3.4 Autorizar, delegar, ejecutar y aprobar paquetes de trabajo

Autorizar, delegar, ejecutar y aprobar paquetes de trabajo

​Esta sección se ocupa de las actividades relacionadas con la gestión de paquetes de trabajo, después de haber sido definidos y planificados durante las actividades de planificación. Se recomienda encarecidamente revisar las secciones de planificación dedicadas a la estructura de desglose del trabajo y a los paquetes de trabajo.

El proceso de autorización, delegación, ejecución y aprobación de paquetes de trabajo actúa como vínculo entre el director del proyecto y los responsables de los paquetes de trabajo.

• Desde la perspectiva del director del proyecto, el énfasis radica en la autorización y la delegación de la ejecución de los paquetes de trabajo y su aprobación luego de un proceso de evaluación final de la calidad.
• Desde la perspectiva del líder del paquete de trabajo, el énfasis radica en aceptar la delegación del paquete de trabajo y en la gestión de la ejecución del trabajo, incluidas las pruebas internas del equipo de desarrollo. El líder del paquete de trabajo también es responsable de informar sobre el progreso al director del proyecto y de presentar el paquete de trabajo terminado para su aprobación y entrega al director del proyecto.

Los paquetes de trabajo se definen inicialmente en la estructura de desglose del trabajo. A partir de ahí, se incorporan al cronograma para su secuenciamiento, sea como paquetes de trabajo enteros, sea desglosados en las actividades que los componen.

Cada fase del proyecto incluye al menos un paquete de trabajo. Normalmente, varios paquetes de trabajo forman uno o más entregables que deben completarse en una fase, y la fase concluye cuando se han completado estos entregables de fase.

Los paquetes de trabajo pueden ejecutarse en secuencia por un equipo o en paralelo por diferentes equipos. El cronograma del proyecto, más detallado para la fase actual, sirve como marco de referencia para la secuenciación. El director del proyecto utiliza el cronograma del proyecto para determinar cuándo debe comenzar y finalizar cada paquete de trabajo.

Cada paquete de trabajo debe tener su propia definición y planificación. El líder del equipo de desarrollo del paquete de trabajo es responsable de la planificación detallada del paquete de trabajo, utilizando la experiencia de los miembros del equipo. Luego coordina la ejecución del trabajo del equipo de especialistas que creará el producto descrito en el paquete de trabajo.

En muchos casos, el líder del paquete de trabajo formará el equipo de especialistas con personas de su propia organización. Esto sucede cuando el líder del paquete de trabajo forma parte de una organización externa. Pero también puede ocurrir cuando un gerente funcional de la misma empresa que el director del proyecto asume el papel de líder de un paquete de trabajo y forma un equipo dirigido por él mismo para entregar el producto solicitado. Este arreglo ayuda a evitar conflictos resultantes de la organización matricial, en la que un director del proyecto supervisa el trabajo realizado por el personal de un departamento dirigido por otra persona.

El nivel de formalidad en la definición del paquete de trabajo puede variar según si el equipo de especialistas es interno a la organización o si el paquete de trabajo ha sido externalizado a un subcontratista. En este último caso, la definición del paquete de trabajo puede formar parte de un contrato con dicho subcontratista.

Autorización, Delegación y Ejecución de un Paquete de Trabajo

Autorizar y delegar un paquete de trabajo es responsabilidad del director del proyecto. Aceptar la delegación de la ejecución de un paquete de trabajo es responsabilidad del líder del paquete de trabajo, quien se convierte en el líder del equipo encargado de ejecutar el trabajo.

En el momento adecuado, el director del proyecto autoriza y acuerda con el líder del paquete de trabajos correspondiente el inicio de cada paquete de trabajo. Si es necesario, revise las secciones sobre la adquisición de recursos y sobre suministros. Estos procesos explican cómo obtener especialistas y líderes de equipo para los paquetes de trabajo necesarios para completar los entregables.

La información contenida en la definición del paquete de trabajo aclara lo que debe ser producido, cuáles son los criterios de aceptación del producto, qué trabajos se deben realizar, así como los costos estimados y el cronograma.

