3.4 Autoriser, déléguer, exécuter et approuver les lots de travaux

​Autoriser, déléguer, exécuter et approuver les lots de travaux

Cette section s’occupe des activités liées à la gestion des lots de travaux, après les avoir définis et planifiés au cours des activités de planification.

Il est fortement recommandé de revoir les sections de planification consacrées à l’organigramme des travaux et aux lots de travaux.

Le processus d’autorisation, de délégation, d’exécution et d’approbation des lots de travaux, sert de lien entre le chef du projet et les responsables des lots de travaux.

• Du côté du chef de projet, l’accent est mis sur l’autorisation et la délégation de l’exécution des lots de travaux et leur approbation suivant un processus d’évaluation finale de la qualité.
• Du côté du chef de lot de travaux, l’accent est mis sur l’acceptation de la délégation du lot de travaux, et sur la gestion du travail d’exécution, y compris les tests internes de l’équipe de développement. Le chef d’équipe est aussi responsable des rapports sur l’état d’avancement pour le chef du projet, et de la présentation pour approbation et livraison finale, du lot de travaux terminé au chef du projet.

Les lots de travaux sont d’abord définis dans le cadre de l’organigramme des travaux. De là, ils migrent vers l’échéancier, où les lots de travaux ou les activités qu’ils contiennent, sont séquencés.

Chaque phase du projet comprend au moins un lot de travaux. Normalement, plusieurs lots de travaux composent un ou plusieurs livrables majeurs à accomplir dans une phase, et la phase se termine lorsque ces principaux livrables sont accomplis.

Les lots de travaux peuvent être exécutés en séquence par une équipe ou en parallèle par différentes équipes. L’échéancier du projet, plus détaillé pour la phase actuelle, est le cadre référentiel pour le séquençage. Le chef du projet utilise l’échéancier du projet pour déterminer quand chaque lot de travaux doit commencer et se terminer.

Chaque lot de travaux doit disposer de sa propre définition et planification. Le chef de l’équipe pour le lot de travaux est responsable de la planification détaillée du lot de travaux. Pour cela il utilise l’expertise des membres de l’équipe. Puis il coordonne l’exécution des travaux de l’équipe de spécialistes qui créera le produit décrit dans le lot de travaux.

Dans de nombreux cas, le chef du lot de travaux constituera l’équipe de spécialistes composée de personnes de son organisation. C’est le cas lorsque le chef du lot de travaux fait partie d’une organisation externe. Mais cela peut aussi être le cas, lorsqu’un cadre fonctionnel de la même entreprise que le chef du projet accepte le rôle de chef de lot de travaux, et forme une équipe dirigée par lui-même pour livrer le produit demandé. Cet arrangement permet de contourner les conflits résultant de l’organisation matricielle, avec un chef de projet dirigeant le travail effectué par le personnel d’un département en charge d’une autre personne.

Le niveau de formalité de la définition du lot de travaux peut différer selon que l’équipe de spécialistes soit interne à l’organisation, ou que le lot de travaux ait été externalisé à un sous-traitant. Auquel cas, la définition du lot de travaux peut faire partie d’un cahier des charges contenu dans un contrat avec ce sous-traitant.

Autorisation, délégation et exécution d’un lot de travaux

Autoriser et déléguer un lot de travaux est de la responsabilité du chef de projet. Accepter la délégation de l’exécution d’un lot de travaux, est de la responsabilité du chef du lot de travaux, qui devient le chef de l’équipe qui exécutera les travaux.

En temps voulu, le chef de projet autorise et convient avec le chef d’équipe correspondant, le début de chaque lot de travaux. Si nécessaire, revoyez les sections sur l’acquisition des ressources, aussi que la section concernant les approvisionnements. Ces processus expliquent comment obtenir des spécialistes et des chefs d’équipe pour les lots de travaux nécessaires à la réalisation des livrables.

