les lots de travaux et / ou les activités qu’ils contiennent sont séquencés.

Chaque phase du projet comprend au moins un module de travail. Normalement, plusieurs lots de travaux composent un ou plusieurs livrables majeurs à accomplir dans une phase, et la phase se termine lorsque ces principaux livrables sont accomplis.

Les lots de travaux peuvent être exécutés en séquence par une équipe ou en parallèle par différentes équipes. Le calendrier du projet, plus détaillé pour la phase actuelle, fournit des conseils sur le séquençage. Le chef de projet utilise le calendrier du projet pour déterminer quand chaque lot de travail doit commencer et se terminer.

Chaque lot de travaux doit avoir une définition et une planification du lot de travaux. Le rôle du chef d’équipe est de soutenir la planification détaillée du lot de travaux en utilisant l’expertise des membres de l’équipe et de coordonner l’exécution du travail de l’équipe de spécialistes qui créera le produit décrit dans le lot de travaux.

Dans de nombreux cas, le chef du lot de travaux constituera l’équipe de spécialistes composée de personnes de son organisation. C’est le cas lorsque le chef du lot de travaux fait partie d’une organisation externe. Mais cela peut aussi être le cas lorsqu’un supérieur hiérarchique dans la même entreprise que le chef de projet accepte le rôle de chef de lot de travaux et forme une équipe dirigée par lui-même pour livrer le produit demandé. Cet arrangement permet de contourner les conflits résultant de l’organisation matricielle avec un chef de projet dirigeant le travail de projet effectué par le personnel de l’organisation hiérarchique.

Le niveau de formalité du lot de travaux peut différer selon que l’équipe de spécialistes est interne à l’organisation ou à une organisation tierce, auquel cas le lot de travaux peut faire partie d’un énoncé du périmètre du projet contenu dans un contrat.

Autoriser et déléguer un lot de travaux est le travail du chef de projet. Accepter l’exécution d’un lot de travaux est le travail du chef d’équipe.

En temps voulu, le chef de projet autorise et approuve avec le chef d’équipe correspondant le début de chaque lot de travaux. Si nécessaire, revoyez les sections sur l’acquisition des ressources du projet ou de la phase et effectuez les achats. Ces processus expliquent comment obtenir des spécialistes et des chefs d’équipe pour les lots de travaux nécessaires à la réalisation des livrables.

Les informations contenues dans le lot de travaux clarifient ce qui doit être produit, quels sont les critères d’acceptation du produit, quels sont les travaux attendus à effectuer, ainsi que les coûts et le calendrier.

Le chef de projet est responsable de la gestion des interfaces entre les différents lots de travaux.

Le chef d’équipe est responsable de l’exécution d’un lot de travaux accepté.

Pour qu’un produit soit terminé, il y a trois étapes :

  • 1er étape. Le produit doit être créé à un état de projet, y compris les tests à effectuer par l’équipe de développement.
  • 2ème étape. Une évaluation finale de la qualité doit être effectuée par l’équipe de développement.
  • 3ème étape. Cette étape consiste en une présentation formelle pour approbation. En fonction du produit, le chef de projet peut demander à un support technique de prendre en charge le processus d’approbation.

Au cours de l’exécution d’un lot de travaux, il est également important que des informations précises sur l’état d’avancement soient communiquées régulièrement au chef de projet. Cela se fait via une mise à jour régulière du statut du chef d’équipe au chef de projet, fournissant une image précise des progrès. Le module de travail explique comment et à quelle fréquence les rapports sur l’état d’avancement se produisent. Le chef de projet est également l’instance d’escalade pour le chef d’équipe pour les problèmes et les demandes de changement. Le point clé est que l’équipe de spécialistes effectue des travaux qui font partie d’un produit plus large dont le chef de projet est responsable.

Approbation d’un lot de travaux

Au moins deux personnes participent à une réunion pour approuver un lot de travail.

Une personne assume la présidence et joue le rôle de réviseur. Le rôle de président et le rôle de réviseur peuvent être exercés par le chef de projet ou, selon le produit à examiner, le chef de projet peut être assisté par une personne de soutien technique.

L’autre personne est le chef d’équipe qui joue le rôle de présentateur, soit en prenant des notes par lui-même, soit en étant soutenu par une personne de soutien administratif.

Le réviseur examine le produit par rapport aux critères d’acceptation définis dans le lot de travaux. La preuve de conformité est demandée par l’examinateur et présentée par le présentateur. Des questions sont posées et des réponses sont fournies. Les actions requises sont convenues et notées.

Le résultat de l’examen de qualité peut être :

  • Le produit est correct et complet et donc accepté.
  • Le produit est presque correct et complet et est accepté sous condition. Ce qui signifie que quelques actions sont encore nécessaires et notées comme des actions, mais une deuxième réunion d’examen de la qualité n’est pas nécessaire.
  • Enfin, le produit n’est pas correct et complet, n’est pas accepté et est envoyé pour retravailler. Un autre examen de la qualité sera nécessaire.

Pour les produits où le chef de projet a assumé le rôle de chef de lot de travaux, une tierce personne devrait assumer le rôle de réviseur.

En fonction de la nature du lot de travaux, notamment s’il est exécuté par un fournisseur externe, une autre signature d’approbation peut être nécessaire si cela est prévu dans le contrat.

Résumons en rappelant que

  • Le processus d’autorisation, de délégation, d’exécution et d’approbation des lots de travaux sert de lien entre le chef de projet et les responsables des lots de travaux.
  • Du côté du chef de projet, l’accent est mis sur l’autorisation et la délégation de l’exécution des lots de travaux et leur approbation une fois qu’ils sont terminés.
  • L’accent mis du côté du chef de lot de travaux concerne l’acceptation de la délégation du lot de travaux, la gestion du travail d’exécution, la remise, du rapport sur l’état d’avancement, au chef de projet et la remise, du lot de travaux terminé, au chef de projet, après avoir effectué un processus d’évaluation de la qualité.
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