2.5.4 Arbeitspakete

Arbeitspakete

Dieser Abschnitt hilft Ihnen zu verstehen, was Arbeitspakete sind, wie sie definiert und delegiert werden, und welche Verantwortlichkeiten mit ihnen verbunden sind.

Beginnen wir mit den Definitionen:

• Die Methodik der britischen Regierung, genannt Prince2, definiert ein Arbeitspaket als eine Sammlung von Informationen über eines oder mehrere erforderliche Produkte. Diese Informationen werden vom Projektmanager zusammengestellt, um die Verantwortung für die Arbeit oder Lieferung offiziell an einen Teamleiter oder Teammitglied zu übergeben.
• Die ISO-Norm 21502 definiert ein Arbeitspaket als eine Gruppe von Aktivitäten, die einen definierten Umfang, Liefergegenstände, Terminplan und Kosten haben.
• Das PMI definiert im PMBOK Guide ein Arbeitspaket als die Arbeit, die auf der untersten Ebene des Projektstrukturplans definiert wird und deren Kosten und Dauer geschätzt und gesteuert werden kann.
• Die deutsche Norm DIN 69901 definiert ein Arbeitspaket als die kleinste in sich abgeschlossene Arbeitseinheit im Projekt, für die Aufwand, Kosten und Termine abgeschätzt sowie verfolgt werden können.

Welche Elemente müssen in diesem Informationspaket definiert werden?

Die Elemente, die in einem Arbeitspaket definiert werden müssen, ähneln der Definition eines Projekts. Tatsächlich kann das, was für das anfragende Unternehmen ein Arbeitspaket ist, für ein Unterteam, wie zum Beispiel einen Subunternehmer, ein eigenständiges Projekt darstellen. Das Arbeitspaket muss den Umfang und Inhalt der Arbeit, die Liefertermine und Kosten klar definieren und muss zwischen dem Projektmanager und der für dieses Arbeitspaket verantwortlichen Person vereinbart werden. Darüber hinaus muss es klären, wie verschiedene Aspekte verwaltet werden sollen, wie beispielsweise die Kommunikation, Berichterstattung, die Behandlung von Problemen und Änderungen.

Hier ist ein Beispiel für eine Definition eines Arbeitspakets:

Unter Verwendung des Beispiels unserer Online-Lösung zum Verfolgen von Transaktionen nehmen wir an, dass die Aufgabe, einen Anbieter zu beschaffen, in Form eines Arbeitspakets an das Projektteammitglied aus der Einkaufsabteilung delegiert wird.

Nachfolgendes Beispiel zeigt die Definition eines Arbeitspakets.

Bitte beachten Sie, dass ein Arbeitspaket das Ergebnis der Aufteilung eines Liefergegenstands in die notwendigen Aktivitäten zu seiner Erstellung ist.

Jedes Arbeitspaket folgt einem Fertigstellungsprozess, der als Lebenszyklus bezeichnet wird. Die Beschaffungsabteilung beispielsweise folgt bei der Auswahl eines Anbieters einem standardisierten Lebenszyklus, der einem vorkonfigurierten und wiederholbaren Prozess entspricht. Sollte der Liefergegenstand, der durch das Arbeitspaket realisiert werden soll, keinen vorgegebenen Lebenszyklus aufweisen, muss der Arbeitspaketleiter gemeinsam mit dem Arbeitspaketteam die erforderlichen Schritte erörtern. Dieser Vorgang ähnelt dem Prozess der Erstellung eines Projektstrukturplans, den wir in einem früheren Abschnitt erläutert haben.

Zu Beginn eines Projekts ist eine detaillierte Definition und Planung aller Arbeitspakete in der Regel nicht möglich. Stattdessen ist es üblich, nur jene Arbeitspakete detailliert zu definieren und in Detail zu planen, die in der unmittelbar bevorstehenden Phase oder bis zum nächsten Meilenstein fertiggestellt werden sollen. Dieser Ansatz einer schrittweisen Definition und Detailplanung der Arbeitspakete wird als Wellenplanung bezeichnet.

Es ist von Bedeutung, auf die Parallelen zwischen der Wellenplanung und agilen Methoden hinzuweisen, insbesondere in Bezug auf die Art und Weise, wie agile Teams Aufgaben aus dem Backlog aufbrechen. Ein Backlog, verstanden als eine Liste noch zu erledigender Arbeiten, kann Anforderungen (in der agilen Terminologie oft ‘User Stories’ genannt) oder andere Aufgabentypen umfassen. Sowohl bei der Wellenplanungstechnik aus dem traditionellen Projektmanagement als auch bei der Backlogtechnik aus agilen Methoden findet eine stufenweise Detaillierung der Arbeit statt, wodurch ein Team schrittweise zu einem detaillierten Aktionsplan gelangt. Im Kern beider Techniken geht es um die allmähliche Verfeinerung der fehlenden Arbeit, bis hin zu der Ebene der Detailaktivitäten. Es ist ein Irrglaube, dass ein plangetriebener Ansatz alle Details von Projektanfang bis zum Projektende am Projektanfang definieren und planen muss.

