1.4 Projektinitiierung-Überblick

1.4 Projektinitiierung – Überblick

Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick über die Aktivitäten, die mit der Initiierung eines Projekts verbunden sind, und erklärt, dass dies nicht dasselbe ist wie die Planung.

Ein Projekt zu initiieren bedeutet, ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts zu definieren und die Genehmigung für den Start des Projekts oder der Phase zu erhalten. Das Ziel der Initiierung ist es, die neue temporäre Organisation “Projekt x” zu schaffen; die Erwartungen der Schlüsselbeteiligten in Bezug auf Zweck und Ziel abzugleichen; und zu besprechen, wie ihre Beteiligung am Projekt oder an der Phase dazu beitragen wird, ihre Erwartungen zu erfüllen.

Während des Initiierungsprozesses wird der anfängliche Umfang definiert und anfängliche finanzielle Ressourcen werden reserviert. Es handelt sich nicht um ein Budget, da das Budget aus den Planungsprozessen resultieren wird, die wir noch nicht durchgeführt haben. Es geht darum, Mittel für den Fall zu reservieren, dass das Projekt am Ende des Initiierungsprozesses genehmigt wird, oder Mittel zu dokumentieren, die für das Projekt nach seiner Auswahl auf der Grundlage eines Geschäftsszenarios, auch Business Case genannt im Rahmen des Portfoliomanagements reserviert wurden.

Während der Initiierung werden die Stakeholder bestimmt, mit ihnen wird geklärt und vereinbart, welchen Teil des Problems oder der Geschäftsmöglichkeit das Projekt angehen wird, sein Zweck und sein Leitziel werden definiert, es wird erklärt, warum die gewählte Strategie die am besten geeignete ist, um das Leitziel zu erreichen, die wichtigsten Liefergegenstände, die aus der gewählten Strategie resultieren, werden bestimmt, allgemeine Risiken und bestehende Einschränkungen werden identifiziert, und es werden auch explizit Annahmen formuliert, um mit unbekannten Elementen zu arbeiten. Wenn zuvor ein Geschäftsszenario, durchgeführt wurde, werden viele dieser Elemente bereit sein, konsultiert und gegebenenfalls überarbeitet und aktualisiert zu werden. Schließlich wird der Projektmanager offiziell ernannt.

All diese Informationen werden im Projektauftrag festgehalten, und es wird auch ein Stakeholder-Register erstellt.

Die Unterzeichnung des Projektauftrags repräsentiert den formellen Gründungsakt der neuen temporären Organisation namens “Projekt x”. Der im Dokument ernannte Projektmanager wird dadurch berechtigt, Ressourcen der Organisation für die Projektaktivitäten gemäß dem im Dokument gewährten Autoritätsniveau zu verwenden. Der Projektauftrag muss vom Sponsor und gegebenenfalls von anderen Personen der ausführenden und/oder begünstigten Organisation unterzeichnet werden.

Der Projektmanager wird normalerweise zu Beginn oder während des Initiierungsprozesses ernannt, damit er den Rest der Initiierungsarbeiten leiten kann. Manchmal wird der Projektmanager jedoch nach der Genehmigung des Projektauftrags ernannt. In dieser Situation muss sich der Projektmanager überprüfen, was während der Initiierung getan wurde, und eventuell weggelassene oder unvollständige Aktivitäten vervollständigt, die Teil der Initiierung sind.

In den folgenden Abschnitten werden wir die Schlüsselelemente zur Definition eines Projekts, den Inhalt des Projektauftrags und des Stakeholder-Registers im Detail erläutern.