Todo trabajo implica planificar antes de realizarlo, incluso si la planificación se realiza solo en la mente y nada se escribe. No es diferente cuando el trabajo es organizado bajo la forma de proyecto.

El plan para la dirección del proyecto es un conjunto integrado de varios planes subsidiarios que deben estar alineados entre sí.

La planificación de un proyecto no es una actividad que se pueda realizar en solitario. Es un trabajo en equipo que involucra al director del proyecto, al equipo del proyecto y a expertos en la materia que conocen los detalles de lo que se debe hacer para crear el producto específico, el entregable clave del proyecto y sus componentes.

En primer lugar, el equipo de gestión del proyecto comienza a recopilar los requisitos de los interesados principales sobre cómo debe ser gestionado el proyecto. Luego, el equipo de gestión revisa nuevamente las restricciones y suposiciones recopiladas durante la inicialización del proyecto para determinar si ha habido algún cambio o no.

Ahora es el momento de definir los objetivos SMART que conducen a la meta del proyecto establecido en el acta de constitución del proyecto. El equipo de gestión debe definir las fases o iteraciones a seguir para desarrollar la solución. Esto se llama el ciclo de vida del desarrollo de la solución.

Se debe prestar especial atención a la elaboración de la línea base del proyecto, que incluye el alcance, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Es decir, la integración de lo que el proyecto debe proporcionar, sus costos y plazos. Este es el núcleo del plan para la dirección del proyecto.

Además, se deben elaborar planes para la gestión de diferentes aspectos del proyecto. La cantidad y el detalle de estos planes de gestión dependen del tamaño del proyecto, su complejidad y el método de dirección de proyecto implementado en la organización ejecutora. Para un gran proyecto, puede ser necesario elaborar planes para gestionar muchos aspectos, tales como el alcance, los requisitos y el cronograma, los costos, la calidad y los recursos, y también las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones y el involucramiento de los interesados.

Entre las actividades de planificación, el equipo identificará los riesgos, los analizará para evaluar su impacto y probabilidad de ocurrencia y luego desarrollará respuestas a estos riesgos.

Cuando todos estos elementos están bien combinados y equilibrados, se debe obtener la aprobación del órgano directivo. En la mayoría de los casos, se trata del patrocinador del proyecto y el cliente del proyecto si ambos roles no son ocupados por la misma persona.

Finalmente, el director del proyecto informa a los interesados sobre el plan para la dirección del proyecto aprobado. Se organiza una segunda reunión de lanzamiento para informar a todos sobre el plan final y luego pasar de las actividades de planificación a las de ejecución.

Una vez finalizado, el plan para la dirección del proyecto no se guarda en un estante para acumular polvo. Se utiliza durante toda la duración del proyecto para dirigir y seguir la evolución del proyecto, corregir las desviaciones, comunicarse adecuadamente con los interesados, involucrarlos, gestionar los riesgos y todos los demás aspectos del proyecto para los que se ha creado un plan de gestión.

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