0 - E L E M E NT O S - F U N D A C I O N A L E S
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2 - P L A N I F I C A C I Ó N
3 - E J E C U C I Ó N
4 - CONTROL
5 - CIERRE

3.4 Autorisierung, Delegierung, Durchführung und Genehmigung von Arbeitspaketen

Autorisierung, Delegierung, Durchführung und Genehmigung von Arbeitspaketen

​Dieser Abschnitt befasst sich mit den Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Arbeitspaketen, nachdem diese während der Planungsaktivitäten definiert und geplant wurden. Es wird dringend empfohlen, die Planungsabschnitte zur Arbeitsstrukturierung und zu den Arbeitspaketen zu überprüfen. Der Prozess der Autorisierung, Delegierung, Durchführung und Genehmigung von Arbeitspaketen dient als Verbindung zwischen dem Projektmanager und den Verantwortlichen für die Arbeitspakete.

  • Aus der Perspektive des Projektmanagers liegt der Schwerpunkt auf der Autorisierung und Delegierung der Durchführung der Arbeitspakete sowie deren Genehmigung nach einem finalen Qualitätsbewertungsprozess.
  • Aus der Perspektive des Leiters des Arbeitspakets liegt der Schwerpunkt auf der Annahme der Delegierung des Arbeitspakets und auf der Verwaltung der Durchführung der Arbeit, einschließlich interner Tests durch das Entwicklungsteam. Der Leiter des Arbeitspakets ist auch verantwortlich für die Berichterstattung über den Fortschritt an den Projektmanager und für die Präsentation des fertiggestellten Arbeitspakets zur Genehmigung und Übergabe an den Projektmanager.

Arbeitspakete werden zunächst in der Arbeitsstruktur definiert. Von dort aus werden sie in den Zeitplan für ihre Sequenzierung integriert, entweder als ganze Arbeitspakete oder aufgeschlüsselt in die sie bildenden Aktivitäten.

Jede Projektphase beinhaltet mindestens ein Arbeitspaket. Normalerweise bilden mehrere Arbeitspakete einen oder mehrere Liefergegenstände, die in einer Phase abgeschlossen werden müssen, und die Phase endet, wenn diese Phasenliefergegenstände abgeschlossen sind.

Arbeitspakete können sequenziell von einem Team oder parallel von verschiedenen Teams durchgeführt werden. Der detailliertere Projektzeitplan für die aktuelle Phase dient als Referenzrahmen für die Sequenzierung. Der Projektmanager verwendet den Projektzeitplan, um zu bestimmen, wann jedes Arbeitspaket beginnen und enden soll.

Jedes Arbeitspaket muss seine eigene Definition und Planung haben. Der Leiter des Entwicklungsteams des Arbeitspakets ist verantwortlich für die detaillierte Planung des Arbeitspakets, unter Einbeziehung der Erfahrung der Teammitglieder. Anschließend koordiniert er die Durchführung der Arbeit des Teams von Spezialisten, die das im Arbeitspaket beschriebene Produkt erstellen.

In vielen Fällen wird der Leiter des Arbeitspakets das Team von Spezialisten mit Personen aus seiner eigenen Organisation bilden. Dies geschieht, wenn der Leiter des Arbeitspakets Teil einer externen Organisation ist. Es kann aber auch vorkommen, wenn ein Funktionsmanager desselben Unternehmens wie der Projektmanager die Rolle des Arbeitspaketleiters übernimmt und ein von ihm geleitetes Team bildet, um das angeforderte Produkt zu liefern. Diese Anordnung hilft, Konflikte zu vermeiden, die aus der Matrixorganisation resultieren, in der ein Projektmanager die Arbeit überwacht, die vom Personal einer von einer anderen Person geleiteten Abteilung durchgeführt wird.

Der Formalitätsgrad in der Definition des Arbeitspakets kann variieren, je nachdem, ob das Spezialistenteam intern zur Organisation gehört oder ob das Arbeitspaket an einen Subunternehmer ausgelagert wurde. Im letzteren Fall kann die Definition des Arbeitspakets Teil eines Vertrags mit diesem Subunternehmer sein.

Autorisierung, Delegierung und Durchführung eines Arbeitspakets

Die Autorisierung und Delegierung eines Arbeitspakets ist die Verantwortung des Projektmanagers. Die Annahme der Delegierung der Durchführung eines Arbeitspakets liegt in der Verantwortung des Leiters des Arbeitspakets, der zum Teamleiter für die Durchführung der Arbeit wird. Zum richtigen Zeitpunkt autorisiert der Projektmanager und stimmt mit dem entsprechenden Leiter des Arbeitspakets den Beginn jedes Arbeitspakets ab. Bei Bedarf überprüfen Sie die Abschnitte zur Beschaffung von Ressourcen und Lieferungen. Diese Prozesse erklären, wie man Spezialisten und Teamleiter für die notwendigen Arbeitspakete zur Fertigstellung der Liefergegenstände erhält. Die in der Definition des Arbeitspakets enthaltenen Informationen klären, was produziert werden muss, was die Akzeptanzkriterien für das Produkt sind, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen, sowie die geschätzten Kosten und den Zeitplan. Der Projektmanager ist verantwortlich für das Management der Schnittstellen zwischen den verschiedenen Arbeitspaketen. Der Teamleiter ist verantwortlich für die Führung der Durchführung des ihm delegierten und von ihm akzeptierten Arbeitspakets.