Les informations contenues dans la définition du lot de travaux clarifient ce qui doit être produit, quels sont les critères d’acceptation du produit, quels sont les travaux attendus à effectuer, ainsi que les coûts estimés et l’échéancier.

Le chef de projet est responsable de la gestion des interfaces entre les différents lots de travaux.

Le chef d’équipe est responsable de la réalisation d’un lot de travaux qui lui a été délégué et pour lequel il a accepté cette délégation.

Pour qu’un produit soit terminé, il y a trois étapes :

• Première étape. L’équipe du lot de travaux crée le produit conformément aux critères d’acceptation définis dans le lot de travaux.
• Deuxième étape. L’équipe du lot de travaux réalise une évaluation finale de la qualité du produit avant de le présenter pour acceptation hors de l’équipe de développement.
• Troisième étape. Cette étape consiste en une présentation formelle pour approbation par le chef de projet. En fonction du produit, le chef de projet peut demander à un spécialiste dans la matière de fournir un support technique au cours de cette évaluation pour approbation.

Au cours de l’exécution d’un lot de travaux, il est également important que des informations précises sur l’état d’avancement soient communiquées régulièrement au chef du projet. Cela se fait via une mise à jour régulière du chef d’équipe au chef de projet. La définition du lot de travaux explique comment et à quelle fréquence les rapports sur l’état d’avancement se produisent. Le chef du projet est également l’instance d’escalade pour le chef d’équipe pour les problèmes et les demandes de changement. Le point clé à comprendre par l’équipe d’un lot de travaux, est que ce lot de travaux fait partie d’un produit plus large dont le chef de projet est responsable.

Approbation d’un lot de travaux

Au moins deux personnes participent à une réunion pour approuver un lot de travaux.

Une personne assume la présidence et joue le rôle de réviseur. Le rôle de président et le rôle de réviseur peuvent être exercés par le chef de projet. Selon le produit à examiner, le chef de projet peut être assisté par une personne de soutien technique.

L’autre personne est le chef d’équipe qui joue le rôle de présentateur, soit en prenant des notes par lui-même, soit en étant soutenu par une personne de soutien administratif.

Le réviseur examine le produit par rapport aux critères d’acceptation définis dans le lot de travaux. Des preuves de conformité aux critères d’acceptation sont demandées par l’examinateur et présentées par le présentateur. Des questions sont posées et des réponses sont fournies. Des actions requises sont convenues et notées.

Le résultat de l’examen de qualité peut être :

• Le produit est correct et complet et donc accepté.
• Le produit est presque correct et complet et est accepté sous condition. Ce qui signifie que quelques actions sont encore nécessaires et notées, mais une deuxième réunion d’examen de la qualité n’est pas nécessaire.
• Le troisième résultat possible est que le produit n’est pas correct et complet, est rejeté et renvoyé pour être retravaillé. Un autre examen de la qualité sera nécessaire.

Pour les produits où le chef de projet a assumé le rôle de chef du lot de travaux et dirige lui-même les travaux de l’équipe de développeurs, une tierce personne devrait assumer le rôle de réviseur.

En fonction de la nature du lot de travaux, notamment s’il est exécuté par un fournisseur externe, une autre signature d’approbation peut être nécessaire si cela est prévu dans le contrat.

Résumons en rappelant que

• Le processus d’autorisation, de délégation, d’exécution et d’approbation des lots de travaux sert de lien entre le chef de projet et les responsables des lots de travaux.
• Du côté du chef de projet, l’accent est mis sur l’autorisation et la délégation de l’exécution des lots de travaux et leur approbation suivant un processus d’évaluation finale de la qualité.
• Du côté du chef de lot de travaux, l’accent est mis sur l’acceptation de la délégation du lot de travaux, la gestion du travail d’exécution, y compris les tests internes de l’équipe de développement. Le chef de lot de travaux est aussi responsable pour les rapports sur l’état d’avancement au chef du projet, et la présentation pour approbation, et livraison finale, du lot de travaux terminé, au chef du projet.