3.4 Arbeitspakete autorisieren, delegieren, durchführen und genehmigen

Arbeitspakete autorisieren, delegieren, durchführen und genehmigen

​Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Aktivitäten, die mit der Steuerung von Arbeitspaketen zusammenhängen, welche während der Planungsaktivitäten definiert und strukturiert wurden. Konsultieren Sie bei Bedarf erneut die Abschnitte zum Projektstrukturplan und zu den Arbeitspaketen.

Der Prozess, der die Autorisierung, Delegierung, Durchführung und Genehmigung von Arbeitspaketen umfasst, bildet eine entscheidende Schnittstelle zwischen dem Projektmanager und den Verantwortlichen für die Arbeitspakete.

• Aus der Perspektive des Projektmanagers liegt der Schwerpunkt auf der Autorisierung und Delegierung der Durchführung der Arbeitspakete sowie deren Genehmigung nach einem finalen Qualitätsbewertungsprozess.
• Aus der Perspektive des Leiters des Arbeitspakets liegt der Schwerpunkt auf der Annahme der Delegierung des Arbeitspakets und auf der Steuerung der Durchführungsarbeiten, einschließlich interner Tests durch das Entwicklungsteam. Der Leiter des Arbeitspakets ist auch verantwortlich für die Berichterstattung über den Fortschritt an den Projektmanager und für die Präsentation des fertiggestellten Arbeitspakets zur Genehmigung und Übergabe an den Projektmanager.

Arbeitspakete werden zunächst im Projektstrukturplan definiert. Von dort aus werden sie in den Terminplan für ihre Sequenzierung integriert, entweder als ganze Arbeitspakete oder aufgeschlüsselt in die sie bildenden Aktivitäten.

Jede Projektphase beinhaltet mindestens ein Arbeitspaket. Normalerweise bilden mehrere Arbeitspakete einen oder mehrere Liefergegenstände, die in einer Phase abgeschlossen werden müssen, und die Phase endet, wenn diese Phasenliefergegenstände abgeschlossen sind.

Arbeitspakete können sequenziell von einem Team oder parallel von verschiedenen Teams durchgeführt werden. Der detailliertere Terminplan für die aktuelle Phase dient als Referenzrahmen für die Sequenzierung. Der Projektmanager verwendet den Terminplan, um zu bestimmen, wann jedes Arbeitspaket beginnen und enden soll.

Jedes Arbeitspaket muss seine eigene Definition und Planung haben. Der Leiter des Entwicklungsteams des Arbeitspakets ist verantwortlich für die detaillierte Planung des Arbeitspakets, unter Einbeziehung der Erfahrung der Teammitglieder. Anschließend koordiniert er die Durchführung der Arbeit des Teams von Spezialisten, die das im Arbeitspaket beschriebene Produkt erstellen.

In vielen Fällen bildet der Leiter des Arbeitspakets das Team von Spezialisten mit Personen aus seiner eigenen Organisation. Dies geschieht, wenn der Leiter des Arbeitspakets Teil einer externen Organisation ist. Es kann jedoch auch vorkommen, dass ein Funktionsmanager desselben Unternehmens wie der Projektmanager die Rolle des Arbeitspaketleiters übernimmt und ein von ihm geleitetes Team bildet, um das angeforderte Produkt zu liefern. Diese Anordnung hilft, Konflikte zu vermeiden, die aus der Matrixorganisation resultieren, in der ein Projektmanager die Arbeit überwacht, die von Mitarbeitern einer von einer anderen Person geleiteten Abteilung durchgeführt wird.

Der Formalitätsgrad in der Definition des Arbeitspakets kann variieren, abhängig davon, ob das Spezialistenteam intern zur Organisation gehört oder ob das Arbeitspaket an einen Subunternehmer ausgelagert wurde. Im letzteren Fall kann die Definition des Arbeitspakets Teil eines Vertrags mit diesem Subunternehmer sein.

Autorisierung, Delegierung und Durchführung eines Arbeitspakets.

Die Autorisierung und Delegierung eines Arbeitspakets liegen in der Verantwortung des Projektmanagers. Die Annahme der Delegierung zur Durchführung eines Arbeitspakets obliegt dem Arbeitspaketleiter, der als Teamleiter fungiert.

Der Projektmanager autorisiert zum richtigen Zeitpunkt und stimmt mit dem entsprechenden Arbeitspaketleiter den Beginn jedes Arbeitspakets ab. Bitte konsultieren Sie bei Bedarf die Inhalte über die Beschaffung von Ressourcen und Lieferungen. Diese Prozesse erläutern, wie Spezialisten und Teamleiter für die erforderlichen Arbeitspakete zur Fertigstellung der Liefergegenstände beschafft werden können.

Die Informationen in der Arbeitspaketdefinition klären, welche Produkte produziert werden müssen, welche Akzeptanzkriterien gelten, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen sowie die geschätzten Kosten und den Terminplan.