Damit ein Produkt als abgeschlossen gilt, gibt es drei Stufen:

  • Erste Stufe: Das Entwicklungsteam des Arbeitspakets erstellt das Produkt gemäß den in der Arbeitspaketdefinition festgelegten Akzeptanzkriterien.
  • Zweite Stufe: Das Team des Arbeitspakets führt eine interne Qualitätsbewertung des Produkts durch, bevor es zur Annahme außerhalb des Entwicklungsteams präsentiert wird.
  • Dritte Stufe: Diese Stufe beinhaltet eine formelle Präsentation zur Genehmigung durch den Projektmanager. Abhängig vom Produkt kann der Projektmanager einen Fachspezialisten für technische Unterstützung während dieser auf die Produktgenehmigung abzielenden Bewertung anfordern.

Während der Durchführung eines Arbeitspakets ist es auch wichtig, regelmäßig genaue Informationen über den Fortschritt an den Projektmanager zu kommunizieren. Dies wird durch regelmäßige Updates des Arbeitspaketleiters an den Projektmanager erreicht. Die Arbeitspaketdefinition erklärt, wie und wie oft Fortschrittsberichte erstellt werden. Der Projektmanager ist auch die Eskalationsinstanz für den Arbeitspaketleiter bei Problemen und Änderungsanfragen. Der Schlüsselpunkt, den das Team des Arbeitspakets verstehen muss, ist, dass ihr Arbeitspaket Teil eines größeren Produkts ist, für das der Projektmanager verantwortlich ist. 

Genehmigung eines Arbeitspakets

An einem Meeting zur Genehmigung eines Arbeitspakets nehmen mindestens zwei Personen teil. Eine Person fungiert als Vorsitzender und übernimmt die Rolle des Prüfers. Die Rolle des Vorsitzenden und Prüfers kann vom Projektmanager übernommen werden. Abhängig vom zu überprüfenden Produkt kann der Projektmanager Unterstützung von einer technischen Support-Person erhalten. Die andere Person ist der Leiter des Arbeitspakets, der als Referent agiert, entweder eigene Notizen macht oder von einer administrativen Support-Person unterstützt wird. Der Prüfer untersucht das Produkt im Hinblick auf die in der Arbeitspaketdefinition festgelegten Akzeptanzkriterien. Es werden Nachweise der Übereinstimmung mit den Akzeptanzkriterien verlangt, die vom Referent vorgelegt werden. Fragen werden gestellt und beantwortet. Eventuell notwendige Aktionen werden vereinbart und protokolliert.

Das Ergebnis der Qualitätsprüfung kann sein:

  • Das Produkt ist korrekt und vollständig und wird daher akzeptiert.
  • Das Produkt ist fast korrekt und vollständig und wird bedingt akzeptiert. Dies bedeutet, dass noch einige Aktionen erforderlich sind, die protokolliert werden, aber eine zweite Qualitätsprüfungssitzung ist nicht notwendig.
  • Das dritte mögliche Ergebnis ist, dass das Produkt nicht korrekt oder vollständig ist, abgelehnt wird und zur Überarbeitung zurückgesandt wird. Eine weitere Qualitätsprüfung wird erforderlich sein.

Für Produkte, bei denen der Projektmanager die Rolle des Arbeitspaketleiters übernimmt und selbst die Arbeit des Entwicklungsteams leitet, muss eine andere Person, die nicht am Prozess beteiligt ist, die Rolle des Prüfers übernehmen. Abhängig von der Art des Arbeitspakets, insbesondere wenn es von einem externen Anbieter durchgeführt wird, kann eine zweite Genehmigungsinstanz erforderlich sein, wenn dies im Vertrag vorgesehen ist. In Agile-Projekten oder -Komponenten wird die endgültige Genehmigung vom Produktbesitzer vorgenommen.

Zusammenfassend:

  • Der Prozess der Autorisierung, Delegierung, Durchführung und Genehmigung von Arbeitspaketen dient als Verbindung zwischen dem Projektmanager und den Verantwortlichen für die Arbeitspakete.
  • Aus Sicht des Projektmanagers liegt die Verantwortung in der Autorisierung und Delegierung der Durchführung der Arbeitspakete und deren Genehmigung nach den jeweiligen finalen Qualitätsbewertungsprozessen.
  • Aus Sicht des Arbeitspaketleiters liegt die Verantwortung in der Annahme der Delegierung des Arbeitspakets, der Verwaltung der Durchführung der Arbeiten, einschließlich interner Tests des Entwicklungsteams. Der Arbeitspaketleiter ist auch verantwortlich für die Berichterstattung über den Fortschritt an den Projektmanager und für die Präsentation des vollständigen Arbeitspakets zur endgültigen Genehmigung und Übergabe an den Projektmanager.
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