1.4 INITIALISATION DU PROJET – VUE D’ENSEMBLE

L’initialisation d’un projet – Aperçu

Cette section vous donnera un aperçu des activités associées à l’initialisation d’un projet et vous expliquera que ce n’est pas la même chose que de le planifier.

Initialiser un projet consiste à définir un nouveau projet ou une nouvelle phase d’un projet existant et à obtenir l’autorisation de démarrer le projet ou la phase. Le but de l’initialisation est de créer la nouvelle organisation temporaire « projet x » ; aligner les attentes des principales parties prenantes sur la finalité et le but ; et discuter de la façon dont leur participation au projet ou à la phase contribuera à répondre à leurs attentes.

Lors du processus d’initialisation, le périmètre initial est défini et les ressources financières initiales sont réservées. Ce n’est pas un budget, car le budget résultera des processus de planification auxquels nous ne sommes pas encore parvenus. Il s’agit de réserver des fonds en cas d’approbation du projet à l’issue des processus d’initialisation, ou de documenter les fonds qui ont été réservés au projet après sa sélection sur la base d’une analyse de rentabilisation dans le cadre de la gestion de portefeuille.

Au cours de l’initialisation, les principales parties prenantes sont déterminées, il est clarifié et convenu avec elles quelle partie du problème ou de l’opportunité le projet abordera, sa finalité et son but sont définis, il est expliqué pourquoi la stratégie sélectionnée est la plus appropriée pour atteindre le but, les principaux livrables résultant de la stratégie sélectionnée sont déterminés, les risques généraux et les contraintes existantes sont identifiés et des hypothèses sont également explicitement formulées afin d’opérationnaliser des éléments inconnus mais nécessaires à la définition du projet. Si une analyse de rentabilisation a déjà été effectuée, bon nombre de ces éléments seront prêts à être consultés et éventuellement revus et mis à jour. Enfin, le chef de projet est formellement nommé.

Toutes ces informations sont enregistrées dans la « charte du projet » et un registre des parties prenantes est également créé.

La signature de la charte de projet est l’acte constitutif formel de la nouvelle organisation temporaire dénommée « projet x ». Le chef de projet désigné dans la charte est autorisé à affecter les ressources de l’organisation aux activités du projet, selon le niveau d’autorité qui lui est conféré dans la charte. La charte du projet doit être signée par le commanditaire et éventuellement d’autres personnes de l’organisation et/ou du bénéficiaire.

Le chef de projet est généralement nommé au début ou pendant le processus d’initialisation pour guider le reste du travail d’initialisation. Cependant, parfois, le chef de projet est nommé après l’approbation de la charte du projet. Face à cette situation, le chef de projet doit s’assurer de revoir ce qui a été fait lors de l’initialisation et de compléter toutes les activités manquantes ou incomplètes faisant partie de l’initialisation.

Dans les sections suivantes, nous expliquerons en détail les éléments clés de la définition d’un projet et ce qui est inclus dans la charte du projet et le registre des parties prenantes.