1.14 Auftaktmeeting

Auftaktmeeting

Dieser Abschnitt erläutert, wie das Auftaktmeeting dazu dient, die Stakeholder über den Inhalt des genehmigten Projektauftrags zu informieren und gleichzeitig die Planungsprozesse zu initiieren.

Die vier Hauptziele des Auftaktmeetings sind wie folgt: Erstens, allen Stakeholdern mitteilen, dass das Projekt offiziell gestartet ist. Zweitens, die Gründung der neuen, zeitlich begrenzten Organisation vorstellen, nämlich das neue Projekt, das entsprechend dem im Projektauftrag definierten Leitziel und Zweck ins Leben gerufen wurde. Drittens, sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre spezifische Rolle im Projekt verstehen, die sich von ihren üblichen Aufgaben unterscheiden kann. Viertens, eine gemeinsame Vision für das Projekt unter den Stakeholdern etablieren und ihre Verpflichtung dazu gewinnen.

Neben dem Projektteam und dem Projektmanager sollten auch andere Schlüsselpersonen am Auftaktmeeting teilnehmen. Dazu gehören der Projektsponsor, relevante Abteilungsleiter, der Kunde, sowie das Projektbüro, sofern vorhanden, und weitere nach Bedarf beteiligte Personen. Die Teilnahme dieser Schlüsselpersonen gewährleistet, dass alle relevanten Perspektiven und Anforderungen von Beginn an berücksichtigt werden, was für die Ausrichtung und den Erfolg des Projekts entscheidend ist.

Das Auftaktmeeting bietet dem Projektsponsor eine wichtige Gelegenheit, die Autorität des Projektmanagers zu bekräftigen. Dies ist vor allem für Abteilungsleiter wichtig, die Bedenken hinsichtlich der Bereitstellung von Personal und Ressourcen aus ihren Bereichen haben könnten.

Das Auftaktmeeting markiert ein klares und starkes grünes Licht für den Beginn der Planungsaktivitäten, die den Einsatz spezialisierter Ressourcen erfordern. Es dient dazu, die teilnehmenden Abteilungsleiter darauf aufmerksam zu machen, dass sie in Kürze Anforderungen für die Bereitstellung dieser Ressourcen erhalten werden.

Für ein effektives Auftaktmeeting ist eine strukturierte Tagesordnung unerlässlich. Folgende Punkte sollten auf der Agenda stehen:

• Begrüßung und Vorstellung: Alle Teilnehmenden werden begrüßt, und Personen, die den anderen noch nicht bekannt sind, werden vorgestellt. Dies fördert ein gemeinschaftliches Umfeld und erleichtert die spätere Zusammenarbeit.
• Überblick über den Projektauftrag: Eine Zusammenfassung der Schlüsselinformationen aus dem Projektauftrag vermittelt allen ein klares Verständnis der Projektziele und -rahmenbedingungen.
• Vorstellung des Projektorganigramms: Das Organigramm illustriert die Struktur der neuen, temporären Organisation. Da die meisten Menschen mit funktionalen Organisationsstrukturen und Hierarchien vertraut sind, ist es wichtig, die speziellen Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektmanagement klarzumachen. Dies umfasst die Rollen des Sponsors, des Projektmanagers, der Teammitglieder, der Arbeitspaketleiter, des Kunden, des Projektbüros falls vorhanden, und möglicherweise neu geschaffener Rollen wie eines Lenkungsausschusses, eines Änderungskontrollausschusses oder einer Qualitätssicherungseinheit. Es wird erwartet, dass die meisten, wenn nicht alle, am Projekt beteiligten Personen teilnehmen. Alle Unklarheiten bezüglich Rollen oder Verantwortlichkeiten sollten während des Meetings aktiv angesprochen und geklärt werden.
• Präsentation allgemeinen Fahrplans: Falls der Projektauftrag bereits einen Meilensteinplan oder einen detaillierten Fahrplan beinhaltet, sollte dieser den Teilnehmern vorgestellt werden, um Klarheit über die kurz- und mittelfristigen Ziele zu schaffen.
• Bestätigung des Projektstarts: Es ist entscheidend, offiziell zu bestätigen, dass das Projekt gestartet wurde. Diese Bestätigung vermittelt den Teilnehmenden ein Gefühl der Dringlichkeit und Formalität, was zur Motivation beiträgt, und die Bedeutung des Projekts unterstreicht.
• Diskussion offener Fragen: Ein wesentlicher Teil des Auftaktmeetings ist die offene Diskussion aller Fragen. Dies dient nicht der Neuausrichtung des Projektziels, sondern bietet eine Plattform, um Bedenken und Fragen zu adressieren und ein gemeinsames Verständnis zu fördern.

Weitere Überlegungen für die Auftaktveranstaltung umfassen die folgenden Punkte:

• Teilnehmerkreis: Es ist essenziell, das gesamte Projektteam, den Sponsor und andere Schlüsselinteressenten einzubeziehen. Bei einer großen Anzahl von Teilnehmenden kann es sinnvoll sein, separate Veranstaltungen zu organisieren, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
• Dauer der Veranstaltung: Die Dauer eines Auftaktmeetings kann variieren, von einigen Stunden bis zu einem ganzen Tag, abhängig von der Komplexität und den Anforderungen des Projekts. Für komplexe oder kontroverse Projekte kann ein länger dauerndes Meeting eine lohnende Investition sein, um alle auf denselben Stand zu bringen und Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.
• Vorbereitung und Organisation: Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und die Grundlage für den Projekterfolg zu legen. Der Projektmanager sollte das Meeting sorgfältig planen und durchführen, um sicherzustellen, dass es produktiv ist und nicht als Zeitverschwendung wahrgenommen wird. Eine vorbereitende Absprache zwischen Projektmanager und Sponsor über den Ablauf der Veranstaltung kann hierbei unterstützen.

Ein klarer Projektauftrag, ein engagierter Sponsor, ein zuständiger Projektmanager sowie klar definierte Rollen und Erwartungen legen den Grundstein für einen erfolgreichen Übergang von der Initialisierungsphase zu den Planungsaktivitäten des Projekts.