2.3 SMART-Unterziele definieren die zum Leitziel

SMART-Unterziele definieren die zum Leitziel

In dieser Sektion wird erläutert, was SMART-Unterziele sind und wie man sie definiert.

Ein Leitziel ist eine hervorragende Möglichkeit, die Stakeholder eines Projekts zu verbinden und sicherzustellen, dass alle in dieselbe Richtung arbeiten. Ein Leitziel ist eine allgemeine Aussage, die sich auf das zu erreichende Ergebnis konzentriert und nicht die Mittel beschreibt, die verwendet werden, um dieses gewünschte Ergebnis zu erzielen. Deshalb glauben wir, dass es besser ist, sich auf das Leitziel zu konzentrieren, wenn das Projekt initiiert wird.

Manche Menschen verwenden den Begriff Ziel ohne weitere Differenzierung. Einige Methodologien unterscheiden zwischen zwei Ebenen von Zielen, wie Oberziel und Unterziele, oder strategisches Ziel und operative Ziele. Andere Methoden verwenden den Begriff Ziel und ergänzen ihn durch Leistungsindikatoren. Die Idee dieser Paare ist es, ein Oberziel in Unterziele zu unterteilen, um die intermediäre Leistung zu messen und festzustellen, ob man sich auf dem Weg zur Zielerreichung befindet.

In diesem Kurs bevorzugen wir das Bezeichnungspaar “Leitziel und Unterziele”, wobei das Leitziel die allgemeinere Aussage ist und die Unterziele spezifischere und detailliertere Aussagen sind. Mit dieser Logik ist das Leitziel eine allgemeine Aussage darüber, was erreicht werden muss, während die Unterziele gruppierte Aktionen sind, die zum Leitziel führen.

In unserem Beispiel eines Online-Systems zur Steigerung der Transparenz von Transaktionen ist das gewünschte Ergebnis, die angestrebte Veränderung, die das Leitziel steuert, nämlich eine erhöhte Transparenz. Um dieses Ergebnis zu erreichen, haben wir verschiedene Strategien evaluiert und anschließend beschlossen, ein automatisiertes Onlinesystem zur Überwachung und Anzeige des Status der Transaktionen zu entwickeln und zu implementieren. Das ist das Hauptziel.

Während der Projektinitiierung haben wir die Ausrichtung des Leitziels und des darin enthaltenen Schlüsselliefergegenstands überprüft, indem wir uns folgende Frage gestellt haben: Wenn wir ein automatisiertes Onlinesystem verwenden würden, das den Status aller Transaktionen anzeigt, hätten wir dann das gewünschte Transparenzniveau erreicht? Die Antwort war ‘ja’. Wenn die Antwort ‘nein’ gewesen wäre, hätten wir entweder das Leitziel, den Schlüsselliefergegenstand oder beide Aussagen überarbeiten müssen, bis sie aufeinander abgestimmt gewesen wären.

Als Teil des Kursbeispiels wählten wir für die Lehrinhalte über die Initiierungsaktivitäten die Option eines automatisierten Onlinesystems und verglichen diese Option mit anderen verfügbaren Optionen, um dasselbe Leitziel der Transparenz der Operationen zu erreichen. Die anderen beiden in Betracht gezogenen Optionen waren: a) ein System nächtlicher Updates und b) mehr Steuerungspersonal, um die Aktualisierungsarbeiten manuell durchzuführen.

Die drei Optionen wurden anhand einer Multikriterienmatrix miteinander verglichen. Wir wählten die Option des automatisierten Onlinesynchronisationssystems und verwarfen die anderen beiden Optionen.

Jetzt gehen wir eine Ebene tiefer, sowohl für das Leitziel als auch für das ausgewählte Schlüssellieferobjekt. Dazu definieren wir gruppierte Aktionen, die zum Leitziel führen. Diese gruppierten Aktionen sind die Unterziele, und diese Unterziele liefern wiederum “Zwischenlieferobjekte”, die das Schlüssellieferobjekt bilden.

