2.1 ÜBERBLICK DER PLANUNGSAKTIVITÄTEN

Überblick der Planungsaktivitäten

Dieser Abschnitt bietet einen allgemeinen Überblick über die Planungsaktivitäten eines Projekts und seiner Phasen.

Jede Arbeit erfordert eine Planung, bevor sie ausgeführt wird, selbst wenn diese Planung nur gedanklich erfolgt und nichts schriftlich festgehalten wird. Dies gilt ebenso, wenn die Arbeit als Projekt organisiert ist.

Ein Projektmanagementplan besteht aus einem integrierten Satz verschiedener Unterpläne, die aufeinander abgestimmt sein müssen.

Die Planung eines Projekts ist keine Einzelaktivität, sondern eine Teamarbeit. Sie umfasst den Projektmanager, das Projektteam und Experten des jeweiligen Fachgebiets, die detaillierte Kenntnisse darüber besitzen, was zur Erstellung des spezifischen Produkts, des Schlüssellieferobjekts des Projekts und seiner Komponenten, erforderlich ist.

Zunächst sammelt das Projektmanagementteam die Anforderungen der Hauptinteressenten darüber, wie das Projekt gesteuert werden soll. Anschließend überprüft das Team die während der Projektinitiierung gesammelten Einschränkungen und Annahmen erneut, um festzustellen, ob Änderungen vorliegen.

Nun gilt es, SMART-Unterziele festzulegen, die zum Leitziel führen, welches im Projektauftrag definiert wurde. Das Managementteam muss zudem die Phasen oder Iterationen bestimmen, die für die Entwicklung der Lösung erforderlich sind, bekannt als der Lebenszyklus der Lösungsentwicklung.

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Erstellung des Projektbasisplans gewidmet werden, der den Umfang, das Budget und den Terminplan des Projekts umfasst. Dies bedeutet die Integration dessen, was das Projekt liefern soll, seine Kosten und den Zeitrahmen. Dies ist der Kern des Projektmanagementplans.

Darüber hinaus können Hilfspläne zur Steuerung verschiedener Projektaspekte ausgearbeitet werden. Die Verwendung von ‘können’ unterstreicht, dass Umfang und Detailtiefe dieser Managementpläne von der Projektgröße, der Komplexität, dem gewählten Projektmanagementansatz und der in der ausführenden Organisation angewandten Projektmanagementmethode abhängen. Bei großen, plangetriebenen Projekten kann die Erstellung von Hilfsplänen für die Steuerung zahlreicher Bereiche wie Umfang, Anforderungen, Terminplan, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation, Risiken, Beschaffung und Stakeholder-Engagement erforderlich sein.

Im Zuge der Planungsaktivitäten identifiziert das Team Risiken, analysiert diese hinsichtlich ihres Einflusses und der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und entwickelt anschließend Strategien zur Risikobewältigung.

Sind all diese Elemente sorgfältig abgewogen und integriert, sollte die Zustimmung des leitenden Gremiums eingeholt werden, typischerweise des Projektsponsors und des Projektkunden, es sei denn, beide Rollen werden von derselben Person wahrgenommen.

Schließlich informiert der Projektmanager die Stakeholder über den genehmigten Projektmanagementplan. Eine Zweite Auftaktsitzung wird organisiert, um alle über den finalen Plan zu informieren. Dies markiert den Übergang von den Planungsaktivitäten zu den Ausführungsaktivitäten.

Nach seiner Fertigstellung wird der Projektmanagementplan nicht einfach zur Seite gelegt und vergessen. Er dient während der gesamten Projektlaufzeit zur Lenkung des Projekts, zur Überwachung seiner Entwicklung, zur Korrektur von Abweichungen, zur angemessenen Kommunikation mit den Stakeholdern, zur Einbindung derselben, zum Risikomanagement und zur Steuerung aller anderen Aspekte des Projekts, für die ein Hilfsplan erstellt wurde.

Zweck der Projektplanung

Der Zweck der Projektplanung ist es, durch eine vorausschauende, systematische Vorbereitung die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass das Projekt seine Ziele erreicht, innerhalb des Budgets und Zeitrahmens bleibt und die Bedürfnisse der Stakeholder erfüllt, indem sie:

• Orientierung bietet und den Beteiligten eine klare Richtung vorlegt, wie die Projektziele erreicht werden sollen.
• Komplexität reduziert, indem das Projekt in handhabbare Teilaufgaben und Meilensteine zerlegt wird.
• Unsicherheiten minimiert durch die frühzeitige Identifikation potenzieller Risiken und die Festlegung von Maßnahmen zu deren Minimierung.
• Ressourceneinsatz optimiert, um eine effiziente Zuweisung und Nutzung von Zeit, Budget, Personal und Material zu gewährleisten.
• Kommunikation und Koordination verbessert, sodass alle Beteiligten informiert sind und ihre Aktivitäten auf die Projektziele ausgerichtet sind.
• Eine Grundlage für die Überwachung und Steuerung schafft, gegen die der tatsächliche Fortschritt gemessen und bei Bedarf steuernd eingegriffen werden kann.

Projektplanungsaktivitäten sind keine einmalige Angelegenheit zu Projektbeginn, sondern ein iterativer Prozess, der zu Beginn jeder Projektphase wiederholt wird. Dieser Ansatz trägt dazu bei, dass der Projektplan kontinuierlich aktualisiert und an die sich ändernden Bedingungen und Anforderungen des Projekts angepasst wird, wodurch eine flexible Reaktion auf Herausforderungen und Veränderungen während des gesamten Projektverlaufs ermöglicht wird.