3.4 Autorizar, delegar, ejecutar y aprobar paquetes de trabajo

Autorizar, delegar, ejecutar y aprobar paquetes de trabajo

Esta sección continúa explicando los paquetes de trabajo a partir de su definición explicada en las secciones de planificación.

Es muy recomendable volver a visitar las secciones sobre la estructura de Desglose del trabajo y el inicio de los paquetes de trabajo explicados en las secciones de planificación.

Ahora, como parte de la ejecución, enfocamos nuestra atención en las actividades para autorizar y delegar paquetes de trabajo, su ejecución y aprobación.

El proceso de autorización, delegación, ejecución y aprobación de paquetes de trabajo actúa como un vínculo entre el gerente de proyecto y los líderes del paquete de trabajo.

• El énfasis del lado del gerente de proyecto está en autorizar y delegar la ejecución de paquetes de trabajo y aprobarlos cuando estén terminados.
• El énfasis en el lado del líder del paquete de trabajo está en aceptar la delegación, administrar el trabajo del equipo de especialistas, informar el progreso al gerente del proyecto y entregar el paquete de trabajo terminado al gerente del proyecto después de pasar un proceso de revisión de calidad.

Los paquetes de trabajo se definen primero como parte de la estructura de desglose del trabajo y desde allí se migran al cronograma del proyecto, donde se secuencian los paquetes de trabajo y / o las actividades que contienen.

Cada fase del proyecto tiene al menos un paquete de trabajo. Normalmente, hay varios paquetes de trabajo que componen uno o más entregables principales que deben lograrse en una fase, y la fase finaliza cuando se logran estos entregables principales.

Los paquetes de trabajo pueden ser ejecutados en secuencia por un equipo o en paralelo por varios equipos. El cronograma del proyecto, más detallado para la fase actual, proporciona orientación sobre la secuencia. El gerente de proyecto usa el cronograma del proyecto para determinar cuándo debe comenzar y terminar cada paquete de trabajo.

Cada paquete de trabajo debe tener una definición y planificación de paquete de trabajo. La función del director del equipo es apoyar la planificación detallada del paquete de trabajo utilizando la experiencia de los miembros del equipo y coordinar la ejecución del trabajo del equipo del especialista que creará el producto descrito en el paquete de trabajo.

En muchos casos, el líder del paquete de trabajo formará el equipo de especialistas a partir de personas de su organización. Este es el caso cuando el líder del paquete de trabajo es parte de una organización externa. Pero también puede ser el caso cuando un gerente de línea en la misma empresa que el gerente de proyecto acepta el rol de líder del paquete de trabajo y forma un equipo encabezado por él mismo para entregar el producto solicitado. Este arreglo soluciona los conflictos que surgen de la organización matricial con un gerente de proyecto que dirige el trabajo del proyecto realizado por el personal de la organización de línea.

El nivel de formalidad del paquete de trabajo puede diferir dependiendo de si el equipo de especialistas es interno de la organización o de una organización externa, en cuyo caso el paquete de trabajo puede formar parte de una declaración de trabajo contenida en un contrato.

Autorizar y delegar un paquete de trabajo es el trabajo del gerente de proyecto. Aceptar la ejecución de un paquete de trabajo es el trabajo del líder del equipo.

A su debido tiempo, el jefe de proyecto autoriza y acuerda con el jefe de equipo correspondiente el inicio de cada paquete de trabajo. Si es necesario, revise las secciones sobre la adquisición de recursos para proyectos o fases y realice adquisiciones. Esos procesos explican cómo obtener especialistas y líderes de equipo para los paquetes de trabajo necesarios para lograr los entregables.

La información contenida en el paquete de trabajo aclara qué se va a producir, cuáles son los criterios de aceptación del producto, cuál es el trabajo esperado a realizar, así como los costos y el cronograma.

El director del proyecto es responsable de gestionar las interfaces entre diferentes paquetes de trabajo.

El líder del equipo es responsable de la ejecución de un paquete de trabajo aceptado.

Para completar un producto, hay tres pasos:

• Primero, el producto debe crearse con un estado de borrador, incluidas las pruebas que realizará el equipo de desarrollo.
• En segundo lugar, el equipo de desarrollo debe realizar una revisión de calidad final antes de
• Que se pueda realizar el tercer paso, que consiste en una presentación formal para su aprobación. Dependiendo del producto, el gerente de proyecto puede solicitar a una persona de soporte técnico que respalde el proceso de aprobación.

Durante la ejecución de un paquete de trabajo, también es importante que se proporcione al director del proyecto información precisa sobre el progreso de forma periódica. Esto se realiza a través de una actualización de estado regular del líder del equipo al gerente del proyecto, lo que proporciona una imagen precisa del progreso. El paquete de trabajo explica cómo y con qué frecuencia ocurren los informes de estado. El gerente de proyecto también es la instancia de escalada del líder del equipo para problemas y solicitudes de cambio. El punto clave es que el equipo de especialistas lleva a cabo un trabajo que forma parte de un producto mayor del que es responsable el director del proyecto.

Aprobación de un paquete de trabajo

Al menos dos personas participan en una reunión para aprobar un paquete de trabajo.

Una persona que toma la presidencia y hace el papel de revisor. El director del proyecto puede desempeñar la función de presidente y de revisor o, según el producto que se va a revisar, el director de proyecto puede contar con el apoyo de una persona de soporte técnico.

La otra persona es el líder del equipo que desempeña el papel de presentador, ya sea tomando notas él mismo o con el apoyo de una persona de apoyo administrativo.

El revisor revisa el producto según los criterios de aceptación establecidos en el paquete de trabajo. El revisor solicita la evidencia de cumplimiento y el presentador la presenta. Se hacen preguntas y se proporcionan respuestas. Se acuerdan y se anotan las acciones necesarias.

El resultado de la revisión de calidad puede ser:

• El producto es correcto y completo y, por tanto, aceptado.
• El producto es casi correcto y completo y se acepta condicionalmente, lo que significa que aún se requieren algunas acciones y se señalan como elementos de acción, pero no es necesaria una segunda reunión de revisión de calidad.
• Finalmente, el producto no es correcto y completo, no se acepta y se envía a reprocesamiento. Se necesitará otra revisión de calidad.

Para los productos en los que el director del proyecto asumió el papel de líder del paquete de trabajo, una tercera persona debería asumir el papel de revisor.

Dependiendo de la naturaleza del paquete de trabajo, especialmente si es ejecutado por un proveedor externo, puede ser necesaria otra firma de aprobación si así se establece en el contrato.

Resumamos recordando que:

• El proceso de autorización, delegación, ejecución y aprobación de paquetes de trabajo actúa como un vínculo entre el director del proyecto y los líderes del paquete de trabajo.
• El énfasis del lado del gerente de proyecto está en autorizar y delegar la ejecución de paquetes de trabajo y aprobarlos cuando estén terminados.
• El énfasis en el lado del líder del paquete de trabajo está en aceptar la delegación del paquete de trabajo, administrar el trabajo de ejecución, informar el progreso al gerente del proyecto y entregar el paquete de trabajo terminado al gerente del proyecto después de pasar un proceso de revisión de calidad.