Lassen Sie uns bei diesem Beispiel bleiben: Welche gruppierten Aktionen würden dazu führen, das Leitziel zu erreichen? Anders ausgedrückt, welche Unterziele sind notwendig, um gemeinsam ein automatisiertes Online-Synchronisationssystem zu liefern?

Die Unterziele könnten Folgendes beinhalten:

• Explizite Definition der Arbeitsabläufe für alle Produkte, einschließlich der Schritte, an denen die Lieferanten bis zum Fälligkeitsdatum, Tag X, beteiligt sind.
• Erstellung einer Datenbank oder Kombination bestehender Datenbanken, um den Status aller Produkte in den verschiedenen Phasen ihrer definierten Arbeitsabläufe bis zum Fälligkeitsdatum, Tag X, zu verfolgen.
• Entwicklung und Implementierung einer automatisierten Online-Synchronisationsanwendung, entweder aus einem vorhandenen Softwarepaket oder als maßgeschneiderte Lösung bis zum Fälligkeitsdatum, Tag X.
• Schulung des Personals der Organisation sowie des Personals der beteiligten Lieferanten, um die Lösung bis zum Fälligkeitsdatum, Tag X, nutzen zu können.

Die resultierenden Zwischenlieferobjekte aus diesen spezifischeren Unterzielen sind die folgenden: definierte Arbeitsabläufe für alle Produkte, eine kombinierte Datenbank, eine automatisierte Onlinesynchronisationsanwendung und Schulungsmaßnahmen.

Wir erinnern uns auch daran, dass diese Unterziele SMART sein müssen. Das bedeutet, sie müssen spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich begrenzt sein. Überprüfen wir, ob sie diese Kriterien erfüllen.

Erstens, alle haben ein klares Fälligkeitsdatum.

Zweitens, alle sind erreichbar und realistisch. Was erreichbar und realistisch ist, hängt in hohem Maße von den Fähigkeiten der spezifischen Organisation und den verfügbaren Ressourcen ab. Einen Mann zum Mond zu schicken und ihn sicher zur Erde zurückzubringen, ist für die NASA oder eine andere bedeutende Raumfahrtagentur machbar, aber nicht für die meisten anderen Organisationen. Das gesamte geschriebene Wissen der Welt allen Menschen zugänglich zu machen, scheint für Google erreichbar, aber nicht für andere Organisationen. Eine Zertifizierung in Projektmanagement zu erlangen, ist für Sie erreichbar, aber nicht für alle Menschen. Die Leitziele sollten herausfordernd und anregend sein, um das Team zu motivieren, aber sie sollten erreichbar sein. Unerreichbare Leitziel sind ziemlich demotivierend.

Schließlich, inwieweit sind die formulierten Leitziele spezifisch und messbar? Vielleicht können sie in diesem Sinne besser formuliert werden. Hier könnte die Definition von Leistungsindikatoren helfen.

Zum Beispiel könnte die Schulung der Organisation und der Lieferanten spezifischer und messbarer sein, wenn wir formulieren: das Personal der Organisation sowie das Personal der beteiligten Lieferanten für die Nutzung der Lösung schulen und einen ausreichenden Leistungsgrad gemäß einem Fähigkeitstest mit einer Punktzahl von x% bis zum Datum x erreichen.

Die anderen Unterziele sind in der vorgeschlagenen Formulierung ausreichend spezifisch. Die Definition von Leistungsindikatoren für das Onlinesystem, die Datenbank und die Arbeitsabläufe wird Teil der Definition der funktionalen Anforderungen und der Qualitätsattribute der Lösung sein.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir in den Planungsaktivitäten das Leitziel in Unterziele herunterbrechen, das heißt, in gruppierte Aktionen, die gemeinsam zum Leitziel führen. Diese Unterziele müssen spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich begrenzt sein.