1.4 INICIACIÓN DE UN PROYECTO – PANORÁMICA

Iniciación de un proyecto – Panorámica

Esta sección le proporcionará una visión panorámica de las actividades asociadas a la iniciación de un proyecto y explicará que no es lo mismo que planificarlo.

Iniciar un proyecto consiste en definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente y obtener la autorización para iniciar el proyecto o la fase. El propósito de la iniciación es crear la nueva organización temporal “proyecto x”; alinear las expectativas de los interesados clave en cuanto al propósito y la meta; y discutir cómo su participación en el proyecto o en la fase contribuirá a satisfacer sus expectativas.

Durante el proceso de iniciación se define el alcance inicial y se reservan recursos financieros iniciales. No se trata de un presupuesto, pues el presupuesto resultará de los procesos de planificación a los que no hemos arribado todavía. Se trata de reservar fondos para el caso de aprobarse el proyecto al final del proceso de iniciación, o documentar fondos que fueron reservados para el proyecto luego de su selección sobre la base de un caso de negocio en el marco de la gestión de carteras.

Durante la iniciación se determinan los interesados clave, se esclarece y acuerda con ellos qué parte del problema o de la oportunidad abordará el proyecto, se define su propósito y su meta, se explica por qué la estrategia seleccionada es la más adecuada para alcanzar la meta, se determinan los entregables clave que resultan de la estrategia seleccionada, se identifican riesgos generales y restricciones existentes y también se formulan explícitamente supuestos o hipótesis para operar con elementos desconocidos pero necesarios a la definición del proyecto. Si se ha realizado un caso de negocio antes, muchos de estos elementos estarán listos para ser consultados y eventualmente revisados y actualizados. Finalmente, se designa formalmente al director del proyecto.

Toda esta información se asienta en el “acta de constitución del proyecto” y también se crea un registro de interesados.

Como su nombre lo indica, la firma del acta de constitución del proyecto es el acto de constitución formal de la nueva organización temporal llamada “proyecto x”. El director de proyecto designado en el acta es autorizado a aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto, conforme al nivel de autoridad que se le confiere en el acta. El acta de constitución del proyecto debe ser firmada por el patrocinador y eventualmente otras personas de la organización realizadora y/o beneficiaria.

Se suele designar al director del proyecto al inicio o durante el proceso de iniciación para que éste guíe el resto de los trabajos de iniciación. Sin embargo, a veces, el director de proyecto es designado después de la aprobación del acta de constitución del proyecto. Ante esta situación, el director de proyecto debe asegurarse de revisar lo que se hizo durante la iniciación y completar actividades eventualmente omitidas o incompletas que forman parte de la iniciación.

En las secciones siguientes explicaremos en detalle los elementos constitutivos clave para definir un proyecto y lo que se incluye en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados.