1.5 Die Projektstakeholder Identifizieren, analysieren und klassifizieren

Die Projektstakeholder Identifizieren, analysieren und klassifizieren

Dieser Abschnitt hilft Ihnen zu verstehen, wer die Projektstakeholder sind und wie man sie analysiert und klassifiziert.

Die Projektstakeholder identifizieren

Als Projektleiter müssen Sie wissen, wer ein Interesse an der Durchführung und/oder am Ergebnis des Projekts hat. Diese Personen oder Gruppen werden als “Beteiligte” oder auf Englisch “Stakeholder” bezeichnet. Dazu gehören unter anderem der Kunde, der Projektsponsor, die am Projekt beteiligten Abteilungen und die Personen, die an den Projektaktivitäten arbeiten.

Es ist von entscheidender Bedeutung zu wissen, wer welche Rolle spielt, die Bedeutung jedes Einzelnen zu verstehen, seinen Einfluss und sein Interessensniveau sowie seine Erwartungen und den Beitrag, den sie leisten können. Auf dieser Grundlage können wir angemessen mit einflussreichen Beteiligten umgehen, sei es, um einen günstigen Einfluss zu nutzen, wenn der Beteiligte einflussreich, positiv eingestellt und dem Projekt verpflichtet ist, oder um zu bestimmen, wie man im Gegenteil handeln sollte, da wir mit einem gewichtigen Gegner zu tun haben und vorbereitet sein müssen.

Beginnen wir mit der Identifizierung der Projektrollen, die verschiedene Beteiligte spielen.

Der Projekt-Kunde ist die Person oder Gruppe, die ein Problem zu lösen hat. Der Kunde des Projekts bringt drei entscheidende Dinge in ein Projekt ein. Erstens finanziert der Kunde das Projekt. Zweitens hat der Kunde viel über das zu sagen, was das Projekt schaffen wird. Drittens genehmigt der Kunde die Liefergegenstände von Anfang bis Ende.

Die nächste Rolle ist die des Projektsponsors. Es ist möglich, dass Kunde und Sponsor dieselbe Person sind, insbesondere bei einem internen Projekt. Der Sponsor ist jemand, der möchte, dass das Projekt erfolgreich ist und in der ausführenden Organisation genügend formelle Autorität hat, um diesen Erfolg zu ermöglichen. Zum Beispiel eine leitende Führungskraft, die an das Projekt glaubt. Der Sponsor kann helfen, Ziele zu priorisieren, andere wichtige Beteiligte zu beeinflussen, die nicht genügend Unterstützung bieten, und kann Änderungen am Projektmanagementplan vorschlagen oder anordnen. Agile Methoden, die wir in späteren Abschnitten sehen werden, verwenden für diese Rolle den Begriff “Produkteigentümer” oder auf Englisch “Product Owner”.

Die dritte Gruppe von Beteiligten sind die funktionalen oder Linienmanager. Funktionale Manager leiten Abteilungen und sind dafür verantwortlich, die Ziele und Vorgaben der Abteilung, die sie leiten, zu erreichen. Sie sind auch die Vorgesetzten des Personals ihrer Abteilungen, das oft die Personen sind, die der Projektmanager benötigt. Daher ist es entscheidend, ihre Unterstützung für das Schicksal des Projekts zu erhalten.

Einige Organisationen haben eine spezielle Art von Abteilung namens Projektmanagementbüro, PMO, manchmal auch Projektbüro oder ähnliches genannt. Die Hauptfunktion einer solchen Abteilung ist es, den Projektmanager zu helfen. Zum Beispiel durch die Entwicklung einer Projektmanagementmethode der Organisation, damit die Projekte der Organisation gemäß diesen Regeln durchgeführt werden. Sie bieten auch Services an zur Schulung und Beratung der Projektmanager aber auch zum Audits der Projekte. Wenn Ihre Organisation ein Projektbüro hat, ist es natürlich auch ein Beteiligter.

Teammitglieder sind ebenfalls Beteiligte. Obwohl sie ihrem Projekt zugewiesen sind und Projektaufgaben durchführen, ist es nicht ungewöhnlich, dass sie weiterhin parallel dazu verpflichtet sind, ihre betrieblichen Aufgaben zu erfüllen. Vieles hängt davon ab, wie gut sie beide Funktionen kombinieren können.

Generell kann man sagen, dass die Beteiligten die Personen oder Gruppen sind, die das Projekt beeinflussen und/oder von ihm betroffen sind. Dies sowohl als Folge der Durchführung des Projekts als auch durch sein Ergebnis. Alle sind Beteiligte am Projekt, und einige von ihnen sind entscheidend für seinen Erfolg oder Misserfolg.

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer sie sind.

Die Projektstakeholder analysieren und klassifizieren

Es kann mühsam sein, herauszufinden, wer die Beteiligten sind, wie wichtig sie für das Projekt sind und wie man am besten mit jedem von ihnen arbeitet. Um diese Arbeit zu erleichtern, erstellen wir ein Stakeholder-Analyse-Dokument, in dem wir Informationen speichern, während wir den Identifikations- und Analyseprozess durchlaufen. Denn die Identifikation und Analyse von Beteiligten, ihren Interessen, Beiträgen und ihrer Einstellung zum Projekt ist ein Prozess, der während der Projektdefinition und auch zu Beginn jeder Phase stattfindet. Denn in verschiedenen Projektphasen ändern sich oft einige der Beteiligten, und bestehende Beteiligte können unterschiedliche Interessen, Beiträge, Einstellungen und Bedeutungen haben.

Zunächst müssen wir wissen, wie die verschiedenen Beteiligten mit dem Projekt verbunden sind und was sie antreibt. Wir beginnen damit, den Namen, die Abteilung, die Geschäftseinheit und/oder das Unternehmen, zu dem jeder gehört, und seine Position in der jeweiligen Organisation aufzulisten.

Als nächstes bestimmen wir, wer Einfluss auf jeden hat. Dies kann uns helfen, mit dem betreffenden Beteiligten umzugehen.

Durch Gespräche mit jedem Beteiligten oder Vertretern von Gruppen identifizieren wir ihre Ziele, Anforderungen und Prioritäten in Bezug auf das Projekt. So wissen wir, wen ein Problem mit einem bestimmten Ziel oder einer bestimmten Anforderung betrifft.

Anschließend kategorisieren wir die Beteiligten nach ihrem Einfluss und Interesse am Projekt, was es uns ermöglicht, Schlüsselbeteiligte zu priorisieren.

Wir können auch die Beiträge der Beteiligten zum Projekt dokumentieren, um uns daran zu erinnern, an wen wir uns wenden müssen, wenn wir Dinge benötigen.

Das Erreichen des Engagements und der Zufriedenheit der Beteiligten ist eine schwierige Aufgabe, aber unmöglich, wenn man nicht weiß, wer sie sind, was sie wollen und welche Einstellung sie zum Projekt haben. Deshalb ist es wichtig, die Beteiligten während der Projektinitiierung und deren Phasen zu identifizieren, zu analysieren und zu klassifizieren.