Cualquier trabajo implica planificar antes de hacer, incluso si la planificación ocurre solo en el cerebro y no hay nada escrito. Esto no es diferente cuando el trabajo se organiza como un proyecto.

Un plan de gestión de proyectos es un compuesto integrado de varios planes subsidiarios que deben estar alineados entre sí.

Planificar un proyecto no es un espectáculo de un solo hombre. Es un trabajo en equipo que involucra al gerente del proyecto, un equipo central y una serie de expertos en la materia que son los que conocen los detalles de lo que se debe hacer para crear el producto específico que el proyecto está a punto de crear.

El equipo de gestión del proyecto comienza a recopilar de las partes interesadas clave sus requisitos para la gestión del proyecto y vuelve a revisar las limitaciones y los supuestos reunidos durante el inicio del proyecto para ver si hay algún cambio.

Ahora es el momento de definir los objetivos SMART que conduzcan a la meta del proyecto establecida en la carta.

El equipo de gestión del proyecto debe definir el tipo de ciclo de vida de desarrollo que el equipo utilizará para crear la solución: cuáles son las fases o iteraciones a seguir.

Se debe prestar especial atención al desarrollo de la línea base del proyecto, que incluye el alcance, el presupuesto y el cronograma del proyecto aprobados. Esto es lo que entregará el proyecto, cuándo y por cuánto.

También necesitará desarrollar planes para la gestión de diferentes aspectos del proyecto. La cantidad y el detalle de estos planes dependen del tamaño y la complejidad del proyecto y del método de gestión de proyectos implementado en su organización. Para un proyecto grande, puede desarrollar planes para la gestión del alcance, requisitos, cronograma, costos, calidad, comunicaciones, recursos, riesgo, adquisiciones y participación de las partes interesadas.

En la etapa de planificación, el equipo identificará los riesgos, los analizará para determinar cuáles son los más críticos y desarrollará las respuestas.

Cuando todos estos elementos estén bien combinados y equilibrados, se debe obtener la aprobación del órgano de gobierno. En la mayoría de los casos, este es el patrocinador del proyecto y el cliente del proyecto si ambos roles no son la misma persona.

Finalmente, el gerente del proyecto informa a las partes interesadas sobre el Plan de PM aprobado y se puede llevar a cabo una segunda reunión inicial para informar a todos sobre el plan final y migrar de la fase de planificación a la de ejecución.

El plan del proyecto completo no se coloca en un estante para acumular polvo. Lo usa durante la vida del proyecto. Para dirigir el trabajo de su proyecto. Para realizar un seguimiento de cómo va el proyecto. Corregir rumbo y comunicarse con las partes interesadas.

Exploraremos cada componente de un plan de proyecto en detalle.

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