• Der Projektmanager ist für das Management der Schnittstellen zwischen den verschiedenen Arbeitspaketen verantwortlich.
• Der Teamleiter trägt die Verantwortung für die Durchführung des ihm delegierten und akzeptierten Arbeitspakets

Um ein Produkt als abgeschlossen zu betrachten, erfolgt dies in drei Stufen:

• Erste Stufe: Das Entwicklungsteam des Arbeitspakets erstellt das Produkt gemäß den in der Arbeitspaketdefinition festgelegten Akzeptanzkriterien.
• Zweite Stufe: Das Team des Arbeitspakets führt eine interne Qualitätsbewertung des Produkts durch, bevor es außerhalb des Entwicklungsteams zur Annahme präsentiert wird.
• Dritte Stufe: Diese Stufe beinhaltet eine formelle Präsentation zur Genehmigung durch den Projektmanager. Abhängig vom Produkt kann der Projektmanager einen Fachspezialisten für technische Unterstützung während dieser Bewertung zur Produktgenehmigung anfordern.

Während der Durchführung eines Arbeitspakets ist es ebenso wichtig, regelmäßig präzise Informationen über den Fortschritt an den Projektmanager zu kommunizieren. Dies wird durch regelmäßige Berichterstattung des Arbeitspaketleiters an den Projektmanager erreicht. Die Arbeitspaketdefinition legt fest, wie und wie oft Fortschrittsberichte erstellt werden. Der Projektmanager fungiert auch als Eskalationsinstanz für den Arbeitspaketleiter bei Problemen und Änderungsanfragen. Ein Schlüsselaspekt, den das Team des Arbeitspakets verstehen muss, ist, dass ihr Arbeitspaket Teil eines größeren Produkts ist, für das der Projektmanager verantwortlich ist.

Genehmigung eines Arbeitspakets.

Bei einer Besprechung zur Genehmigung eines Arbeitspakets nehmen mindestens zwei Personen teil. Eine Person fungiert als Vorsitzender und übernimmt die Rolle des Prüfers. Diese Rolle kann vom Projektmanager übernommen werden. Abhängig vom zu überprüfenden Produkt kann der Projektmanager Unterstützung von einer technischen Support-Person erhalten.

Die andere Person ist der Leiter des Arbeitspakets, der als Präsentator agiert und entweder eigene Notizen macht oder von einer administrativen Support-Person unterstützt wird. Der Prüfer untersucht das Produkt im Hinblick auf die in der Arbeitspaketdefinition festgelegten Akzeptanzkriterien.

Es werden Nachweise der Übereinstimmung mit den Akzeptanzkriterien verlangt, die vom Präsentator vorgelegt werden. Fragen werden gestellt und beantwortet. Eventuell notwendige Aktionen werden vereinbart und protokolliert.

Das Ergebnis der Qualitätsprüfung kann sein:

• Das Produkt ist korrekt und vollständig und wird daher akzeptiert.
• Das Produkt ist fast korrekt und vollständig und wird bedingt akzeptiert. Dies bedeutet, dass noch einige Aktionen erforderlich sind, die protokolliert werden, aber eine zweite Qualitätsprüfungssitzung ist nicht notwendig.
• Das dritte mögliche Ergebnis ist, dass das Produkt nicht korrekt oder vollständig ist, abgelehnt wird und zur Überarbeitung zurückgesandt wird. Eine weitere Qualitätsprüfung wird erforderlich sein.

Für Produkte, bei denen der Projektmanager die Rolle des Arbeitspaketleiters übernimmt und selbst die Arbeit des Entwicklungsteams leitet, muss eine andere Person, die nicht am Entwicklungsprozess beteiligt ist, die Rolle des Prüfers übernehmen. Abhängig von der Art des Arbeitspakets, insbesondere wenn es von einem externen Anbieter durchgeführt wird, kann eine zweite Genehmigungsinstanz erforderlich sein, wenn dies im Vertrag vorgesehen ist. In Agile-Projekten oder -Komponenten wird die endgültige Genehmigung vom Produktbesitzer vorgenommen.

Zusammenfassend:

• Der Prozess der Autorisierung, Delegierung, Durchführung und Genehmigung von Arbeitspaketen fungiert als Bindeglied zwischen dem Projektmanager und den Verantwortlichen für die Arbeitspakete.
• Aus Sicht des Projektmanagers liegt die Verantwortung darin, die Durchführung der Arbeitspakete zu autorisieren und zu delegieren sowie deren Genehmigung nach den entsprechenden finalen Qualitätsbewertungsprozessen zu gewährleisten.
• Aus Sicht des Arbeitspaketleiters liegt die Verantwortung darin, die Delegierung des Arbeitspakets anzunehmen, die Durchführungsarbeiten zu steuern, einschließlich interner Tests des Entwicklungsteams. Der Arbeitspaketleiter ist auch dafür verantwortlich, den Fortschritt an den Projektmanager zu berichten und das vollständige Arbeitspaket zur endgültigen Genehmigung und Übergabe vorzustellen.