Der Arbeitspaketleiter

Ein Arbeitspaketleiter, auch als Teamleiter bekannt, ist dem Projektmanager gegenüber für die Leitung, Steuerung und Lieferung der ihm zugewiesenen Ergebnisse, wie in einem Arbeitspaket definiert, verantwortlich.

Der Arbeitspaketleiter kann sowohl aus demselben Unternehmen wie der Projektmanager stammen als auch aus einem anderen Unternehmen, zum Beispiel einem Subunternehmen, was in vielen Projekten sehr üblich ist.

Die Verantwortlichkeiten des Arbeitspaketleiters ähneln denen des Projektmanagers für das gesamte Projekt und umfassen folgende Punkte:

• Das Arbeitspaketteam leiten, um das Produkt mit der erforderlichen Qualität, rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu vervollständigen und zu liefern.
• Planen, kontrollieren und über den Fortschritt der Arbeiten an den Projektmanager berichten.
• Risiken und Probleme steuern, einschließlich Eskalation, falls notwendig.
• Umfangsänderungen kontrollieren und die Genehmigung für diese Änderungen suchen, wenn sie die Autorität des Arbeitspaketleiters überschreiten.

In kleinen Projekten kann der Projektmanager zusätzlich die Aufgaben eines Arbeitspaketleiters übernehmen und ein oder mehrere technische Teams führen, um verschiedene Komponenten der Lösung zu entwickeln. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass der Projektmanager, auch nach der Delegation von Arbeitspaketen, nicht einfach die Verantwortung abgeben und annehmen kann, dass alles wie von selbst läuft.

Die Überwachung und Steuerung der Arbeitspakete bleibt ein zentraler Bestandteil der Aufgaben des Projektmanagers und umfasst folgende Bereiche:

• Die Initiierung von Arbeitspaketen gemäß dem Projektmanagementplan oder als Reaktion auf Risiken und Probleme sicherstellen.
• Verantwortlichkeiten für jedes Arbeitspaket einem Arbeitspaketleiter zuweisen.
• Den Plan für jedes Arbeitspaket überprüfen und genehmigen, nachdem sichergestellt wurde, dass er mit dem Gesamtprojektplan und der jeweiligen Projektphase übereinstimmt.
• Die Planung und Ausführung von Integrationslieferungen zwischen den Arbeitspaketen überwachen, um sicherzustellen, dass diese den Anforderungen entsprechen.
• Den Fortschritt der Arbeit kontinuierlich überprüfen. Bei der Verwaltung von Risiken, Änderungen und Problemen gemäß den in den Hilfsmanagementplänen definierten Verantwortlichkeiten handeln.
• Die Qualität der Lieferergebnisse sicherstellen.
• Die Fertigstellung und den Abschluss jedes Arbeitspakets bestätigen.

Wenn der Projektmanager und der Arbeitspaketleiter verschiedenen Organisationen angehören, insbesondere unterschiedlichen Unternehmen, können die Abläufe komplexer werden. Es gibt Fälle, in denen Subunternehmer Informationen zurückhalten möchten, bis zum festgelegten Lieferdatum. Ein solcher Ansatz kann jedoch häufig zu unerwarteten Problemen führen. Daher liegt es in der Verantwortung des Projektmanagers, klare Erwartungen zu setzen und die Einhaltung vereinbarter Regeln sicherzustellen. Der ideale Zeitpunkt, um diese Aspekte zu klären, ist während der Verhandlungen über die Zuweisung eines Arbeitspakets an einen Arbeitspaketleiter.

Zusammenfassend kann in einem kleinen Projekt der Projektmanager sowohl die Rolle des Projektmanagers als auch die des Arbeitspaketleiters übernehmen, indem er sich direkt um die technische Umsetzung und die Erstellung der Liefergegenstände kümmert. In komplexeren Projekten ist es hingegen üblich, dass der Projektmanager Arbeitspakete an spezialisierte Teilteams delegiert, die jeweils von einem Arbeitspaketleiter geführt werden. Diese Arbeitspaketleiter sind dem Projektmanager unterstellt. Zu den zentralen Aufgaben des Projektmanagers gehören das Definieren, Delegieren, Überprüfen, Integrieren und Akzeptieren der Arbeitspakete.