El director del proyecto es responsable de gestionar las interfaces entre los diferentes paquetes de trabajo.

El líder del equipo es responsable de liderar la ejecución del paquete de trabajo que le ha sido delegado y del cual ha aceptado dicha delegación.

Para que un producto se considere completado, hay tres etapas:

• Primera etapa: El equipo de desarrollo del paquete de trabajo crea el producto de acuerdo con los criterios de aceptación definidos en el paquete de trabajo.
• Segunda etapa: El equipo del paquete de trabajo realiza una evaluación interna de la calidad del producto antes de presentarlo para su aceptación fuera del equipo de desarrollo.
• Tercera etapa: Esta etapa implica una presentación formal para su aprobación por parte del director del proyecto. Dependiendo del producto, el director del proyecto puede solicitar que un especialista en la materia brinde apoyo técnico durante esta evaluación destinada a la aprobación del producto.

Durante la ejecución de un paquete de trabajo, también es importante comunicar regularmente información precisa sobre el estado del avance al director del proyecto. Esto se logra mediante actualizaciones regulares del líder del paquete de trabajo al director del proyecto. La definición del paquete de trabajo explica cómo y con qué frecuencia se generan los informes del avance. El director del proyecto también es la instancia de escalación para el líder del paquete de trabajo en caso de problemas y solicitudes de cambio. El punto clave que el equipo del paquete de trabajo debe entender es que su paquete de trabajo forma parte de un producto más amplio del cual el director del proyecto es responsable.

Aprobación de un Paquete de Trabajo

En una reunión para aprobar un paquete de trabajo participan al menos dos personas.

Una persona actúa como presidente y desempeña el papel de revisor. El papel de presidente y revisor puede ser asumido por el director del proyecto. Según el producto que se esté revisando, el director del proyecto puede recibir asistencia de una persona de soporte técnico.

La otra persona es el líder del paquete de trabajo, quien actúa como presentador, tomando notas por sí mismo o siendo respaldado por una persona de soporte administrativo.

El revisor examina el producto en relación con los criterios de aceptación definidos en el paquete de trabajo. Se solicitan pruebas de conformidad con los criterios de aceptación, presentadas por el presentador. Se formulan preguntas y se brindan respuestas. Se acuerdan y registran acciones eventualmente necesarias.

El resultado de la revisión de calidad puede ser:

• El producto es correcto y completo, por lo tanto, es aceptado.
• El producto es casi correcto y completo y se acepta condicionalmente. Esto significa que aún se requieren algunas acciones, que se registran, pero no es necesario realizar una segunda reunión de revisión de calidad.
• El tercer resultado posible es que el producto no es correcto o completo, se rechaza y se devuelve para su retrabajo. Será necesario realizar otra revisión de calidad.

Para los productos en los que el director del proyecto asume el papel de líder del paquete de trabajo y dirige él mismo el trabajo del equipo de desarrolladores, otra persona ajena al proceso debe asumir el papel de revisor.

Dependiendo de la naturaleza del paquete de trabajo, especialmente si es ejecutado por un proveedor externo, puede ser necesario una segunda instancia de aprobación si esto está previsto en el contrato. En proyectos o componentes Agile, la aprobación final es realizada por el propietario del producto.

Resumamos recordando que:

• El proceso de autorización, delegación, ejecución y aprobación de paquetes de trabajo sirve como vínculo entre el director del proyecto y los responsables de los paquetes de trabajo.
• Desde el punto de vista del director del proyecto, la responsabilidad reside en la autorización y la delegación de la ejecución de los paquetes de trabajo y su aprobación, luego de los respectivos procesos de evaluación final de la calidad.
• Desde el punto de vista del líder del paquete de trabajo, la responsabilidad reside en la aceptación de la delegación del paquete de trabajo, la gestión de la ejecución de los trabajos, incluidas las pruebas internas del equipo de desarrollo. El líder del paquete de trabajo también es responsable de informar sobre el progreso al director del proyecto y de presentar para su aprobación y entrega final el paquete de trabajo completo al director del proyecto.